Проверка наличия и состояния электронных документов

В ходе проверки наличия и состояния электронных архивных документов в архиве организации осуществляются следующие мероприятия:

· установление фактического наличия единиц хранения электронных документов и единиц учета электронных документов, находящихся на хранении;

· выявление и устранение недостатков в учете единиц хранения электронных документов;

· выявление отсутствующих единиц хранения и организация их розыска;

· контроль физического и технического состояния единиц хранения электронных документов;

· контроль технического состояния и воспроизводимости электронных документов программными средствами;

· выявление и учет единиц хранения электронных документов, требующих специальной технической обработки;

· выявление и учет электронных документов, требующих копирования на новые электронные носители и проведения другой технической обработки.

Проверка наличия и состояния электронных документов проводится не реже одного раза в 5 лет, а также при перемещении архива в другое помещение, при смене руководителя архива (работника, ответственного за архив) и перед передачей документов на хранение в государственный или муниципальный архив.

Проверка физического и технического состояния основных и рабочих экземпляров электронных документов проводится через год после приема электронных документов на хранение в архив и далее с периодичностью один раз в 5 лет. В случаях регулярного нарушения температурно-влажностного режима хранения, проверку следует проводить один раз в год или каждый раз после чрезвычайной ситуации нарушения режима.

Проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ («вирусов») осуществляется при приеме электронных документов на хранение от структурных подразделений организации, а также во время проведения периодических проверок технического состояния электронных документов, каждый раз перед использованием электронных документов, а также в процессе подготовки документов постоянного срока хранения к передаче в государственный или муниципальный архив,

При проверке наличия и состояния электронных документов в организации необходимо:

· сохранять порядок расположения единиц хранения в футлярах, контейнерах, на стеллажах, в шкафах;

· возвращать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно хранящиеся единицы хранения;

· изымать единицы хранения, содержащие вредоносные компьютерные программы («вирусы»), и помещать их на специально выделенную полку (ящик) для последующей специальной обработки электронных документов.

Работы по проверке наличия и состояния электронных документов фонда должны начинаться в хранилище основных экземпляров единиц хранения электронных документов и заканчиваться в хранилище рабочих экземпляров.

Проверка наличия и состояния электронных документов осуществляется в несколько этапов:

· предварительная проверка наличия единиц хранения электронных документов фонда;

· оценка физического состояния электронных носителей;

· оценка технического состояния единиц хранения;

· проверка наличия единиц учета электронных документов;

· оценка технического состояния и воспроизводимости электронных документов;

· заключительная проверка наличия единиц хранения.

При проверке наличия единиц хранения электронных документов проводится сверка их общего количества и учетных номеров со сведениями в книге учета поступлений единиц хранения (инвентарной книге обособленных носителей) и количества со сведениями по листу учета электронных документов фонда, а также проверка правильности их оформления.

При проверке наличия единиц учета электронных документов проводится сопоставление фактических общих количественных и контрольных характеристик с итоговой записью описи, сверка их наличия с описью (локализация, имя единицы учета, объем в байтах, Мб, дата и время сохранения файла).

4.6. Проверка физического и технического состояния носителей
электронных документов, технического состояния электронных документов

Проверка физического и технического состояния электронных носителей заключается в оценке:

· физического состояния электронных носителей (единиц хранения), в том числе: состояние первичных средств хранения электронных носителей (наличие трещин, деформаций, разрушения, наличие и качество надписей на вкладышах и этикетках и т.п.), наличие запыления и загрязнения поверхностей электронных носителей, наличие влаги на поверхностях электронных носителей, физическое состояние рабочей поверхности и корпусов электронных носителей (выявление механических повреждений и деформаций, расслоения, пузырения, изменения цвета, наличие царапин, проколов) и др.;

· оценке технического состояния электронного носителя, в том числе: соответствие характеристик электронного носителя сведениям, содержащимся в сдаточной описи структурного подразделения или в удостоверяющем листе к описи; проверка электронных документов на наличие в них вредоносных компьютерных программ («компьютерных вирусов»); проверка на сбои при считывании информации, в том числе проверяется уровень параметров, характеризующих электронные носители (например, число сбоев при считывании информации в единицах времени, число поврежденных и нечитаемых секторов, количество ошибок при чтении файлов и т.п.).

При проверке технического состояния электронных документов проводится проверка воспроизводимости всех единиц учета электронных документов на оборудовании архива (визуальный просмотр) в ходе приема единиц хранения в архив и далее с периодичностью один раз в 5 лет.

Контроль технических параметров электронных носителей, электронных документов проводят с помощью специализированного аппаратного и программного обеспечения.

Результаты проверки наличия и состояния электронных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния электронных документов раздельно по основным и рабочим экземплярам электронных документов. В случае если рабочие и основные экземпляры единиц хранения хранятся в одном хранилище, результаты проверки их наличия и состояния вносятся в сводный акт.

Акты, составленные по окончании проверки, включаются в дело фонда.