Разработка методики определения, классификации и идентификации процессов

8.2.1. Общие положения. Цель методики по определению, классификации и идентификации процессов – выявить в деятельности предприятия процессы, относящиеся к СМК, описать их и использовать эти описания для управления процессами и их улучшения.

В результате применения методики должен быть создан комплект документов, включающий:

· перечень процессов предприятия;

· описания процессов, каждое из которых содержит детальное описание процесса (модель), его идентификационные признаки, а также содержит другую информацию, необходимую в рамках СМК. Описание процесса составляется для каждого процесса относящегося к системе менеджмента качества.

Каждое предприятие самостоятельно определяет перечень и глубину описания процессов, которые должны быть определены в рамках СМК. Оно принимает решение об этом, исходя из потребностей своих клиентов, а также принятых корпоративных и других стандартов.

Методика определения, классификации и идентификации процессов включает следующие этапы:

- построение функциональных моделей процессов;

- классификацию и анализ процессов с точки зрения СМК;

- идентификацию и документирование процессов.

В процессе моделирования очень важно четко определить направление разработки модели: ее контекст, точку зрения и цель. Контекст, точка зрения и цель являются ограничителями, позволяющими построить не просто очень подробную модель процесса, а модель, позволяющую ответить на поставленные вопросы.

Контекст модели очерчивает границы моделируемого процесса и описывает его взаимосвязи с внешней средой и другими процессами, определяя модель процесс как часть целого.

Точка зрения определяет позицию разработчика модели и выбирается с целью получения как можно большего количества полезной информации от модели. Другими словами, точка зрения определяет, что будет рассматриваться и под каким углом зрения. Она также определяет уровень рассмотрения моделируемого процесса, расстановку акцентов и используемую терминологию.

Заметим, что модель представляет одну точку зрения и преследует поставленную цель именно с этой единственной точки зрения. Для моделирования системы с нескольких точек зрения необходимо использовать несколько моделей.

Цель отражает причину создания модели и определяет ее назначение. При этом все взаимодействия в модели рассматриваются именно с точки зрения достижения поставленной цели. Учитывая, что общая цель создания моделей процесса – это обеспечение управление качеством, все цели в рамках конкретных моделей должны быть связаны с общей целью.

Очень важно, чтобы при моделировании каждый шаг сверялся с поставленной конечной целью. Это обусловлено тем, что даже очень подробно построенная модель, не позволяющая получить ответы на поставленные вопросы, т.е. не позволяющая обеспечить достижение цели, практически бесполезна.

В качестве примера рассмотрим обобщенный процесс «Изменить статус сырья «Карантин» на статус «Разрешено»». Контекст модели – границы процесса – определяется следующим образом.

Входами процесса являются:

- сырье со статусом «Карантин»;

- уведомление о получении сырья складом;

- спецификация на сырье;

- стандартные операционные процедуры.

Выходом процесса является:

- сырье со статусом «Разрешено», размещенное в зоне разрешенного для использования на производстве сырья склада сырья;

- записи о выполнении процедуры.

Порядок исполнения процесса регламентируется должностными инструкциями и стандартными операционными процедурами.

Цель моделирования – отразить структуру процесса и его соответствие требованиям системы менеджмента качества.

Точка зрения – Начальник отдела Обеспечения качества.

8.2.2. Процессы, Блоки и Дуги. На диаграммах (картах) блоки служат для отображения подпроцессов разного уровня, выполняемых в рамках моделируемого процесса. При этом каждый блокимеет в рамках диаграммы уникальный номер от 1 до 6, который записывается в нижнем правом углу прямоугольника, обозначающего Блок.

Сформулированные функции должны содержать глагольный оборот. Процесс всегда выражается активным глагольным оборотом вида:

 

глагол + объект действия + [дополнение]

 

Глагол отвечает на вопрос: «Что делать?». Объект действия отвечает на вопрос: «Что?» Дополнение может служить инструментом уточнения функции. Например, передать документы в отдел Обеспечения качества, разработать план-график проведения аудита, составить протокол проведения тестирования и т.д.

