Обеспечение сохранности электронных документов

Сохранность электронных документов в архиве организации обеспечивается:

· созданием оптимальных условий хранения носителей электронных документов;

· рациональным размещением электронных носителей в архивохранилище;

· проверкой наличия и состояния электронных документов;

· контролем физического и технического состояния носителей и электронных документов;

· копированием электронных документов в целях рабочих экземпляров, в том числе для фонда пользования;

· конвертированием электронных документов на новые (в технологическом отношении) электронные носители и в новые форматы.

Для обеспечения сохранности электронных документов в архиве организации необходимо выполнять мероприятия по информационной безопасности:

· защиту электронных документов от воздействия вредоносных компьютерных программ («вирусов» и т.п.);

· защиту электронных документов от несанкционированного доступа к ним.

Оптимальные условия хранения электронных документов в структурных подразделениях и в архиве организации обеспечиваются:

· оборудованием помещений и хранилищ средствами пожаротушения, охраны и сигнализации;

· применением технических средств для создания оптимальных (нормативных) температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов в помещениях и хранилищах архива;

· применением программных средств для обеспечения информационной безопасности;

· применением специальных средств хранения и перемещения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, контейнеры, футляры);

· наличием в архиве двух или более экземпляров единиц хранения электронных документов, записанных на два или более обособленных материальных носителя однократной записи, и их раздельным хранением;

· применением технических и программных средств, предназначенных для резервного копирования, конвертирования и миграции электронных документов, контроля их физического и технического состояния.

· защитой информации от несанкционированного доступа путем применения соответствующих технических средств;

· доступом к информации установленных категорий пользователей;

· режимами хранения электронных документов, исключающими утрату, уничтожение или искажение информации.

Оптимальные условия хранения электронных документов

Хранение электронных документов в архиве организации осуществляется в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и вредных воздействий окружающей среды.

Требования к зданиям и помещениям архива, хранящего электронные документы, должны соответствовать общим требованиям к зданиям и помещениям подобного назначения.

Защита электронных документов обеспечивается за счет соблюдения (поддержки):

1) светового режима хранения;

2) температурно-влажностного режима хранения;

3) санитарно-гигиенического режима хранения.

В архивохранилищах все виды работ с документами проводятся при ограниченных уровнях освещения. Для защиты электронных документов применяют хранение обособленных материальных носителей с записанными на них единицами хранения в первичных защитных средствах хранения – футлярах.

В архивохранилищах для документов на электронных носителях информации (оптические диски) поддерживается следующий температурно-влажностный режим: температура +15 – +20°С, относительная влажность воздухав диапазоне от 20 до 50%.В хранилище с рабочими экземплярами электронных документов допустима комнатная температура – +23°С. В хранилище с основными экземплярами электронных документов должны поддерживаться: температура – не выше +17°С и по возможности низкая относительная влажность воздуха. Не допускается хранение дисков при температуре выше +32°С и ниже –10°C и относительной влажности ниже 10%. Возможна транспортировка дисков при температуре до –5°С и относительной влажности 50%.

При наличии рекомендаций фирмы-изготовителя электронных носителей по организации температурно-влажностного режима хранения им следует отдавать предпочтение перед приведенным выше общими рекомендациям.

В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются соответствующие мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления, проветривания и увлажнения (осушения) воздуха и др.

Температурно-влажностный режим в архивохранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха на основании показаний соответствующих контрольно-измерительных приборов: в кондиционируемых помещениях – два раза в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом – три раза в неделю.

Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале, форма которого определяется организацией самостоятельно.