Я часть - Предложение о возможности поставки позже

Письма, состоящие более чем из двух смысловых частей, составляются в тех случаях, когда необходимо детально описать сложившуюся ситуацию, дать ее анализ, различные подходы к решению возникших проблем, обосновать свои выводы, просьбы, предложения, мнения.

Изложение текста письма может осуществляться одним из следующих способов:

• хронологическим способом;

• фактологическим способом.

При хронологическом способе содержание излагается в соответствии с последова-тельностью происходящих событий, то есть сначала описывается предыстория ситуации или события, затем то, что является непосредственным поводом (причиной) направления письма, после этого приводятся аргументы и в заключение следуют выводы.

Примером изложения содержания в хронологическом порядке может быть следующее письмо:

 

В сентябре месяце текущего года вследствие сбоев в работе следящей системы происходили нарушения ритмичности работы сборочного конвейера. В связи с этим потери от сверхнормативных простоев оборудования составили 18000 руб. В целях устранения указанных дефектов просим провести ремонт датчиков следящей системы, их калибровку и обеспечить систематическую проверку их работоспособности.

 

 

При фактологическом (систематическом) способе изложения все основные факты или положения кратко излагаются в начале письма (как правило, в одном абзаце), а далее - все подробности, конкретная, дополняющая и уточняющая информация. Примером использования систематического способа изложения содержания может быть следующее письмо:

 

В деловых письмах, связанных с основной (производственной) деятельностью организации, когда описываются управленческие ситуации или обосновывается необходи-мость осуществлять какие-либо действия, следует использовать хронологический способ.

В целом текст письма может состоять из следующих частей:

1. Обращение.

2. Вступление.

3. Основное содержание текста (изложение, описание ситуации).

4. Заключение.

5. Предупреждение.

6. Заключительные этикетные формулы.

 

Обращение.

Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную то-нальность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений.

Назначение обращения - установить уровень контакта с адресатом, привлечь его внимание, обеспечить заинтересованность в теме письма. Составитель обращения должен принять во внимание следующие факторы:

• служебное положение адресата в соотношении с собственным;

• степень знакомства, характер отношений;

• официальность/неофициальность ситуации общения;

• этикетные нормы, действующие в данном коллективе.

Строго официальный характер носит обращение по должности:

 

§ Уважаемый господин Президент!

§ Уважаемый господин председатель!

§ Уважаемый господин мэр!

§ Уважаемый господин министр!

§ Уважаемый господин депутат!

Такие обращения используются в письмах, адресованных руководителям органов власти и управления, лицам, занимающим высокое должностное положение и др.

Официальный характер носит и форма обращения по фамилии. Обращение по фамилии (без имени, отчества или инициалов) широко используется в деловой переписке, оно является вполне официальным и уместно в большинстве ситуаций, возникающих в деловом общении:

 

§ Уважаемый господин Попов!

§ Уважаемая госпожа Дежнева!

§

Менее официальный характер носит обращение по имени и отчеству или только по имени:

§ Уважаемый Владимир Петрович!

§ Уважаемая Елена Павловна

§ Уважаемый Сергей!

§

Обращение по имени и отчеству уместно в письмах-приглашениях, письмах-позд-равлениях, а также в тех случаях, когда автор письма и адресат знакомы, имеют тесные деловые контакты, а также в случаях, когда организации, ведущие переписку, входят в одну систему или подчиняются одна другой.

Обращение по имени широко используется в сообщениях электронной почты при общении между работниками, имеющими постоянные деловые связи.

При обращении к особо важным персонам (VIP-персонам) следует использовать обращения:

 

§ Глубокоуважаемый господин председатель

§ Глубокоуважаемый господин Михайлов!

§ Глубокоуважаемый Андрей Васильевич!

 

При обращении к группе работников или всему коллективу организации используются обращения:

 

§ Уважаемые господа!

§ Господа!

 

При обращении к лицам одного профессионального круга используется обращение:

 

§ Уважаемые коллеги!