По мере детализации Диаграмм (карт) и их Блоков формулировка функций становится более конкретной. При этом необходимо избегать формулировок функций, где глагольный оборот заменяется существительным, например, публикация, проведение, обработка и т.п. или глаголом в 3-м лице множественного числа, например, публикуют, проводят, обрабатывают и т.д.

Дуги XE, объединяемые термином «Дуга» (рис. 31) служат для отображения информационных или материальных объектов, которые необходимы для выполнения функции или появляются в результате ее выполнения (объекты, обрабатываемые в процессе). За каждой Дугой закрепляется «Замечание», которое отображает суть объекта. Замечаниеформулируется в виде оборота существительного, отвечающего на вопрос: «Что?».

Дуги являются ограничивающими факторами Блоков. Они определяют объекты, с которыми взаимодействует процесс, представленный Блоком, но не определяют последовательности операций или порядок их выполнения.

Дуга, входящая в левую сторону Блока называется Входной Дугой XE «Дуга: Входная Дуга». Дуга, выходящая из правой стороны Блока – Выходной Дугой XE «Дуга: Выходная Дуга». Выходные Дуги служат для отображения объектов, полученных в результате выполнения процесса. Таким образом «вход» превращается в «выход» (слева направо). Дуга управления XE «Дуга: Дуга управления» входит в верхнюю границу Блока и служит для отображения условий, которые управляют (влияют) исполнением процесса, накладывая некоторые ограничения (условия), при которых возможно выполнение этого процесса.

Частным случаем управления в процессе в рамках СМК является документированная стандартная операционная процедура, которая регламентирует условия выполнения процесса. Каждый Блок должен иметь, как минимум, одну управляющую Дугу.

Дуги механизмов XE «Дуга: Дуга механизмов» присоединяются к нижней границе Блока и служат для отображения человеческого или другого ресурса, непосредственно исполняющего процесс, описанный внутри Блока.

 

 

 

Рис. 31. Дуги как ограничивающие и уточняющие факторы Блока

 

8.2.3. Диаграмма (карта) Процесса. IDEF0-Диаграммы являются графическим представлением знаний о моделируемом процессе и являются картами процесса. Использование IDEF0-Диаграмм позволяет структурировать знания о процессе и устранить неоднозначность описания.

Неоднозначность описания устраняется за счет:

- стандартизации интерпретации графических обозначений. Так, например, рис. 30 интерпретируется следующим образом: «Процесс 1 преобразует Вход в Выход при выполнении условий, заданных в Управление с помощью Механизм;

- декомпозиции Блоков Диаграмм более высокого уровня, когда за счет более точных описаний на Диаграммах-потомках устраняется неоднозначность возможных интерпретаций.

Действительно, в рамках методологии IDEF0 модель процесса описывается при помощи Графических IDEF0 Диаграмм и уточняется за счет использования дополнительных Текстовых Диаграмм и Диаграмм Глоссария. При этом модель включает в себя серию взаимосвязанных Диаграмм, разделяющих сложную систему на составные части. Диаграммы более высокого уровня (А-0, А0,) являются наиболее общим описанием процесса, представленным в виде отдельных Блоков. Декомпозиция этих Блоков на других Диаграммах позволяет обеспечить достижение требуемого уровня детализации описания процесса.

На рис. 32 представлена диаграмма (карта) А-0 процесса изменения статуса сырья «Карантин» на статус «Разрешено» верхнего уровня. На этой диаграмме процесс изменения статуса сырья представлен одним блоком. Каждая Диаграмма (карта) нижнего уровня является декомпозицией XE «Декомпозиция» Блока на Диаграмме более высокого уровня. За счет этого, Диаграммы-потомки, уточняющие значение и смысл Блоков на родительской Диаграмме-родителе, всегда имеют четкое место в иерархии Диаграмм модели.

