Глава 1. Характеристика Кировского областного государственного казенного учреждения «Кировлесцентр»

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего образования

«Вятский государственный университет»

(ВятГУ)

 

Юридический институт

 

Кафедра теории и истории государства и права

 

 

Старикова Валентина Михайловна

Организационно-правовое и документационное обеспечение управления

(на примере Кировского областного государственного казенного учреждения "Кировлесцентр")

 

Направление подготовки: Документоведение и архивоведение

Бакалаврская работа студентки 3-го курса заочной формы обучения

 

 

Допущена к защите на ГЭК Зав. кафедрой кандидат исторических наук, _______________ А.В. Скутнев «___»_______________2016г.

Научный руководитель Кандидат исторических наук   __________________ Ю.Н. Тимкин «___»___________________2016г.

 

Киров, 2016

 

 

Оглавление

Введение

Глава 1. Характеристика Кировского областного государственного казенного учреждения «Кировлесцентр»………………………………….19

1.1. История создания Кировского областного государственного казенного учреждения «Кировлесцентр»…………………………………………………19

1.2. Структура и региональное развитие Кировского областного государственного казенного учреждения «Кировлесцентр»………...............21

1.3. Организационно-правовые документы определяющие деятельность КОГКУ «Кировлесцентр»………………………………………………………25

Глава 2. Организация службы ДОУ в КОГКУ «Кировлесцентр»……….42

2.1. Организация документооборота …………………………………………..42

2.2. Документы, определяющие организацию делопроизводства в КОГКУ «Кировлесцентр»………………………………………………………………...44

2.3 Порядок работы с входящими и исходящими документами, регистрация документов ………………………………………………………………………54

2.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов ..58

2.5. Организация контроля исполнения документов …………………………62

2.6. Составление номенклатуры дел и формирование дел …………………..63

Глава 3. Совершенствование документационного обеспечения ………...68

3.1. Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения КОГКУ «Кировлесцентр»……………………………………………………….68

3.2. Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации…………………………………………………………...70

Заключение ……………………………………………………………………..79

Список литературы…………………………………………………………….82

Список сокращений……………………………………………………………86

Приложения …………………………………………………………………….87

 

 

Введение

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами – это часть производственной культуры, являющейся важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота – такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю, который теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов и большая часть рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на хранение.

Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Актуальность данной темы обусловлена недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Объект: Кировское областное государственное казенное учреждение «Кировлесцентр» (КОГКУ «Кировлесцентр»).

Предмет: организация документационного обеспечения управления КОГКУ «Кировлесцентр» и его совершенствование.

Цель:анализ организационного обеспечения деятельности Кировского областного государственного казенного учреждения «Кировлесцентр», а также разработка и внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.

Задачи:

1. Рассмотреть теорию основ документационного обеспечения управления.

2. Изучить и охарактеризовать организационно-правовую основу и структуру учреждения.

3. Дать анализ нормативным документам, определяющих организацию делопроизводства КОГКУ «Кировлесцентр».

4. Рассмотреть регламентацию документирования деятельности администрации КОГКУ «Кировлесцентр».

5. Рассмотреть аспекты организации службы документационного обеспечения управления на примере деятельности администрации КОГКУ «Кировлесцентр».

6. Разработать предложения по совершенствованию системы документационного обеспечения управления КОГКУ «Кировлесцентр».

При выполнении работы применялись следующие методы: анализа и синтеза, статистический, сравнительный, структурно-функциональный, метод описания.

Выпускная квалификационная работа была выполнена на основании следующих документов: Конституция РФ^[1](Ст. 78 на основании которой КОГКУ «Кировлесцентр» было образовано, и ему были переданы полномочия в области лесных отношений).

Статья 33 Конституции РФ дает право гражданам обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления.

Данная статья относится к теме нашей дипломной работе, так как в положении учреждения закреплена данная функция.

Для написания дипломной работы были использованы Гражданский Кодекс Российской Федерации, Уголовный Кодекс Российской Федерации, Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях и Трудовой Кодекс Российской Федерации.

Часть первая Гражданского кодекса Российской Федерации¹устанавливает обязательность документирования, а также требования к форме и составу документов, создаваемых при совершении актов гражданских взаимоотношений.

Так же в Гражданском кодексе РФ дается понятие юридических лиц, их видов, что помогает нам определить правовое положение исследуемого учреждения, его функции, способы образования, реорганизации и ликвидации.

Уголовный кодекс Российской Федерации^[2] предусматривает ответственность за утрату документов, содержащих государственную тайну, похищение или повреждение документов.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях^[3] предусматривает наложение административного штрафа на граждан или юридических лиц при нарушениях в области связи и информации и в сфере управления, касающиеся деятельности государственного архива.

Трудовой кодекс Российской Федерации^[4] определяет документы, которые надо оформлять при возникновении той или иной ситуации, связанной с трудовой деятельностью. Также Трудовой кодекс РФ регламентирует структуру текста, оформление и сроки подготовки некоторых из документов.

