Юридические адреса и банковские реквизиты сторон

Указывают юридические адреса сторон, регистрационный номер контракта, место и дату его подписания, так как точное определение момента заключения контракта связано с окон­чанием срока его действия, а значит, и всех юридических по­следствий, которые с этим связаны.

Контрольные вопросы

1.Структура и содержание внешнеэкономического контракта.

2.Виды внешнеэкономических контрактов.

3.Классификация документов по внешнеэкономической де­ятельности.

4.Особенности оформления корреспонденции по внешне­экономической деятельности.

5.Процедура и техника подготовки внешнеторговых сделок.

Лабораторное занятие № 8

Тема:«Претензионно-исковая документация».

Наименование работы:«Составление и оформление претензионно-исковой документации».

Цель занятия:составление претензий и исковых заявле­ний при нарушении договорных обязательств.

Приобретаемые умения и навыки:умение составлять и оформлять претензионно-исковую документацию.

Норма времени:2 часа.

Оснащение рабочего места:план практического занятия, пособия по ДОУ, конспект.

Литература:Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учеб. пособие. — Ростов н/Д: Феникс, 2006.

Кудряев В А. Организация работы с докумен­тами: Учебник. — М.: ИНФРА-М, 2005.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). — М/. ЗАО«Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 1999.

Актуализация опорных знаний и практического опыта при допуске к работе:

1.Как оформляются претензии предприятий по нарушению договорных обязательств?

2. Содержание и функции искового заявления.
Задание № 1

Составить и оформить претензию за недопоставку продукции.

Задание № 2

Составить и оформить исковое заявление в арбитражный суд.

Методические указания

Чтобы выполнить задание, необходимо ознакомиться с па­кетом документов (приложения 8.1-8.4).

Претензия— это требование одобровольном устранении нарушения законодательства. В целях урегулирования споров виновной стороне направляются претензионные письма. Претензии предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта. В претензионном письме, кроме общих реквизитов письма должны быть указаны:

■требования, предъявляемые заявителем организации, кото­рой направляется претензия;

■подробный расчет сумм, которые заявитель просит пере­числить;

■основания требований заявителя;

■срок для ответа на претензии, если этот срок не установлен специальным нормативным актом;

■при необходимости — банковские реквизиты заявителя. Претензия подписывается руководителем предприятия или

его заместителем.

Исковое заявление— это требование к компетентному органу о защите нарушенного права организации, предприя­тия, учреждения.

Исковые заявления подаются в арбитраж с просьбой о взыс­кании с ответчиков в принудительном порядке претензионных сумм.

Реквизиты искового заявления:

■наименование арбитража;

■наименование и адреса спорящих организаций;

■наименование министерств и ведомств, в систему которых входят спорящие организации;

■изложение сущности спора и обстоятельств, служащих ос­нованием для иска;

■ссылка на нормативные акты и доказательства, подтверж­дающие изложение обстоятельств;

■требование истца;

■причины возражения другой стороны;

■сумма иска;

■дата подачи заявления и подпись руководителя.

В конце искового заявления указывается приложение: пе­речень документов, прилагаемых к заявлению. Для отдельных категории споров перечень документов, подлежащих предъявлению в арбитраж, указывается в инструкционных письмах.

Контрольные вопросы

1. В каких случаях и как составляются коммерческие акты?

2. Порядок оформления отзыва на исковое заявление.

Лабораторное занятие № 9

Тема:«Организация работы с документами».

Наименование работы:«Обработка документов, подготов­ка их к хранению».

Цель занятия:изучить этапы документооборота пред­приятия.

Приобретаемые умения и навыки:навыки работы с вхо­дящей, исходящей и внутренней документацией.

Норма времени:2 часа.

Оснащение рабочего места:план практического занятия, пособия по ДОУ, конспект.

Литература:Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учеб. пособие. — Ростов н/Д: Феникс, 2006.

Кудряев В.А. Организация работы с докумен­тами: Учебник. — М: ИНФРА-М, 2005.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). — М.:ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 1999.

Актуализация опорных знаний и практического опыта при допуске к работе:

1. Назвать общие принципы организации документооборота и основные этапы работы с документами.

