Понятие о счетах, их назначение, строение и порядок ведения

Как Вам известно, информацию о наличии хозяйственных ресурсов, их составе, размещении, использовании, а также об источниках их образования получают с помощью бухгалтерского баланса.

Отражение текущих хозяйственных операций в учете обеспечивается с помощью системы счетов.

Счета бухгалтерского учета являются способом группировки хозяйственных операций по экономически однородным признакам.

Назначение и порядок ведения счетов бухгалтерского учета для обобщения методом двойной записи информации о наличии и движении активов, капитала, обязательств устанавливаются Планом счетов бухгалтерского учета.

Итак, что же такое бухгалтерский счет, когда и где он применяется и как вести на нем запись? Ответы на эти и подобные вопросы предстоит дать.

Бухгалтерский счет – это таблица (и он имеет вид таблицы), предназначенная для ведения текущих записей хозяйственных операций.

Что значит текущих записей? Это значит, что в течение определенного периода (месяца, квартала, года) с хозяйственными средствами и их источниками происходят изменения (они приходуются, расходуются, начисляются, возвращаются и т.д. и т.п.), все эти изменения надо по мере их свершения фиксировать (записывать). Таким образом, на основании документов информацию, отраженную в них, записывают на бухгалтерские счета. Счет имеет вид таблицы, рассмотрим ее: она состоит из двух частей (см. схему 4.1), одну часть (левую) называют дебет (debet – от латинского – должен), другую (правую) – называют кредит (от латинского credit – верить). Две части счет имеет потому, что с хозяйственными средствами могут произойти 2 изменения: или увеличение, или уменьшение. Например, такие (оприходовать), либо списать (израсходовать, продать и т.д.), т.е. или количество увеличивается, или уменьшается. Другой пример: денежные средства на текущем счете могут быть или зачислены или списаны. В банке можно получить кредит (денежные средства взаймы) или его отдать. Итак, две части счет имеет для того, чтобы в одной части записывать операции увеличения, в другой – уменьшения.

Название счета

Дебет Кредит

Схема 4.1 – Таблица бухгалтерского учета

Как показано на схеме 4.1, таблица бухгалтерского счета имеет название и две части. Название счетам присваивают исходя из того, что хотят учитывать на счете. Если учитывают движение материалов, то счет будет иметь название «Материалы», если заработную плату (начисление, удержание) – счет называется «Расчеты по заработной плате». То есть, на каждом счете учитывают движение хозяйственных средств, которыми располагает предприятие, источников хозяйственных средств и хозяйственные процессы. (Предмет бухгалтерского учета, повторите тему № 1). Поэтому, чтобы контролировать движение средств предприятия и предусмотрены счета, причем каждый счет контролирует свой объект (материальные ценности, расчеты, фонды). Запись на счете может быть произведена в том случае, если что-то изменилось в результате операций (увеличилось или уменьшилось). Эти изменения надо правильно записать. Для этого необходимо хорошо запомнить следующие правила.

Правило 1: на предприятии открывается столько счетов, сколько существует объектов учета, так как каждый счет контролирует свой объект.

Правило 2: счета ведут (заполняют) в течение месяца, в начале месяца «открывают» (дают название, выставляют остатки имеющихся в наличии средств и источников), в течение месяца отражают изменения (увеличения или уменьшения в отдельности), в конце месяца «закрывают» - подсчитывают обороты и остатки оставшихся в наличии средств, фондов, долгов по расчетным операциям в результате работы предприятия за месяц.

Правило 3: счета связаны с балансом, они показывают изменения, происходящие со статьями актива и пассива, а в конце учетного периода (месяца, квартала, года) по данным остаткам на счетах составляют баланс, таким образом, показывают состояние (т.е. сколько) средств предприятия и его источников на последнее число.

Правило 4: заполняют счета по данным бухгалтерских документов, из которых берут сумму, и в зависимости от того, что изменилось и как (увеличилось или уменьшилось), записывают на соответствующем счете и в соответствующей его части (дебете или кредите).

Правило 5: счета бывают активные, пассивные, активно-пассивные.

Активные счета – это счета, предназначенные для учета, наличия и движения хозяйственных средств предприятий, производственных и непроизводственных затрат.

Например, счета «Материалы», «Основные средства (фонды)», «Наличка», «Готовая продукция», т.е. те средства, которые мы показываем в активе баланса по соответствующим статьям.

Пассивные счета – это счета, предназначенные для учета, наличия и изменения источников хозяйственных средств предприятия.

Например, счета «Зарегистрированный (паевой) капитал», «Дополнительный капитал» и т.д. – те статьи, которые отражены в пассиве баланса.

Активно-пассивные счета – это счета, на которых объединяются свойства активных и пассивных счетов, т.е. на них учитываются как хозяйственные средства, так и источники их образования.

