Мегаобучалка Главная | О нас | Обратная связь


Инструкция по делопроизводству и ее значение для организации судебной деятельности



2019-05-23 1396 Обсуждений (0)
Инструкция по делопроизводству и ее значение для организации судебной деятельности 0.00 из 5.00 0 оценок




 

Инструкция по делопроизводству(документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.

Разработка инструкции по делопроизводству.

В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.

Содержание инструкции по делопроизводству.

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают:

    сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);

    ответственность за ее несоблюдение;

    подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;

    нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются:

    виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

    общие правила подготовки и оформления документов;

    правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

    порядок изготовления и размножения документов;

    правила оформления и заверения копий и приложений;

    порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

    порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя.

Раздел «Документооборот» включает:

    порядок приема, обработки, распределения входящих документов;

    правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;

    основные инстанции движения документов;

    порядок подготовки и отправки исходящих документов;

    порядок учета объема документооборота.

В разделе «Регистрация документов» устанавливается:

    порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;

    сроки, формы и методы регистрации;

    правила индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы» (ИПС) закрепляет:

    принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);

    включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);

    порядок систематизации и классификации справочной информации;

    технологию информационно-поисковой работы.

В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:

    категории документов, подлежащих обязательному контролю;

    порядок их постановки на контроль;

    технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);

    обязанности исполнителей;

    типовые сроки исполнения;

    порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;

    порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:

    правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);

    устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;

    правила формирования в дела отдельных категорий документов;

    порядок разработки и использования номенклатуры дел;

    порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:

    порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);

    правила подготовки дел к хранению;

    требования к описанию и оформлению дел;

    порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.

Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности районного суда.

Настоящая Инструкция, являясь основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в районных судах Российской Федерации, предусматривая учет и ведение документооборота районного суда, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов в структурах районного суда, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной, компьютерной и электронной техники.

 



2019-05-23 1396 Обсуждений (0)
Инструкция по делопроизводству и ее значение для организации судебной деятельности 0.00 из 5.00 0 оценок









Обсуждение в статье: Инструкция по делопроизводству и ее значение для организации судебной деятельности

Обсуждений еще не было, будьте первым... ↓↓↓

Отправить сообщение

Популярное:
Модели организации как закрытой, открытой, частично открытой системы: Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы...
Почему двоичная система счисления так распространена?: Каждая цифра должна быть как-то представлена на физическом носителе...
Генезис конфликтологии как науки в древней Греции: Для уяснения предыстории конфликтологии существенное значение имеет обращение к античной...



©2015-2020 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (1396)

Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку...

Система поиска информации

Мобильная версия сайта

Удобная навигация

Нет шокирующей рекламы



(0.009 сек.)