2. В чем заключается первоначальная обработка докумен­тов в учреждении?

Задание № 1

1.Изготовить входящий документ.

2.Принять, обработать и зарегистрировать его.

3.Заполнить журнал регистрации входящей документации. 1.4. Заполнить регистрационные контрольные карточки (РКК).

Задание № 2

1. Изготовить исходящий документ.

2.Оформить его согласно ГОСТу, отправить адресату.

3.Заполнить журнал регистрации исходящей документации. 1.4. Заполнить регистрационные контрольные карточки (РКК).

Задание № 3

1.Изготовить внутренний документ, оформить, передать к исполнению.

2. Заполнить журнал регистрации внутренних документов.

Задание № 4

1. Ознакомиться с номенклатурой дел.

Методические указания

Чтобы выполнить задание, необходимо ознакомиться спа­кетом документов (приложения 9.1-9.6).

Регистрация документов— это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем ин­декса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистри­руются отдельно.

ГСДОУ установила следующий обязательный состав рек­визитов для регистрации документов:

■автор документа (корреспондент);

■наименование документа;

■дата документа;

■номер документа;

■дата поступления документа в организацию (для входящих документов);

■номер, присвоенный документу при его поступлении в орга­низацию (для входящих документов);

■заголовок к документу и его краткое содержание;

■резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок ис­полнения, автор резолюции, дата наложения резолюции);

■отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения или индекс до­кумента ответа, номер дела, в которое подшит исполнен­ный документ).

Кроме этого в состав обязательных реквизитов могут быть включены расписка исполнителя в получении документа, на­личие приложений и др.

Документы регистрируются в зависимости от объемов ре­гистрационных массивов документов в регистрационных жур­налах или регистрационно-контрольных карточках (РКК) (см. приложения 9.3, 9.4).

Номенклатурадел — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установлен­ном порядке.

Номенклатура дел составляется по унифицированной фор­ме (см. приложение 9.1).

В качестве первой графы номенклатуры указывают наимено­вание структурного подразделения (отделов), их индексы (номе­ра) включаются в номенклатуру и дополнительные порядковым номером дела в пределах подразделения составляют индекс дела.

Во второй графе номенклатуры указываются полные заго­ловки дел. При этом в разделе может быть использована сле­дующая последовательность:

■ организационно-распорядительная документация;

■ плановая документация;

■ отчетная документация;

■ документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выпол­нения основной деятельности;

■ документация, относящаяся к учетно-справочной работе сдокументами.

Внутри каждого раздела дела рекомендуется систематизи­ровать по степени их важности:

■ документация вышестоящих организаций;

■ собственная документация организации.
Целесообразно соблюдать последовательность расположе­ния заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каж­дое дело не должно превышать 250 листов, поэтому при боль­шом объеме документов, относящихся к одному делу, допус­кается формирование томов, частей.

В четвертой графе номенклатуры проставляются сроки хра­нения дел, определенные экспертной комиссией.

Пятая графа номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ. В ней проставляются:

■ отметки о заведении дел — «заведено»;

" в переходящих делах — «переходящее с 2003 г.» или «пе­реходящее на 2004 г.»;

■ о передаче дел в другую организацию — «акт выдачи во
временное пользование от _____ № »;

■о местонахождении подлинников документов — «подлин­ники в деле 01-02»;

■о передаче дел в ведомственный архив — «переданы в ар­хив по описи 07.03.2003» и т. п.

Использование графы «Примечание» повышает качество и эффективность номенклатуры дел. При оформлении сводной номенклатуры дел используется общий бланк организации или титульный лист, если это министерство, ведомство.

Проект номенклатуры дел учреждения рассматривается экспертной комиссией (ЭК) учреждения, визируется заведую­щим ведомственным архивом, после чего направляется на со­гласование в государственный архив, если документы посту­пают на государственное хранение. После согласования номен­клатура дел утверждается руководителем учреждения.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (см. приложение 9.7).

Контрольные вопросы

1. Назвать формы регистрации документов, их особенности.

2. Что понимается под делом в делопроизводстве?