Инструкция по делопроизводству и ее значение для организации судебной деятельности
Инструкция по делопроизводству(документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы). Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации. Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству. Разработка инструкции по делопроизводству. В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству. Содержание инструкции по делопроизводству. Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения. В разделе «Общие положения» устанавливают: сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.); ответственность за ее несоблюдение; подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях; нормативно-методическую базу. Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются: виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности; общие правила подготовки и оформления документов; правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания; порядок изготовления и размножения документов; правила оформления и заверения копий и приложений; порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов; порядок работы исполнителей с документами. Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя. Раздел «Документооборот» включает: порядок приема, обработки, распределения входящих документов; правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое; основные инстанции движения документов; порядок подготовки и отправки исходящих документов; порядок учета объема документооборота. В разделе «Регистрация документов» устанавливается: порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов; сроки, формы и методы регистрации; правила индексации документов. Раздел «Организация справочной работы» (ИПС) закрепляет: принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме); включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.); порядок систематизации и классификации справочной информации; технологию информационно-поисковой работы. В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются: категории документов, подлежащих обязательному контролю; порядок их постановки на контроль; технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.); обязанности исполнителей; типовые сроки исполнения; порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов; порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине. Раздел «Оперативное хранение документов» содержит: правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы); устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов; правила формирования в дела отдельных категорий документов; порядок разработки и использования номенклатуры дел; порядок систематизации и индексации дел. В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают: порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения); правила подготовки дел к хранению; требования к описанию и оформлению дел; порядок передачи дел в архив. Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.). К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др. Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления. Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы. Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности районного суда. Настоящая Инструкция, являясь основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в районных судах Российской Федерации, предусматривая учет и ведение документооборота районного суда, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов в структурах районного суда, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной, компьютерной и электронной техники.
Популярное: Модели организации как закрытой, открытой, частично открытой системы: Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы... Почему двоичная система счисления так распространена?: Каждая цифра должна быть как-то представлена на физическом носителе... Генезис конфликтологии как науки в древней Греции: Для уяснения предыстории конфликтологии существенное значение имеет обращение к античной... ©2015-2020 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (1396)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |