Порядок работы с входящими и исходящими документами, регистрация документов

Входящие документы – это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров.

Входящие документы образуют три направления движения:

- руководству организации,

- руководству структурных подразделений,

- непосредственно специалистам.

Задача службы ДОУ при работе с поступающими документами:организовать учет поступления документов из всех источников, организовать их первичную обработку, координировать движение документов.

Первичная обработка поступивших документов сводится к следующему:

1. Прием. Проверка правильности доставки.

2. Проверка целостности упаковки, сохранности печатей. Вскрытие.

3. Контроль почты: проверка правильности адресования; проверка согласования даты письма с датой почтового штемпеля; проверка комплектности и сохранности вложений.

4. Присвоение документу входящего номера, проставление штампа о получении документа.

5. Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

6. Сортировка документов по адресам.

Организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей.

Движение документов задается резолюцией руководителя.

Работа с входящими документами:

1. Прием документов, проверка правильности адресования, приложений.

2. Сортировка, распределение (Передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения).

3. Постановка входящего номера.

4. Регистрация (Передача зарегистрированных документов заместителям директора, в структурные подразделения, исполнителям).

5. Передача руководителю.

6. Рассмотрение руководителем.

7. Внесение сведений из резолюции в регистрационную форму;

8. Передача исполнителю.

9. Контроль исполнения.

10. Исполнение.

11. Подшивка в дело.

Внутренние документы – данные документы используются для организации работы предприятия.

Работа с внутренними документами предприятия включает следующие основные этапы:

1) получение распоряжения на подготовку (разработку и оформление) документа;

2) изучение материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе;

3) составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать);

4) согласование проекта документа (при необходимости – корректировка по результатам согласования);

5) представление документа на подпись (утверждение);

6) передача на регистрацию (при необходимости – также на тиражирование);

7) передача документа должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия для руководства в повседневной работе;

8) помещение в дело.

Исходящие документы: большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы.

Работа с исходящими документами:

1. Составление проекта исходящего документа.

2. Проверка правильности оформления (Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения).

3. Согласование документа.

4. Подписание.

5. Регистрация.

6. Отправка документов.

7. Подшивка второго экземпляра документа.

Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Проведем сравнительный анализ журнала регистрации входящих документов КОГКУ «Кировлесцентр» (начат 10.01.2015, окончен 31.12.2015). В данном журнале имеются следующие графы:

Данный журнал не соответствует грамотной организации работы с входящими документами.

Так, например, вместо графы «ФИО получившего документ» следует применить две графы: «Резолюция» и «Ответственный исполнитель». Отсутствует графа «Срок исполнения» – ее необходимо внести, т.к. каждый документ имеет срок исполнения. Для облегчения поисковой работы с документами данный журнал необходимо пересмотреть и переработать, т.к. существующий журнал не только не облегчает поиск документа, а даже затрудняет его.

Таким образом, организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов. Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка.

Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание специализированного участка - экспедиции, как одного их структурных подразделений службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.

Рекомендации по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее косому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.

Итак, учет входящих и исходящих документов ведется на бумажных носителях, что приводит к ошибкам в регистрации документов, затрудняет их поиск. При отправлении корреспонденции тоже случаются ошибки. Из-за увеличения потока информации исходящей и поступающей необходимо ведении электронного документооборота, что значительно облегчит поиск документа и его прохождение по инстанциям.