Формы использования документов из архивного фонда организации

Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а заверенная печатью подпись руководителя орга­низации может проставляться только на последнем листе копии (выписки). Размножение копий и выписок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников документов.

Порядок выдачи архивных справок и других документов. Архивные справки, выписки и копии, а также подлинные документы выдаются заявителям или их доверен-ным лицам на руки и под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны преъявить специально заверенную доверенность.

Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или обороте копии личного документа, остающейся в архиве, указывая в расписке свои паспортные данные: серию, номер, дату и организацию, его выдавшую. При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававшегося в архив.

Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простыми письмами, а подлинных документов - ценными.

Если при наведении справок обнаружаться сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки: например: о привлечении к уголовной ответственности, о судимости, лишении прав гражданства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности и т.д., то их архивные копии, выписки и справки высылаются в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда они направлены.

При дополнительном заверении в Государственной архивной службе при получении справок, копий и выписок специальным штампом - АПОСТИЛЕМ в соответствии с Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 года выданные в России архивные справки и копии имеют юридическую силу и за рубежом.

Апо́стиль(фр. Apostille) - специальный знак, проставляющийся на официальных документах некоммерческого характера, исходящих от учреждений и организаций стран-участниц Гаагской конвенции об отмене требований легализации иностранных официаль-ных документов.

Апостиль удостоверяет подписи, качество, в котором выступало лицо, подписав-шее документ, а также, в отдельных случаях, подлинность штампа или печати, скрепляю-щих документ.

Согласно Гаагской конвенции 1961г., апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см и должен соответствовать образцу, приложенному к Конвенции.

Текст апостиля должен содержать следующие реквизиты:

· Наименование государства, выдавшего апостиль.

· Фамилия лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ.

· Должность лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ

· Наименование учреждения, печатью/штампом которого скреплён документ, удостоверяемый апостилем.

· Название города, в котором проставлен апостиль.

· Дата проставления апостиля.

· Название органа, проставившего апостиль.

· Номер апостиля.

· Печать/штамп учреждения, проставившего апостиль.

· Подпись должностного лица, проставившего апостиль.

Апостиль может быть составлен как на одном из официальных языков Конвенции (французский либо английский), так и на национальном языке государства, проставив-шего апостиль. На практике надписи на апостиле часто дублируются на двух языках (одном из языков Конвенции и национальном). Заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» должен быть дан на французском языке.

Согласно Конвенции, апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом.

В Российской Федерации апостиль имеет чаще всего форму штампа, проставляе-мого на документ.

Типовой апостиль на русском языке

Достаточно распространенной формой использования документов архивного фонда низаций является непосредственное предоставление докумен-тов для их изучения, т.е. выдача из хранилищ архивных дел на руки.

В зависимосьти от вида архива и его технической оснащенности дела и другие единицы хранения выдаются для работы в оборудованный при архиве читальный зал или выдаются во временное пользование. Отдельные документы из подшитых и обработанных дел не выдаются.

Вопрос о допуске сотрудников к работе с документами архива своего учреждения решается руководством в соответствии с инструкцией по ДОУ.

Допуск для работы в архиве сотрудников других организаций и частных лиц дает руководитель на основании письменного ходатайства организаций, действительного, как правило, в течение 1 года. Выписки и копии, сделанные посетителями при изучении доку-ментов , могут быть проверены работниками архива на предмет их соответствия теме исследования и оригиналам.

При отсутствии читального зала, в случае производственной необходимости, документы в составе дел (единиц хранения) могут быть выданы во временное пользова-ние. Правилами установлены следующие сроки нахождения дел во временном пользовании:

ü 10 дней для работников организации, в состав которой входит архив;

ü 3 месяца для работников других организаций.

При продлении срока работы с документами должно быть проведено соответствую-щее переоформление.

Выдача дел во временное пользование в сторонние организации оформляется типовой формой Акта о выдаче дел во временное пользование, скрепляемой подписями руководителей и печатями передающей дела организацией и получателя.

Передача дел сотрудником фиксируется в архиве в карточке или журнале и оформляется распиской получателя. На место выданного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель с указанием, какое дело, когда и до какого срока выдано.

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть прове-рено в присутствии лиц, возвращающих документы, так как пользователи несут ответст-венность за состояние дел (единиц хранения), с которыми они работали.

Результаты проверки фиксируются в листе-заверителе единицы хранения и в документах, оформлявших выдачу дел. При обнаружении недостачи дел, документов или отдельных листов, она должна быть зафиксирована, так как на этом основании должен решаться вопрос о привлечении виновных к ответственности.