Для написания данной дипломной работы привлекались следующие Федеральные законы и законы субъектов Российской Федерации:

Федеральный конституционный закон «О Государственном гербе Российской Федерации».^[5] Устанавливаются Государственный герб Российской Федерации, его описание и порядок официального использования.

Федеральный закон «О государственном языке Российской Федерации»^[6] регулирует ведение документации на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»^[7] регулирует отношения, которые возникают при использовании информационных ресурсов, при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применения информационных технологий, обеспечение защиты информации. Для написания дипломной работы нам важна статья 11 «Документирование информации», в которой установлен порядок документирования информации. Также в данном законе рассмотрены вопросы, касающиеся обеспечения защиты информации от неправомерного доступа к ней, уничтожения, модификации, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также в других неправомерных действиях в отношении информации, располагаемой в документах, создаваемых в учреждениях.

Федеральный закон «О некоммерческих организациях»^[8] определяет правовое положение, порядок создания, деятельности, реорганизации и ликвидации некоммерческих организаций как юридических лиц, формирования и использования имущества некоммерческих организаций, права и обязанности их учредителей, основы управления некоммерческими организациями и возможные формы их поддержки органами государственной власти и органами местного самоуправления. Данный Федеральный Закон для нас важен, так как КОГКУ «Кировлесцентр» является государственным казенным учреждением и не имеет извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности и не распределяет полученную прибыль между участниками.

Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов»^[9] нам необходим, потому что он определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов Российской Федерации и развития системы государственной библиографии, предусматривает обеспечение сохранности обязательного экземпляра документов, его общественное использование. Закон устанавливает виды обязательного экземпляра документов, категории его производителей и получателей, сроки и порядок доставки обязательного экземпляра документов, ответственность за их нарушение.

Федеральный закон «О персональных данных»^[10] регулирует отношения связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой государственным учреждением.

Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»^[11] регулирует правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации закрепленного за ним Конституцией Российской Федерации права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а также устанавливает порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами.

Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»^[12] регулирует отношения, возникающие в связи с предоставлением государственных и муниципальных услуг соответственно федеральными органами исполнительной власти, органами государственных внебюджетных фондов, исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации, а также местными администрациями и иными органами местного самоуправления, осуществляющими исполнительно-распорядительные полномочия.

Федеральный закон «Об электронной подписи»^[13] регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.

Федеральный закон «Об архивном деле в РФ»^[14] регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов.

Закон Российской Федерации «О государственной тайне»^[15] регулирует отношения, которые возникают в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием.

Для написания дипломной работы изучены государственные стандарты.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»^[16] закрепляет состав реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документов, правила их оформления, требования к бланкам документов. В стандарте сохранены многие проверенные временем требования к оформлению документов, обеспечена его преемственность с раннее действовавшими ГОСТами. Данный ГОСТ помог при составлении документов.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»^[17] регулирует процессы управления документами государственных организаций. Даются определения терминам, которые употребляются в стандарте. Указываются требования к управлению документами в организации, характеристики этих документов.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).^[18] Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.^[19] Методические рекомендации разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 является продолжением стандартизации правил оформления организационно-распорядительной документации (ОРД).

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.^[20] Данный справочник предназначен для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений, обеспечения эффективной системы управления персоналом организаций и предприятий, независимо от форм собственности и организационно-правовых форм деятельности. Справочник закрепляет наименование должностей, их квалификационные характеристики и должностные инструкции. Он нужен для составления новых должностных инструкций администрации КОГКУ «Кировлесцентр».

«Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»^[21] регулируют вопросы работы с документами в федеральных органах исполнительной власти.

Общероссийский классификатор управления документами ОК 011-93.^[22] Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Классификатор предназначен для решения задач по регистрации унифицированных форм документов.

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94.^[23] Классификатор позволяет кодировать анкетно-биографические данные работников, сведения об образовании, занимаемой должности и т.д.

«Основные правила работы архивов организаций»^[24] устанавливают нормы и технологию работы архива организации, содержит методику работы с документами в архиве организации.

«Перечень сведений конфиденциального характера»^[25] содержат сведения, которые содержат конфиденциальную информацию.

«Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне»^[26] охватывает сведения, которые содержат государственную тайну.

Указ Президента Российской Федерации «О структуре федеральных органов исполнительной власти»^[27] устанавливает структуру федеральных органов исполнительной власти.

Постановление Правительства Кировской области «О государственной информационной системе Кировской области «Система исполнения регламентов Кировской области»^[28] содержит положения, касающиеся по формированию и обеспечению функционирования данной информационной системы.

Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»^[29]устанавливает унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

«Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»^[30] разработаны в целях оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству.

«Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера»^[31] освещают правовые, организационные, методические вопросы работы по исполнению запросов социально-правового характера, содержат специальные разъяснения действующих нормативных требований, связанных, в том числе, с правовой регламентацией доступа к информации персонального характера.

