Запуск макроса на выполнение

1. Убедиться, что табличный курсор находится внутри таблицы.

2. Выполнить команду СЕРВИС – МАКРОС - МАКРОСЫ выбрать требуемый макрос и щелкнуть на кнопке ВЫПОЛНИТЬ.

Система управления базами данных Access

Общие положения

База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации. Однако, сегодня большинство систем управления базами данных (СУБД) позволяют размешать в своих структурах не только данные, но и методы (то есть программный код), с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или другими программно-аппаратными комплексами. Таким образом, мы можем говорить. Что в современных базах данных хранятся отнюдь не только данные, но и информация.

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполненная ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией базы понимается отбор отображаемых данных в соответствие с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.

Объекты Access

Таблица – основной объект базы данных, в котором хранятся все данные хранящиеся в базе, а так же структуры базы (поля их типы и свойства).

Запросы – позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица.

Формы – служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователе виде.

Отчеты – предназначены для формирования выходного документа и вывода их на печать.

Страницы – специальные объекты базы данных, являющиеся диалоговыми Web страницами.

Макросы – предназначены для автоматизации повторяющихся операций.

Свойство полей базы данных

Поля базы данных не только определяют структуру базы – они определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей.

Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

Размер поля – определяет придельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных).

Подпись – определяет заголовок столбца для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода).

Условие по значению – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение).

Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при заполнение базы.

Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

Создание таблиц

Для создания таблицы необходимо открыть приложение Microsoft Access, выбрать «Новая база данных» и щелкнуть по кнопке «Создать». Появится диалоговое окно, необходимо выбрать «Создание таблиц в режиме конструктора», после этого появится окно конструктора, это окно разделено на две части: верхняя часть служит для определения имен полей, типа данных и описания полей, нижняя часть в режиме конструктора служит для определения свойств полей. Кроме того, рядом с полями свойств отображается область с подсказкой по вводу данных в текущее поле.

В итоге получаем: