Мегаобучалка Главная | О нас | Обратная связь


Порядок передачи электронных документов в архив организации



2016-09-17 2466 Обсуждений (0)
Порядок передачи электронных документов в архив организации 4.83 из 5.00 6 оценок




Электронные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив организации ежегодно не позднее чем через 3 года после завершения работы с документами.

Передача электронных дел в архив организации производится в упорядоченном состоянии на основании сдаточных описей (приложение 2).

Документы на обособленных электронных носителях физически перемещаются из структурных подразделений в архив организации.

Информационная система архива организации должна поддерживать требования к организации архивного хранения и использования электронных документов и иметь:

· программные средства для преобразования компьютерных форматов (конверторы);

· программные средства для просмотра электронных документов в разнообразных форматах;

· возможность проводить копирование, конвертирование и миграцию электронных документов;

· специализированное программное обеспечение для поиска электронных документов, хранящихся в архиве.

При приеме единиц хранения электронных документов в архив:

· проверяется соответствие единиц хранения сдаточным описям;

· проводится проверка физического и технического состояния обособленных электронных носителей, в первую очередь проверка на наличие вредоносных компьютерных программ;

· проводится проверка наличия и технического состояния электронных документов (проверка воспроизводимости каждого файла каждого экземпляра – основного и рабочего).

Прием электронных документов в архив оформляется составлением итоговой записи в конце каждого экземпляра сдаточной описи, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных носителей, их объем в байтах, номера отсутствующих электронных носителей, дата приема–передачи, подтверждаемой подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные документы.

Обособленные материальные носители единиц хранения должны иметь футляры, каждый футляр должен быть снабжен фронтальным вкладышем.

После приема электронных дел в архив вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на фронтальные вкладыши, оформляемые в архиве.

На фронтальном вкладыше, оформляемом в архиве, указывается:

· сокращенное название организации;

· учетный номер единицы хранения;

· статус экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);

· номер фонда;

· номер описи электронных дел;

· крайние даты электронных документов;

· при необходимости делаются дополнительные отметки об ограничении доступа и т.п.

Фронтальный вкладыш помещается в футляр единицы хранения (диска) таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Надписи исполняются каким-либо печатным способом или специальными черными водостойкими чернилами, для них возможно использование штампов и других аналогичных средств.

На обособленный материальный носитель электронных документов несмываемым водостойким маркером наносится учетный номер единицы хранения электронных документов (электронного дела) с указанием типа экземпляра: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий).

 

8. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
НА ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ (МУНИЦИПАЛЬНЫЙ) АРХИВ

Подготовка и передача электронных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив осуществляется в соответствии с правилами и по графику, устанавливаемыми государственным или муниципальным архивом.

 

Приложение 1

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

электронных документов единицы хранения №_______

__________________

№ п/п Дата получения Индекс документа Дата документа Заголовок документа Кол-во листов ед. хр. Формат Объем (байт, Мб) Наличие электронной подписи
                 

Итого _____________________документов.
(цифрами и прописью)

 

Количество листов внутренней описи ___ .
(цифрами и прописью)

 

Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи

 

Дата

Приложение 2

Наименование организации

Наименование структурного
подразделения[*]

 

ОПИСЬ №_______

единиц хранения электронных
документов________________

 

№ п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Срок хранения[**] Тип носителя[***] Объем (Мб)[***] Примечание
основного экз. рабочего экз. основного экз. рабочего экз.
Название раздела
                   
                   

 

В данную опись внесено _
(цифрами и прописью)

единиц хранения электронных документов

с №_____________________________ по № ______________________________, в том числе:

литерные номера: _______________________________

пропущенные номера: ___________________________

 

Руководитель структурного
подразделения[****] Подпись Расшифровка подписи

 

Дата

 

Передавал ______________________________единиц
(цифрами и прописью)

хранения электронных документов.

 

Наименование должности сотрудника
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

 

Дата

Принял ___дел
(цифрами и прописью)

и _____________________________ регистрационно-контрольных карточек к документам.
(цифрами и прописью)

 

 

Наименование должности
работника архива Подпись Расшифровка подписи

 

Дата

[1] Электронные документы временных сроков хранения (до 10 лет включительно) формируются в электронные дела в форматах, в которых они были созданы в информационной системе организации и в архив организации не передаются.

[*] Опись утверждается руководителем структурного подразделения при наличии у него соответствующего права. При наличии ЭК структурного подразделения опись согласуется ЭК.

[**] Графа опускается в описи дел электронных документов постоянного срока хранения.

[***] В описи электронных документов рабочих экземпляров единиц хранения графы 7, 9 не заполняются, в описи резервных экземпляров графы 6, 8 не заполняются.

[****] При утверждении описи руководителем структурного подразделения опись подписывает ее составитель.

---

Приложение 8

Приложение 9

 

Министерство лесного хозяйства Кировской области   УТВЕРЖДАЮ Министр лесного хозяйства Кировской области _________ Р.Г. Ахмадуллин «____» __________ 2016 год
   
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ лесного отдела министерства лесного хозяйства Кировской области лесничества _________________ № _______ на 2016 год  
Индекс дела Заголовок дела Количество единиц хранения Срок хранения и № статей по перечню Примечание
58-хх*-01 Положение о министерстве лесного хозяйства Кировской области, положение лесного отдела министерства лесничества. Копии   ДМН Подлинники находятся в архиве министерства
58-хх-02 Журнал учёта лесных деклараций   Постоянно  
58-хх-03 Журнал регистрации входящих документов   5 лет Ст. 258г  
58-хх-04 Журнал регистрации исходящих документов   5 лет Ст. 258г  
58-хх-05 Журнал регистрации обращений граждан   5 лет Ст. 258е  
58-хх-06 Переписка с министерством лесного хозяйства Кировской области   5 лет ЭПК Ст. 33  
58-хх-07 Переписка с органами местного самоуправления, органами исполнительной власти Кировской области, федеральными органами исполнительной власти по основной деятельности   5 лет ЭПК Ст. 32  
58-хх-08 Переписка с лицами, использующими леса, по основной деятельности   5 лет ЭПК Ст. 35  
58-хх-09 Обращения граждан (жалобы, предложения, заявления) и документы по их рассмотрению   5 лет ЭПК Ст. 183б В случае неоднократного обращения – 5 лет после последнего рассмотрения
58-хх-10 Документы по согласованию документов, связанных с определением границ земель лесного фонда, лесных участков на территории лесничества   15 лет ЭПК  
58-хх-11 Книга рубок ухода   Постоянно  
58-хх-12 Книга расхода леса лесничества   Постоянно  
58-хх-13 Книга лесного питомника   Постоянно  
58-хх-14 Книга учёта лесонарушений   Постоянно  
58-хх-15 Книга учёта лесных культур   Постоянно  
58-хх-16 Книга учёта лесных пожаров   Постоянно  
58-хх-17 Книга учёта площадей с проведёнными мерами содействия естественному возобновлению леса   Постоянно  
         