Практическое пособие М. И. Басакова «Приказ и деловое письмо (требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003)»^[32] излагается порядок и правильное оформление управленческих документов. В данном практическом пособии нас интересуют две группы организационно-распорядительных документов (ОРД) – это организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатное расписание) и распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания). М. И. Басаков излагает сведения о порядке разработки и оформлении важнейших управленческих документов.

В издании М. В. Кирсановой и Ю. М. Аксенова «Курс делопроизводства (документационное обеспечение управления)»^[33] рассматриваются способы документирования, виды документов, а также нормативно-методическая база делопроизводства. Учебное пособие доступным языком объясняет и помогает в работе начинающим и желающим разобраться специалистам. Оно помогло нам при написании дипломной работы изучить вопросы, затрагивающие документирование и документационное обеспечение управления, как с теоретической, так и с практической стороны, дало возможность ориентироваться в существующей информации по делопроизводству.

Данное издание помогло систематизировать информацию по созданию, отдельных видов документов и целых классификационных групп документов.

В учебном пособии Н. П. Крюковой «Документирование управленческой деятельности»^[34] представлены виды документов и правильное их оформление. В данном учебном пособии мы можем найти интересующие образцы оформления организационно-правовых документов. Автор раскрывает общие требования к содержанию документов, их структуре, оформлению, дает описание особенностей при подготовке отдельных видов документов.

В работе М. П. Бобылевой «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному»^[35] подробно изложена организация документооборота, оценка деятельности службы ДОУ. Автор рассматривает вопросы ДОУ: структуру и состав службы ДОУ, организацию работы с документами, этапы движения документов в организации.

В процессе подготовки дипломной работы были использованыпубликации из различных научных журналов.

Е. С. Белоус в статье «Терминологическое наименование сферы работы с документами: от делопроизводства к управлению документацией»^[36] описывает особенности терминологического наименования сферы работы с документами. Статья дает обширное определение терминам «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления», которые помогают сориентироваться в процессе работы с документами.

Статья Т. А. Быковой «О некоторых проблемах сферы управления документами в Российской Федерации»^[37] посвящена вопросам организации документационного обеспечения управления в Российской Федерации. Из статьи понятно, что представляет собой современное ДОУ в сфере профессиональной деятельности.

Е. А. Залипаева в своей работе «К вопросу о государственном регулировании документационного обеспечения управления»^[38]раскрывает значение и структуру системы законодательных и нормативных актов, регламентирующих деятельность органов исполнительной власти. Автор акцентирует внимание на роли информации в управлении любой организации.

В статье З. В. Ивонинской «Методика написания дипломных проектов по документационному обеспечению управления (из опыта работы кафедры)»^[39] изложены особенности методики написания проектов ДОУ применительно к сфере государственного управления.

В публикации Г.В.Очкур «К вопросам совершенствования информационно-документационного обеспечения управления организацией на современном этапе»^[40] рассмотрены основные вопросы информационно-документационного обеспечения управления организацией. Раскрывается, содержание деятельности службы ДОУ организации.

В докладе Д.О. Сонина «Системные аспекты построения документационного обеспечения управления»^[41] изложены принципы складывания системы документационного обеспечения управления организации.

В статье Н. Г. Суровцевой «Перспективы развития документационного обеспечения управления в контексте институциональных трансформаций»^[42] документационное обеспечение государственного управления рассматривается как элемент институциональной сферы, развитие которой осуществляется в контексте модернизации. Данная статья дает представление о современном документе и позволяет оценить организацию работы с документами.

Л. Р. Фионова в публикации «Анализ системы ДОУ организации перед внедрением автоматизированных технологий»^[43] описывает анализ состояния системы ДОУ в организации и его этапы, обработку результатов анализа и высказывает предложения по улучшению работы организации. Идеи, высказанные Л. Р. Фионовой, мы будет использовать при написании нашей работы.

Также Л. Р. Фионова в другой работе «Документационное обеспечение управления – обязательная компонента в подготовке управленческих кадров»^[44] дает характеристику современного этапа развития российской экономики, подчеркивая, что технологии документационного обеспечения управления влияют на эффективность работы организации.

В статье Л. Р. Фионовой «Построение модели специалиста в сфере документационного обеспечения управления на основе компетентностного подхода»^[45] предложено описание классификационной шкалы для специалиста по документационному обеспечению управления.

В соответствии с поставленными задачами данная дипломная работа состоит из оглавления, введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, списка сокращений и приложений. Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных источников и литературы. В первой главе рассматриваются характеристика, структура и функции организации КОГКУ «Кировлесцентр». Во второй главе рассматривается постановка делопроизводства на настоящий момент, и приводятся предложения по оптимизации управленческого документооборота организации, по рационализации и совершенствованию работы с документами. В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами. В приложении приведены документы, используемые в администрации КОГКУ «Кировлесцентр».

 

Глава 1. Характеристика Кировского областного государственного казенного учреждения «Кировлесцентр»