При печатании обращение выравнивается по центру:

Уважаемый Владимир Петрович!

 

В России обращение не является обязательным элементом письма. Обращение целесообразно использовать в случае, если письмо адресуется конкретному должностному лицу, компетентному в разрешении изложенного в письме вопроса.

Обращение может отсутствовать в служебных письмах, касающихся тривиальных ситуаций и не нуждающихся в рассмотрении лично руководителем, в письмах типового содержания, рассылаемых широкому кругу организаций, в сопроводительных письмах, если в них непосредственно не содержится просьбы, требующей серьезного рассмотрения непосредственно руководителем.

Не следует в деловой переписке использовать обращение «Дорогой ...!» или «Дорогие …!», эти обращения приемлемы лишь в личной, приватной переписке.

Вступление.

Во вступлении формулируется цель письма или объясняется причина его написания с тем, чтобы установить связь между тем, что уже известно адресату, и тем, что автор намерен ему сообщить.

В соответствии с этим во вступлении может содержаться:

• ссылка на документ, связанный с темой письма (нормативный, организационный, распорядительный, договорный и др.), где документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок. Например:

• описание факта, события, сложившейся ситуации. Например:

 

или

или

В соответствии с деловым этикетом вступление может начинаться фразами, выра-жающими в зависимости от ситуации благодарность, поздравление, сожаление, соболезно-вание и др.

или

или

 

Основное содержание текста.

В этой части письма содержится описание ситуации, послужившей поводом для составления письма, высказываются мнения, приводятся доказательства, необходимые для формулировки заключительной части - просьбы, предложения, требования, напоминания и др.

Важная задача при составлении письма - его информационное насыщение, т. е. включение в него необходимого количества информации. Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным.

Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа.

Текст многоаспектных писем может состоять из разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой пере-писки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем.

 

Заключение

Заключение является итоговой частью письма и представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний и т.п.

Содержательная суть заключения обычно выражается глаголом, по которому определяется разновидность письма:

• «напоминаем» - в письмах-напоминаниях (напоминаем о приближении срока исполнения договора …, напоминаем о необходимости срочного завершения работ ... и т.д.);

• «поздравляем» -в письмах-поздравлениях (поздравляем с назначением на должность …, поздравляем с 50-летием …, поздравляем с избранием … и т.д.);

• «предлагаем» - в письмах-предложениях (предлагаем принять участие …, предлагаем выполнить взятые на себя обязательства … и т.д.);

• «представляем», «направляем» или «высылаем» - в сопроводительных письмах (представляем на рассмотрение и утверждение …, высылаем для сведения …, направляем на отзыв … и т.д.);

• «приглашаем» - в письмах-приглашениях (приглашаем на торжественное заседание, посвященное …, приглашаем принять участие в... и т.д.);

• «просим» -в письмах-просьбах и запросах (просим провести переговоры …, просим предоставить информацию …, просим организовать встречу … и т.д.);

• «сообщаем» -в информационных письмах (сообщаем, что …, сообщаем выводы комиссии по проверке … т.д.).

Заключение, содержащее отрицательный вывод, формулируется как отказ от сделанного предложения или просьбы: «не располагаем ...», «не нуждаемся ...», «не считаем целесообразным ...», «не можем обеспечить ...», «не имеем возможности...» и т.д.

 

Предупреждение.

Предупреждение содержит угрозу применения каких-либо санкций в отношении адресата, если им не будут выполнены перечисленные в письме условия.

Предупреждение - обязательный элемент таких писем, в которых речь идет о невыполнении организацией-адресатом взятых на себя обязательств или возложенных на нее функций. Эта часть письма, как правило, начинается языковыми формулами:

«в противном случае ...», «в случае невыполнения ...», «в случае отказа...» и т.п.

Например:

 

Заключительные этикетные формулы.

