Категории лиц, имеющие отношения к досье

Объект – человек, сотрудник компании, клиент, партнер и т.д. на кого собственно и заведено досье. В соответствии с конституцией объект имеет право на ознакомление со своим досье, правда есть оговорка «если иное не предусмотрено законом».

Лицо, имеющее допуск на добавление информации в досье – фактически им может быть любой человек, у которого есть что сказать относительно объекта. Как конкретно реализован процесс добавления информации зависит о того используете ли вы бумажную форму или компьютерную программу.

Лицо, имеющее право на изменение информации в досье – обычно этот человек имеет право знакомиться с тем разделом досье, которое он планирует изменить. В случае отсутствия этого права, фактическое изменение осуществляет лицо, имеющее право на чтение всего досье.

Лицо, имеющее право на чтение досье – человек, у которого есть доступ ко всем разделам досье.

Лицо, имеющее право на удаление информации. Фактически этот человек контролирует и отвечает за сохранность досье. Правильно, если этот же человек ответственный за фактическое хранение досье.

Как вы понимаете, если человек имеет право на удаление информации, то автоматически он наделяется правами на чтение, редактирование, добавление. Тот, у кого есть права на чтение может редактировать и добавлять. Тому, кто получил право на редактирование информации, может и добавлять ее. Общая схема поглощения прав представлена на схеме:

 

 

	Добавление
	Редактирование
	Чтение
Удаление

 

 

Информационные блоки досье

Личная информация

В этом блоке обычно указывается основная информация о человеке: имя, фамилия, дата и место рождения, место проживания, номер паспорта и т.д.

 

Информация о навыках и умениях сотрудников

В этом блоке должна быть собрана информация о тех навыках, которыми обладает человек. Это совсем не то же самое, что опыт работы. Человек мог работать на судостроительном заводе, но разве очевидно, что он умеет составлять букет из сухих цветов?

Опыт работы, предыдущие места работы

Важно знать, где работал человек прежде, какую должность занимал, какие функции выполнял, почему уволился. Наличие рекомендательных писем и характеристик с прежних мест работы всегда добавляют красок к образу работника.

Образование, дополнительное образование, полученные знания

В этом разделе следует читывать любое образование, которое имеется у человека. Дополнительное образование, языковые курсы, семинары повышения квалификации. Вы должны знать уровень компетенции и базовые знания того или иного сотрудника, чтобы строить правильные и мудрые управленческие решения.

Семейное положение

Вам может потребоваться знание того, кто оказывает влияние на сотрудника, часто это будут его близкие, его семья. Вам также полезно знать, день рождения жены вашего партнера. Зная достаток семьи, даже в общих чертах, вы можете заметить, когда ваш заместитель стал жить не по средствам. Не по тем средствам, которые вы ему платите!

Слабые стороны личности

Зная слабые стороны личности, вы можете правильно спланировать мероприятия по предупреждению утечек информации, краж и других больших и малых неприятностей. Зная слабые стороны вы не поручите человеку то, что он гарантировано провалит.

Сильные стороны личности

Это прямая противоположность предыдущего пункта. Вы должны знать достоинства своих сотрудников, вы должны правильно использовать их возможности и таланты.

Признаки неблагонадежности

Количество признаков неблагонадежности исчисляется десятками и сотнями. Однако в большинстве случаев достаточно отслеживать основные, самые значимые. Мы используем список из 30 факторов.

Уровень неблагонадежности является непостоянной характеристикой. Он может изменяться в связи с происходящими внутренними и внешними событиями в жизни сотрудника.

Карьера

В этом разделе следует фиксировать все изменения, которые происходят с сотрудником в смысле перемещения по различным должностям внутри вашей компании. Новые назначения, повышения и понижения в должности и т.д.

Очень важно зафиксировать, почему было принято то или иное решение по изменению должности, какой информацией вы пользовались в его выработке.

Допуски

Если в вашей компании практикуется разделение допусков к информации, ресурсам, помещениям, то необходимо когда и какой допуск появился у сотрудника. А также когда и по какой причине допуск был прекращен.

Поручения

Полезно фиксировать какие важные поручения вы давали сотруднику, как он их воспринял насколько успешно выполнил. В значительной степени это необходимо для преемственности менеджмента. Когда вы пойдете на повышение, ваш приемник будет в курсе кому и что можно поручить.

Благодарности

Записывайте все благодарности, даже устные, которые получил сотрудник.

Взыскания

Здесь комментарии излишне. Не забудьте указать понесено ли наказание за проступок, чтобы случайно не наказать дважды.

Реестр объяснительных

Объяснительные должны хранится вечно, так как именно они проливают свет на поведение сотрудника.

Состояние здоровья

В этом разделе следует фиксировать все больничные, жалобы человека на здоровье и т.п. Это необходимо для того, чтобы, планируя кого отправить в командировку, вы могли учитывать и этот аспект.

Стрессовые факторы

Вы должны знать, что может вывести сотрудник из себя, вызвать его гнев, напустить тоску, погрузить в депрессию.

Черты характера

Указывайте какие черты характера присутствуют у сотрудника и в каком контексте они проявляются. Это важная составляющая психологического портрета.