Остатки по этим счетам могут находиться и в активе, и в пассиве баланса. Например, счет «Расчеты по налогам». Это связано с тем, что часть налогов мы платим авансом (не заработав прибыль, мы уже платим налог на нее). В этом случае счет будет активный (нам государство должно). Часть налогов мы перечисляем спустя некоторое время после их расчета (начисление налога). В этом случае мы становимся должником государства (т.е. счет пассивный), а потом гасим долг.

Правило 6: на активных счетах по дебету отражают остаток хозяйственных средств на начало месяца и их увеличение, а по кредиту – уменьшение средств. Порядок записи операций на активных счетах смотрите в таблице 4.1.

Таблица 4.1 – Схема записей на активном счете

Разберем, какие записи отражены в таблице, а затем еще проиллюстрируем на отдельном примере записи по активному счету.

П.1. Заполняется в том случае, если в начале месяца (на момент открытия счета) был остаток каких-либо средств (например, материалы или готовая продукция на складе, станки и транспорт и т.д.). В этом случае сумма остатка в гривнях записывается в дебетовую часть счета. Остаток иначе называют «сальдо».

П.2. Заполняется в том случае, если в течение месяца из документов следует, что на предприятие поступили какие-либо средства: материалы, деньги. В результате средства предприятия увеличились. Таким образом, «увеличения» записываются в дебет активного счета.

П.3. Заполняется в том случае, если в течение месяца из документов следует, что предприятие расходовало свои средства, передавало их кому-то в собственность и т.д., в результате чего данные средства уменьшились. Таким образом, «уменьшения» записывают в кредит активного счета.

П.4. Если в течение месяца по дебету счета записывают операции – в конце месяца подсчитывают оборот по дебету, который будет равен арифметической сумме всех записей по кредиту счета.

П.5. Если в течение месяца по кредиту счета записана более чем одна операция – в конце месяца подсчитывается оборот по кредиту, который будет равен арифметической сумме всех записей по кредиту счета.

П.6. Остаток средств по счету на конец месяца (или начало следующего месяца) равен п.1 + п. 4. – п.5 и записывается в дебет счета.

Учтенные записи по счетам ведут в денежном измерении какие бы большие или малые суммы не приходилось записывать – обратите на это внимание.

А теперь рассмотрим пример записей сумм хозяйственных операций на одном из активных счетов, например на счете «Наличные», который будет отражать изменения, происходящие с наличными денежными средствами в кассе предприятия (см. таблицу 4.2).

Таблица 4.2 – Счет «Наличные»

Грн.

Где Сн – сальдо начальное, Ск – сальдо конечное.

Итак, из примера в таблице 2 следует, что в начале месяца (август) наличность в кассе предприятия было 9,0 грн., в течение августа были получены в кассу деньги 5-го и 17-го числа. В конце месяца подсчитывают обороты отдельно по увеличению средств – они составили 1130,0 грн., и отдельно по уменьшению – они составили 1131,0 грн. Остаток средств на 1 сентября составил 8,0 грн. Его определили: 9,0 + 1130,0 – 1131,0 = 8,0

Правило 7: порядок записи операций на пассивных счетах (см. табл. 4.3). На пассивных счетах по кредиту отражают остатки источников средств на начало отчетного периода и увеличение их, а по дебету – уменьшение.

Таблица 4.3 – Схема записей на пассивном счете

Итак, видно из таблицы, что имеются отличия в порядке учтенных записей на пассивном счете по сравнению с активным (см. табл. 4.1). Определите, в чем они заключаются? Рассмотрим пример, связанный с учетом изменений такого источника хозяйственных средств, как кредит банка. При необходимости предприятие может взять кредит, а затем его вернуть (погасить). Как эти операции будут записаны на счета за август месяц увидим в таблице 4.4.

Таблица 4.4 – Счет «Кредит банка»

Грн.

Если у предприятия в начале месяца был не погашен долг (следовательно, оно располагает временно чьими-то средствами, в данном случае банковским кредитом), сумму задолженности показываем по кредитовой части счета. В течение месяца этот долг то возрастал (см. 10 и 28 числа), то возвращался (см. 6 и 25 числа). На конец месяца задолженность банку составила 700,0 + 1900,0 – 1800,0 = 800,0 грн. Сальдо (остаток) на конец августа месяца или на 1-е сентября отражено по кредиту счета. Остаток на пассивном счете равен (см. таблицу 4.3) п.6 = п.1 + п.4 – п.5 и записывается в кредите счета.

Правило 8: порядок записи операций на активно-пассивных счетах (см. табл. 4.5).

Таблица 4.5 – Порядок записи операций на активно-пассивных счетах