Сохранить рабочую книгу, Удостовериться в правильности сохранения файлов

Работа №ТЕМА 7: УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫМИ ПРОЦЕССАМИ
В ТАБЛИЧНЫХ СИСТЕМАХ

Цель работы –приобретение практических: выработка на навыков обмена информацией между текстовыми и табличными системами, использования встроенных средств организации сортировки и фильтрации списков, формирование сводной таблицы, разработки макропрограмм макросов, для реализации конкретных целей обработки табличной информации.

Главной задачей работы является практическое освоение технологических приемов работы в среде Ms Excel. При выполнении пунктов задания следует обратить особое внимание на организацию фильтрации списков и возможности многоуровневой сортировки, а также особенности применения макросов.

Отчетом по работе служит протокол действий по реализации заданий в виде книги именной Ms Excel, на листах которой представлены соответствующие примеры.

Установочные положения.

В процессе работы приходится повторять одни и те же действия и операции в Excel. Любая офисная работа предполагает некую "рутинную составляющую" - одни и те же еженедельные отчеты, одни и те же действия по обработке поступивших данных, заполнение однообразных таблиц или бланков и т.д. Использование макросов и пользовательских функций позволяет автоматизировать эти операции, перекладывая монотонную однообразную работу на плечи Excel.

Макрос - это запрограммированная последовательность действий (программа, процедура), записанная на языке программирования Visual Basic for Applications (VBA). Макрос можно запускать сколько угодно раз, заставляя Excel выполнять последовательность любых нужных нам действий, которые нам не хочется выполнять вручную.

Макросы (т.е. наборы команд на языке VBA) хранятся в программных модулях. В любой книге Excel мы можем создать любое количество программных модулей и разместить там наши макросы. Программные модули бывают нескольких типов для разных ситуаций:

Создание макросов существенно упрощается с использованием макрорекордера. Макрорекордер - это небольшая программа, встроенная в Excel, которая переводит любое действие пользователя на язык программирования VBA и записывает получившуюся команду в программный модуль. Если мы включим макрорекордер на запись, а затем начнем создавать свой еженедельный отчет, то макрорекордер начнет записывать команды вслед за каждым нашим действием и, в итоге, мы получим макрос создающий отчет как если бы он был написан программистом. Такой способ создания макросов не требует знаний пользователя о программировании и VBA и позволяет пользоваться макросами как неким аналогом видеозаписи: включил запись, выполнил операции, перемотал пленку и запустил выполнение тех же действий еще раз. Естественно у такого способа есть свои плюсы и минусы:

· Макрорекордер записывает только те действия, которые выполняются в пределах окна Microsoft Excel. Как только вы закрываете Excel или переключаетесь в другую программу - запись останавливается.

· Макрорекордер может записать только те действия, для которых есть команды меню или кнопки в Excel. Программист же может написать макрос, который делает то, что Excel никогда не умел (сортировку по цвету, например, или что-то подобное).

· Если во время записи макроса макрорекордером вы ошиблись - ошибка будет записана. Однако можно надавить на кнопку отмены последнего действия (Undo) - во время записи макроса макрорекордером, при этом она не просто возрвращает вас в предыдущее состояние, но и стирает последнюю записанную команду на VBA.

Созданные макросы должны иметь уникальные имена и могут храниться в этой же книге, в новой книге или в личной книге макросов. Имя макроса - подойдет любое имя на русском или английском языке. Оно должно начинаться с буквы и не содержать пробелов и знаков препинания Для быстрого запуска макрос можно «привязать» к определенному сочетанию клавиш.

Контрольные вопросы

Что такое макрос

В каких случаях целесообразно использовать макросы

Назовите два способа создания макросов

Что такое макрорекордер

Принцип работы макрорекордера

Достоинства и недостатки создания макросов с помощью макрорекордера

Порядок выполнения работы

Задание для самостоятельной работы

При выполнении пунктов задания обратить особое внимание на организацию фильтрации списков и возможности многоуровневой сортировки, а также особенности применения макросов.

Импорт таблицы текстового документа

1.1.Открыть таблицуфайл источника данных "Общий списокСовет", подготовленную в процессе выполнения задания темы №46 (Организация блаинков и многоадресных текстовых документов).

1.2.Выделить поле таблицы и копировать ее в буфер обмена.

1.3.Вызвать новую рабочую книгу в среде Ms Excel и сохранить ее под именем 7_1_ФИО. Дать ярлыку первого листа имя "Сортировка".

1.4.Перевести курсор на поле ячейки С2 и щелкнуть по кнопке "Вставить из буфера".

1.5.Сохранить документ.