ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В КОМПАНИИ ЗАО «ЖИЛИЩНЫЙ КАПИТАЛ»

Общие положения организации документооборота в компании

Документация бывает различных типов, основными можно назвать такие типы, как: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, плановые документы, отчетной документации, договорной документации.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям. Документы, входящие в систему отчетной документации, это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля над деятельностью. Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка. На рисунке 2 представлены основные документы перечисленных выше систем документирования. [2]

Рис. 2. Системы документации организации

Система договорной документации. В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами осуществляется с помощью договоров.

Рациональная организация документооборота чрезвычайно важна для каждой организации.При этом необходимо соблюдать следующие принципы:

- оперативность движения документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени;

- однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

- параллельность выполнения различных операций по обработке документа с целью сокращения времени его пребывания в сфере делопроизводства и повышения оперативности исполнения.

В документообороте участвуют документы, обладающие различными свойствами, что обусловливает особенности работы с ними. Данное обстоятельство определяет необходимость качественной характеристики документооборота.

Выделяются следующие группы документов, участвующих в документообороте.

По месту изготовления назначают документы:

- получаемые извне (входящие документы);

- созданные в организации, функционирующие в данной организации (внутренние документы) или отправляемые в другие организации (исходящие документы).

Входящие документы различаются по корреспондентам (авторам документов, от которых они получены):

- от вышестоящих инстанций;

- подведомственных организаций;

- других организаций: клиентов, поставщиков, покупателей;

- частных лиц (письма, заявления, жалобы). [3]

Такой анализ необходим для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. Эти данные используются при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону.

Документы, созданные в организации, разделяются:

а) по видам документов:

- организационно-распорядительные;

- информационно-справочные;

- учетно-отчетные и др.;

б) по характеру содержания:

- инициативные (требующие ответа или исполнения);

- присланные, отправляемые для сведений;

- ответные;

в) по направлению движения:

- направляемые руководителю организации;

- направляемые в структурные подразделения;

- направляемые конкретным исполнителям;

г) по сфере функционирования:

- внутренние;

- исходящие.

Внутренние документы разделяются по направлению движения:

- отправляемые в подразделения (филиалы);

- функционирующие внутри организации.

Таким образом, документы организации можно изучать с различных точек зрения и каждый отток будет иметь особенности в движении и обработке. [8]

 

Анализ документооборота можно выразить графически:

Рис. 3. Документооборот в организации

Документооборот ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» регулируется инструкцией по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и иными внутренними нормативными документами ЗАО «Жилищный капитал».

Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий.[4]

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления – административно-правовой департамент.

В деятельности ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» образуются следующие группы документов:

- организационно-распорядительные документы;

- приказы генерального директора по основной деятельности;

- приказы генерального директора по административно-хозяйственным вопросам;

- распоряжения генерального директора по основной деятельности;

- протоколы совещаний;

- положения, инструкции, правила, регламенты;

- внутренние документы;

- служебные письма;

- договоры.

Каждая из вышеперечисленных групп, исходя из содержания конкретных документов, подразделяется на типы:

- документы по инвестиционной (производственной) деятельности;

- документы по строительству;

- документы по финансовой и внешнеэкономической деятельности;

- документы по кадровой деятельности;

- документы по общим вопросам;

- документы по корпоративной и административной деятельности.

Каждый тип документов, в свою очередь, состоит из нескольких видов.

1. Документы по инвестиционной (производственной) деятельности:

- инвестиционные соглашения, контракты и договоры, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры по рекламе и маркетингу, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- бизнес-планы, технико-экономические обоснования, заключения, справки;

- планы продаж и рекламных мероприятий;

- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам инвестиционной (производственной) деятельности.

2. Документы по строительству:

- договоры аренды, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры строительного подряда, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- иные договоры по строительству, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- документы унифицированных форм № КС-2, КС-3 (акты приемки выполненных работ, справки о стоимости выполненных работ и затратах);

- исходно-разрешительная и проектно-сметная документация;

- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам строительства.

3. Документы по финансовой и внешнеэкономической деятельности:

- договоры об участии в целевом финансировании, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- кредитные договоры, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры займа, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры об открытии счетов, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам финансовой и внешнеэкономической деятельности.

4. Документы по вопросам кадровой политики:

-договоры по кадровой деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-договоры по повышению квалификации работников, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- приказы по кадрам;

-должностные инструкции, положения о структурных подразделениях.

 

5. Документы по общим вопросам:

- договоры о допуске работников к информации, отнесенной к коммерческой и служебной тайне, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры о соблюдении противопожарной безопасности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры аренды зданий, помещений и, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по общим вопросам.

6. Документы по корпоративной и административной деятельности:

- договоры купли-продажи акций, долей в уставном капитале общества и других юридических лиц, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- протоколы заседаний общего собрания акционеров, совета директоров, попечительского совета;

- распоряжения генерального директора по основной деятельности;

- протоколы совещаний, проводимых генеральным директором;

- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам корпоративной и административной деятельности. [9]