Обычно деловое письмо завершается устойчивыми в языковом отношении фразами (формулами вежливости), выражающими надежду на дальнейшее сотрудничество, разви-тие отношений или сожаление в случае ограниченных возможностей адресанта или адресата, например:

 

§ Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

§ Выражаю свою признательность за оказанное содействие …

§ Пользуясь случаем, выражаю благодарность за приглашение...

§ Выражаю надежду на плодотворное сотрудничество и активное участие в решении задач

§ Сожалеем, что не можем воспользоваться вашим предложением.

 

Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с пропис-ной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредитель-ных или нормативно-правовых документах организации. В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование долж-ности не указывается.

К заключительным этикетным фразам относится и фраза «С уважением»,которая печатается под текстом и отделяется от названия должности запятой, например:

 

С уважением,

Генеральный директор Личная подпись О.Н. Крылов

 

Заключительная фраза «С уважением,» используется только в том случае, если деловое письмо начинается с обращения «Уважаемый ...!». Указанные обращение и заключительная фраза составляют так называемую этикетную рамку. Впрочем, не следует подчеркивать обязательность этикетной рамки. В некоторых случаях наличие в письме двойного выражения уважительного отношения (в начале и в конце письма) может вызвать обратную реакцию.

Формулируя заключительные фразы, следует помнить, что этикет подчинен определенной системе ценностей и социальных приоритетов. В сложившейся у нас системе официальных отношений негативно воспринимаются демонстрация преувеличенного внимания, подобострастия. уничижения, фамильярности и другие подобные отношения, поэтому нежелательно включать в заключительные этикетные фразы разговорные слова и выражения, слова и выражения, имеющие экспрессивную окраску:

 

• К сожалению, мы поздно получили Ваше приглашении

• К счастью, наши опасения не подтвердились

• Многоуважаемый господин...

• Очень рады оказать Вам услугу

• С наилучшими пожеланиями

 

v Язык и стиль делового письма

В официальной переписке применяется официально-деловой стиль. Деловой стиль - это совокупность речевых средств, функция которых - обслуживание сферы официаль-но-деловых отношений.

Особенности делового стиля определяются условиями, в которых реализуется письменное деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

• в деловом общении участвуют организации в лице действующих от их имени руководителей и других должностных лиц;

• характер и содержание информационных отношений между организациями имеют значительную степень регламентации;

• предметом деловой переписки всегда является деятельность организации в той или иной области: управленческой, производственной, экономической, научной, тех-нологической и др.;

• в основном ситуации, возникающие в деятельности организации и нужда-ющиеся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям.

Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к содержащейся в деловых письмах информации. Она должна быть:

• официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отно-шений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;

• адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкрет-ному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций;

• актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информа-цию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управ-ленческого решения либо иного использования в управленческой деятельности;

• объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;

• убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения - побудить адресата совершать (или не совершать) определенные действия;

• полной и достаточной для приятия управленческого решения, так как недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств.

Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка - научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы.

 

Ø Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:

1) стандартизация изложения. Стандартизация деловой речи охватывает все уровни языка - и лексику, и морфологию, и синтаксис. К настоящему времени деловая речь накопила огромное число терминов, оборотов, формул. Использование готовых кон-струкций позволяет не тратить время на поиск определений, характеризующих стандарт-ные ситуации. Стандартизация деловой речи значительно повышает информативность до-кументов, заметно облегчает их восприятие, что способствует оптимизации документо-оборота в целом.

2) нейтральность изложения.Нейтральный тон изложения - это норма официаль-ного делового общения, которая проявляется в максимально строгом и сдержанном харак-тере изложения. Нейтральность тона изложения исключает возможность употребления в текстах экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (разговорной лекси-ки и междометий) образных средств и слов, употребляемых в переносном смысле. Инфор-мация, содержащаяся в тексте письма, официальная по своему характеру. По этой причи-не личностный, субъективный момент в документах должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоциональной ок-раской (слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличе-ния или уменьшения, междометия).