 

 

ИСПОЛЬЗУЮТСЯ	АВТОР: ДАТА: ПРОЕКТ: Основные процессы предприятия ЗАМЕЧАНИЯ:		Рабочая версия	Читатель Дата	КОНТЕКСТ:
	Эскиз
	Рекомендовано
	Публикация
Уведомление Спецификация Стандартные операционные процедуры               Записи     Сырье в статусе «Карантин» Сырье в статусе «Разрешено»   Персонал отдела Контроля качества и склада Аналитическое оборудование Порядок выполнения процесса регламентируется стандартными операционными процедурами и Спецификацией. Точка зрения – начальник отдела Обеспечения качества
УЗЕЛ: А-0	НАЗВАНИЕ: ИЗМЕНЕНИЕ СТАТУСА СЫРЬЯ	НОМЕР: Стр.1

 

Рис. 32. Диаграмма А-0. Обобщенное представление процесса «изменение статуса сырья»

 

Важной особенностью методологии IDEF0 является постепенное введение уровней детализации по мере создания модели (см. рис.33). Это позволяет представлять информацию о процессе таким образом, чтобы получать хорошо очерченные порции новой информации, анализируя каждую следующую Диаграмму.

Разработка IDEF0 Диаграмм начинается с построения самого верхнего уровня иерархии (А-0) – одного Блока и интерфейсных Дуг, описывающих внешние связи рассматриваемой системы. Имя функции, записываемое в Блоке 0, является общей функцией системы с принятой точки зрения и цели построения модели.

При дальнейшем моделировании Блок 0 декомпозируется на Диаграмме А0, где общая функция уточняется с помощью нескольких Блоков, взаимодействие между которыми описывается с помощью Дуг. Такая декомпозиция, уточняя суть функции на Диаграмме А-0, разбивает основную функцию на несколько, которые описываются Блоками и интерфейсными Дугами, подходящими к их границам. Диаграмма А0 является по отношению к Диаграмме А-0 потомком. В свою очередь, Диаграмма А-0 является по отношению к Диаграмме А0 родителем.

Функциональные Блоки на Диаграмме А0 могут быть также декомпозированы для более детального представления. При этом интерфейсные Дуги, присоединенные к Блоку, переносятся на Диаграмму - потомок. Таким образом, родительский Блок и его интерфейсные Дуги определяют контекст для Диаграммы - потомка.

В результате, имена функциональных Блоков и интерфейсные Дуги, описывающие взаимодействие всех Блоков, представленных на Диаграммах, образуют взаимосогласованную иерархическую модель.

Декомпозиция процесса «Изменить статус сырья «Карантин» на статус «Разрешено»» позволяет представить внутреннюю структуру процесса, т.е. подпроцессы, из которых состоит процесс изменения статуса сырья, а также взаимосвязи между ними. Декомпозиция процесса представлена на рис. 34.

 

	Диаграмма самого верхнего уровня иерархии – А-0, описывает наиболее общее представление моделируемой системы. Она является родителем для диаграммы А0.
	Диаграмма А0 является декомпозицией (диаграммой-потомком) для А-0 и дает более детальное представление функции в блоке 0.   Декомпозированный блок 3 является родительским для диаграммы А3.
	Диаграмма А3 является декомпозицией блока 3 диаграммы А0 и иллюстрирует внутреннее содержание блока на родительской диаграмме. Декомпозированный на диаграмме А3 блок 1 является родительским для диаграммы А31.
	Диаграмма А31, являясь декомпозицией блока 1 диаграммы А3, наиболее детально описывает содержание функции, представленной на родительской диаграмме, учитывая при этом контекст всей модели.

 

Рис. 33. Иерархическая декомпозиция Диаграмм

 

В соответствии с диаграммой А0 процесс изменения статуса сырья состоит из четырех подпроцессов:

- отобрать пробу сырья;

- произвести тестирование пробы сырья;

- принять положительное решение по результатам тестирования;

- переместить упаковки с сырьем из зоны карантинного хранения в зону хранения разрешенного для использования на производстве сырья и оснастить упаковки этикетками «Разрешено».