58-хх-18 Книга площадей вышедших из-под сплошных рубок   Постоянно  
58-хх-19 Лесные декларации   5 лет  
58-хх-20 Реестр договоров купли – продажи лесных насаждений   Постоянно  
58-хх-21 Договоры купли – продажи лесных насаждений   Постоянно Ст. 797  
58-хх-22 Договоры аренды лесных участков, дополнительные соглашения к ним. Копии   ДМН  
58-хх-23 Документы, образующиеся в судебных процессах при участии лесного отдела (исковые заявления, доверенности, акты, справки, решения, постановления, определения, протоколы и другие)   5 лет Ст. 189 После вынесения решения
58-хх-24 Документы по освоению лесов (проекты освоения лесов, расписки, заключения государственной экспертизы проектов освоения лесов)   Постоянно  
58-хх-25 Документы по лесопатологическому обследованию (акты, служебные записки, листки сигнализаций)   5 лет После окончания мероприятия
58-хх-26 Документы по лесным пожарам (акты, протоколы, расчёты ущерба, документы о расследовании органами государственного пожарного надзора)   Постоянно  
58-хх-27 Документы по нарушениям лесного законодательства (акты о выявленных лесонарушениях, требования, справки расчета ущерба и др.)   5 лет Ст. 189 После вынесения решения
58-хх-28 Документы по технической приемке лесных культур (акты, ведомости, проекты, учётные карточки)   10 лет  
58-хх-29 Документы по выполнению государственных контрактов (контракты, акты выполненных работ)   5 лет Ст. 272, 273  
58-хх-30 Акты проверки выполненных работ по охране, защите и воспроизводству лесов (за исключением актов, связанных с выполнением государственного контракта)   5 лет ЭПК Ст. 173а  
58-хх-31 Статистические отчёты по охране, защите и воспроизводству лесов   Постоянно Ст. 467а  
58-хх-32 Документы по ежегодной оценке эффективности лесовосстановления (отчёты, сведения)   Постоянно  
58-хх-33 Приказы начальника лесного отдела министерства лесничества о командировках   5 лет Ст. 695з  
58-хх-34 Отчетность по администрированию платежей: - месячный отчет о начисленных и уплаченных суммах платы за использование лесов - сведения о погашении недоимки, возврате (зачету) переплат, уплате платежей на выяснении, сложившихся на начало отчетного года - реестр недоимщиков организаций (лесопользователей) по состоянию на отчетную дату и на начало отчетного года - реестр переплаты организаций (лесопользователей) по состоянию на отчетную дату и на начало отчетного года   Постоянно  
58-хх-35 Платежные документы (квитанции) об оплате платежей за использование лесов   5 лет ЭПК  
58-хх-36 Журнал учёта дел об административных правонарушениях   Постоянно  
58-хх-37 Дела об административных правонарушениях   5 лет  
58-хх-38 Доверенности, выданные на осуществление отдельных полномочий министерства начальникам и главным специалистам – экспертам лесного отдела   5 лет ЭПК Ст. 60 После истечения срока действия доверенности
58-хх-39 Акты плановых и внеплановых проверок по федеральному государственному лесному надзору, федеральному государственному пожарному надзору в лесах   Постоянно Ст. 173а  
ТАКСАЦИОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
58-хх-40 Таксационные описания по лесничеству (лесничествам)   Постоянно Ст. 907**  
58-хх-41 Планы лесонасаждений по лесничеству (лесничествам)   Постоянно Ст. 905**  
58-хх-42 Лесохозяйственные регламенты лесничества (лесничествам) и изменения в них   Постоянно Ст. 904**  

* индекс дела согласно приложению

Примечание: при составлении примерной номенклатуры дел лесного отдела министерства лесного хозяйства Кировской области использованы:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, М., 2010 г.

2) ** Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, М., 2007 г.

Начальник управления организационной и кадровой работы «___» ______________ 2015 г. А.А. Тетерин
   
Ведущий специалист - эксперт управления организационной и кадровой работы «___» ______________ 2015 г. Н.А. Перевозчикова
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК министерства лесного хозяйства Кировской области от __________ № _____   СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области от _____________ № _______


2016-09-17 2466 Обсуждений (0)
Порядок передачи электронных документов в архив организации 4.83 из 5.00 6 оценок









Обсуждение в статье: Порядок передачи электронных документов в архив организации

Обсуждений еще не было, будьте первым... ↓↓↓

Отправить сообщение

Популярное:
Генезис конфликтологии как науки в древней Греции: Для уяснения предыстории конфликтологии существенное значение имеет обращение к античной...
Как выбрать специалиста по управлению гостиницей: Понятно, что управление гостиницей невозможно без специальных знаний. Соответственно, важна квалификация...



©2015-2020 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (2466)

Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку...

Система поиска информации

Мобильная версия сайта

Удобная навигация

Нет шокирующей рекламы



(0.011 сек.)