Учетные регистры. Порядок ведения учетных записей

Хозяйственные операции, осуществляемые предприятием, оформляются соответствующими документами, группируются в определенном порядке для получения полной информации. Выполнить эту работу можно только с применением учетных регистров.

Учетными регистрами называют разграфленные таблицы, предназначенные для ведения учетных записей, т.е. для регистрации и группировки хозяйственных средств и операций на основании первичных документов. Записи в учетных регистрах используются для контроля за хозяйственной деятельностью предприятия, для управления производством, для последующего экономического анализа и для подготовки рекомендаций с целью принятия управленческих решений. Данные из учетных регистров используются для контроля за выполнением плана, для калькулирования себестоимости продукции и исчисления чистой прибыли предприятия.

Учетные регистры классифицируются по различным признакам, а именно, по характеру, по содержанию и по внешнему виду бухгалтерских записей.

По характеру бухгалтерских записей учетные регистры делятся на:

- систематические;

- хронологические;

- комбинированные.

Систематические учетные регистры используются для группировки (систематизации) однородных хозяйственных операций в системе счетов бухгалтерского учета. К ним относится Главная книга, в которой обобщаются записи по каждому счету.

Хронологические учетные регистры применяются для учета всех хозяйственных операций в календарном порядке их совершения и оформления. Примером являются журналы регистрации хозяйственных операций, кассовая книга и другие.

Комбинированные учетные регистры совмещают систематические и хронологические записи, т.е. в них учетные данные записывают в календарной последовательности и одновременно систематизируют их на счетах. Примером являются журналы-ордера.

По внешнему виду учетные регистры подразделяют на:

- бухгалтерские книги;

- сводные листы;

- карточки.

Бухгалтерские книги применяют для систематических и хронологических записей. Книги удобны тем, что отдельные листы переплетены, на обороте последней страницы подписями руководителя и главного бухгалтера заверяют количество пронумерованных страниц. К бухгалтерским книгам относят Главную книгу (книгу синтетиеских счетов), кассовую книгу товарно-кассовую книгу, книгу регистрации номеров документов и т.п. Основным преимуществом является надежность сохранения учетных записей.

Сводные листы (ведомости) – это таблицы со специальным графлением. В течение месяца в эти таблицы записывают сведения, основанием для которых служат первичные документы. Назовем некоторые сводные листы: журналы-ордера, мемориальные ордера, накопительные ведомости.

Карточки – это отдельные учетные таблицы на бланках определенного стандарта. Они хранятся в специальных ящиках-картотеках. Каждой карточке присваивается порядковый номер. В карточках ведутся записи, связанные с аналитическим учетом основных средств, товарно-материальных ценностей и в других случаях.

По содержанию учетные регистры подразделяют на:

- регистры синтетического учета, отражающие хозяйственные операции в обобщенном виде и только в денежном выражении;

- регистры аналитического учета, в которых каждая операция записывается с необходимой полнотой, т.е. в двух показателях: в натуральном и денежном выражениях, и с пояснительным текстом. Например, карточки для ведения аналитического учета основных средств, товарно-материальных ценностей. Порядок записей в учетных регистрах регламентируется Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете.

Формы бухгалтерского учета

Форма бухгалтерского учета (ФБО) представляет собой совокупность учетных регистров, в которых в определенной последовательности соответствующим образом делаются учетные записи с целью получения итоговых данных, характеризующих финансовое положение и результаты хозяйственной деятельности предприятия.

В нашей стране применяют различные формы бухгалтерского учета, выбор которых определяется размерами предприятия, его структурой, уровнем автоматизации, вычислительных работ.

Существуют следующие формы бухгалтерского учета:

- мемориально-ордерная;

- журнальная;

- автоматизированная.

Хотя все выше применяемые формы отличаются друг от друга, у них одна суть, которая заключается в регистрации хозяйственных операций, группировке однородных данных, их разноске по синтетическим и одновременно по аналитическим счетам, подсчете оборотов и остатков на счетах, составление заключительного баланса и других форм отчетности.

Для ведения записей при любой форме учета удобно использовать специально разграфленные листы различных форматов, называемые пустографками.

Рассмотрим вначале мемориально-ордерную форму, как довольно простую и логичную.