ИСПОЛЬЗУЮТСЯ	АВТОР: ДАТА: ПРОЕКТ: Основные процессы предприятия ЗАМЕЧАНИЯ:		Рабочая версия	Читатель Дата	КОНТЕКСТ:
	Эскиз
	Рекомендовано
	Публикация
Стандартные операционные процедуры Нормативная документация Уведомление Спецификация на сырье Отобрать пробу сырья   Сырье Проба Произвести тестирование Записи Отчет Растворы, реактивы Принять положительное решение Аналитическое Контролер оборудование Уведомление Сырье Переместить упаковки и наклеить этикетки Химик-аналитик Начальник Микробиолог ОКК Отдел Контроля качества Кладовщик Контролер
УЗЕЛ: А0	НАЗВАНИЕ: ИЗМЕНЕНИЕ СТАТУСА СЫРЬЯ	НОМЕР: Стр.2

 

Рис. 34. Диаграмма А0. Детализация процесса «Изменить статус сырья «Карантин» на статус «Разрешено»»

 

Процесс начинается с отбора пробы сырья. Он инициируется в тот момент, когда в отдел Контроля качества поступает уведомление о получении складом сырья.

В результате выполнения подпроцессов на выходе процесса появляется сырье со статусом «Разрешено». Дополнительно, в ходе исполнения процесса создаются записи, содержащие результаты тестирования, отчет о результатах тестирования, уведомление о соответствии сырья требованиям спецификации, а также записи об изменении статуса сырья.

8.2.4. Классификация процессов применительно к функциональной модели. Цели классификации процессов были изложены ранее. В этом разделе рассмотрена процедура классификации применительно к функциональной модели процесса.

Процедура классификации состоит в том, чтобы процессы, определенные в рамках деятельности предприятия, отнести к одной из заданных в стандартах ИСО категории. Другими словами, осуществить классификацию процесса означает определить, к какой из категорий относится рассматриваемый процесс.

Результатом классификации процессов является информация, на основании которой руководство предприятия, а также потребители продукции предприятия могут сделать выводы об эффективности системы менеджмента качества.

В рамках функциональной модели классифицировать можно как отдельные процессы, так и взаимодействия между ними.

В первом случае классификация состоит в том, чтобы определить, к какой категории относится конкретный процесс или подпроцесс в рамках модели. Во втором случае - в определении категории объектов, которые передаются между процессами при их взаимодействии.

В стандартах ИСО серии 9000 определены следующие категории процессов, относящихся к системе менеджмента качества (рис. 29):

· Процессы системы менеджмента качества

· Процессы высшего руководства

· Процессы управления ресурсами

· Процессы реализации продукции и услуг (жизненного цикла продукции)

· Процессы измерения, анализа и улучшения

Стандарты содержат также дополнительные требования, которым должны отвечать процессы в рамках системы менеджмента качества.

Рассмотрим в этом аспекте уже упомянутую функциональную модель процесса «Изменить статус сырья «Карантин» на статус «Разрешено»» (диаграмма А0, рис. 34). Представленный на этой диаграмме подпроцессы «Отобрать пробу сырья», «Произвести тестирование» и «Принять положительное решение» относятся к категории «Процессы системы менеджмента качества»; подпроцесс «Переместить упаковки и наклеить этикетки» может быть отнесен к категории «Процессы управления ресурсами». На рис. 35 представлена диаграмма А0, которая демонстрирует декомпозицию процесса «Изменить статус сырья «Карантин» на статус «Разрешено»».

На представленной диаграмме подпроцессы, относящиеся к различным категориям процессов, выделены различными графическими стилями (цвет блока и рамки, шрифт).

На рис. 36 приведены правила классификации процессов по взаимодействию. В случае, когда процесс имеет более одного выхода, и по этой причине затруднительно отнести процесс к той или иной категории, возможна дополнительная детализация процесса. Декомпозиция процесса позволяет изучить характер и структуру связей между подпроцессами и более точно определить категорию процесса и всех его компонентов.

Требования к взаимодействиям между процессами определяют структуру процессов, относящихся к системе менеджмента качества. В ходе классификации процессов модель процесса позволяет выявить несоответствия между процессом «как есть» и требованиями стандартов ИСО. Причинами таких несоответствий могут быть как неполнота или ошибки, допущенные при определении процесса, так и несоответствие самого процесса указанным требованиям. Во втором случае процесс требует улучшения.