Но следует учитывать, что цель большинства деловых писем - заинтересовать адресата, убедить его, склонить к действиям в нужном для автора направлении. Поэтому деловое письмо не должно быть лишено эмоционального контекста, эта эмоциональность, даже экспрессивность должны быть скрытыми, завуалированными. Эмоциональность делового письма должна быть не языковой, а содержательной, она должна скрываться за внешне спокойным, нейтральным тоном изложения.

3) точность и ясность изложения текста. Текст делового письма должен быть точным и ясным. Точность изложения обеспечивает однозначность его восприятия адресатом, исключает всякого рода двусмысленности, недомолвки, что является важнейшим условием делового общения.

Точность изложения достигается употреблением понятной партнерам по общению терминологии, использованием устойчивых языковых оборотов, исключением не всем понятных образных слов и выражений.

Ясность текста достигается, прежде всего, четкостью его композиции, отсутствием логических ошибок, продуманностью и строгостью формулировок.

4) лаконичность, краткость изложения текста.Лаконичность изложения текста делового письма достигается экономным использованием языковых средств, исключени-ем слов и выражений, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.

Требование лаконичности, или краткости, текста непосредственно связано с умень-шением объема текста и, следовательно, к сокращению времени на ознакомление с ним и последующую обработку. В лучшем случае деловое письмо должно занимать одну стра-ницу. В сложных ситуациях, требующих детального рассмотрения, объем письма может составлять одну-две страницы формата А4 и лишь в исключительных случаях - иметь больший объем.

 

Ø Основными особенностями языкового стиля делового письма являю-тся:

1) использование языковых формул.Одна из особенностей письменной деловой речи - широкое употребление языковых формул (канцеляризмов)- устойчивых (шаб-лонных) оборотов, используемых в неизменном виде. Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Для мотива-ции того или иного действия применяются следующие выражения:

 

- Сообщаем, что в период с... по...;

- Сообщаем, что по состоянию на...;

- Направляем Вам согласованный...;

- Просим Вас рассмотреть вопрос о...,

- Проверкой установлено, что....;

- В связи с отсутствием финансовой помощи...;

- В связи со сложной экономической ситуацией...;

- В соответствии с Вашим письмом...;

- В порядке проведения совместной работы...;

- В соответствии с протоколом...;

- В подтверждение нашей договоренности...;

- В целях укрепления ответственности... и т. д.

Кроме выражения типового содержания, языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает доста-точной юридической силой:

 

- Гарантируем возврат кредита в сумме...,

- Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты...,

- Контроль за выполнением возлагается...

2) использование терминов. Термин (от лат. terminus - предел, граница) - слово или словосочетание, точно и однозначно именующее понятие и его соотношение с другими понятиями в пределах специальной сферы. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию, или терминосистему.

Термины, используемые в деловой переписке, - это, прежде всего, отраслевая тер-минология, отражающая содержание той предметной области, в рамках которой осущест-вляется деловое общение, и, кроме того, термины, характерные для управленческой дея-тельности.

Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однознач-ность восприятия текста, что очень важно в деловом общении.

При употреблении многозначных терминов (терминов-синонимов) следует учиты-вать, что в одном документе термин может употребляться только в одном из своих значе-ний. Например, термины «договор», «контракт», «соглашение» являются терминами-синонимами, но они различаются практикой своего применения:

• в трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре;

• во внешнеторговой деятельности более употребителен термин «контракт»,

• договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях.

Правильность и стабильность употребления терминов на практике достигаются ис-пользованием терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии.

Термины, употребляемые в сфере документационного обеспечения управления, зафиксированы в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает, и обозначающие их термины выходят из употребления.

При употреблении терминов в деловой переписке необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен не только автору, но и адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, то необходимо поступить одним из следующих образов:

- дать официальное определение термина;

- разъяснить значение термина словами нейтральной лексики;

- заменить термин общепонятным словом или выражением.