История делопроизводства в дореволюционной России

М. П. Илюшенко

Учебное пособие

Москва 1993

ВВЕДЕНИЕ

Одной из составных частей управления является его документационное обеспечение. Документы фиксируют факты, события, управленче­ские действия с тем, чтобы их сохранить и с их помощью доказывать или свидетельствовать, передавать информацию. Созданные в процессе управления документы нуждаются в организации и обработке для того, чтобы стать информационной базой принятия решения, упорядоченным информационно-справочным массивом.

До последнего времени существовали различные толкования термина "документ-". Это различие исходит из самой природы документа как многофункционального объекта. Понимание документа как поучения, примера, образца, свидетельства, доказательства (в переводе с латинско­го) означает, что он выполняет главным образом функцию передачи зна­ния, свидетельства, доказательства. Определение документа, интегриру­ющее все его аспекты, дал советский документовед К.Г. Митяев.

Основным критерием толкования термина "документ" является на­личие информации, способность к ее сохранению. ГОСТ "Делопроиз­водство и архивное дело. Термины и определения" трактует документ как "материальный объект с информацией, закрепленной созданным че­ловеком способом для ее передачи во времени и пространстве"[1]. Доку­мент, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим) [2]. Каждый документ состоит из ряда элементов (реквизитов): текста, на­звания вида или разновидности, автора, адресата, даты, подписи, отме­ток и т.д. Основным реквизитом документа является его текст — "рече­вая информация, зафиксированная любым типом письма или любой сис­темой звукозаписи".

Вид — это понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования, например: указ — один вид, грамота — дру­гой, акт — третий. Разновидность документа детализирует понятие "вид", уточняет характер деятельности, документированный данным видом (например, грамота жалованная, тарханная, купчая).

Каждый документ имеет своего автора. При этом автором служебных документов являются учреждения. Так, автором памяти или грамоты за 'прописью" дьяка является центральное учреждение — приказ, автором отношения, подписанного директором департамента, — министерство.

На документах, отправляемых в другие учреждения, обозначается адресат. Составным элементом формуляра документа является его дата-дата составления. Подпись и печать, гриф утверждения определяют понятие такого реквизита как состав удостоверения.

Особую роль в характеристике документа играют пометы (резолю­ция) и различного рода отметки (о получении документа, о времени от­правления, о срочности и контроле исполнения).

Совокупность реквизитов, определенное их расположение составля­ют формуляр документа. Формуляры различных документов складыва­лись на протяжении веков.

Процесс создания документов определяется термином "документиро­вание". Деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами, называют делопроизводством. Этот термин стал употребляться еще в XVI в. и означал письменное оформление решения какого-либо вопроса, "производство дела". По существу и в те времена делопроизводство включало: создание документов, организацию их дви­жения при исполнении, само исполнение, регистрацию документов, кон­троль за их исполнением, порядок хранения.

Делопроизводство в учреждениях России представляло собой до­вольно упорядоченную систему составления документов и их обработ­ки. Ему уделялось должное внимание: во все периоды деятельности государственного аппарата на правительственном уровне принима­лись решения по вопросам документирования и обработки докумен­тов. Многие зафиксированные правила и практика работы с докумен­тами позволяют выявить этапы формирования традиционной формы русского документа, способы его унификации, становление и развитие особого слоя служилых людей — чиновничества — и службы делопро­изводства.

Основным источником изучения истории делопроизводства являются документы, образовавшиеся в результате деятельности учреждений раз­личных исторических периодов, другим — законодательные акты. Среди них можно выделить, прежде всего, Русскую Правду, Судебники 1547, 1550, 1589 гг., Генеральный регламент 1720 г., "Общее учреждение министерств" 1811 г., Положение о письмоводстве и делопроизводстве в во­енном ведомстве 1911г. и др.

В периодических изданиях — сенатских ведомостях, журналах мини­стерств и главных управлений содержатся правила составления "дело­производственных бумаг" (с приложением их образцов) и их обработки. Важные сведения содержит такая группа источников, как различные ин­струкции и руководства по делопроизводству, "письмовники"[3].

Делопроизводство дореволюционных учреждений описано современ­никами, например опричником Г.Штаденом, подьячим Г.К. Котошихиным, министром внутренних дел Л. А.Валуевым[4] и др.

Из дореволюционных работ по истории делопроизводства особое мес­то занимает труд Н.В. Варадинова, в котором одним из основных вопро­сов делопроизводства выделяются "правила составления деловых бумаг, актов и самих дел" [5].

Классификации документов, а именно описанию опыта применения десятичной классификации для документов аппарата управления, по­священа книга И. И Рихтера[6].

В конце XIX — начале XX в. выходят работы об отдельных системах документации — коммерческой и дипломатической [7]. В послереволюци­онное время самой значительной работой по делопроизводству стало учебное пособие К.Г. Митяева, в котором рассматриваются вопросы работы с документами в аппарате управления с древнейших времен до 1950 г[8]. В 1974 г. кафедрой документоведения Московского госу­дарственного историко-архивного института было подготовлено учебное пособие по истории делопроизводства.[9]

Ценные сведения о документах делопроизводства правительствен­ных учреждений имеются в трудах И.Ф. Колесникова, Л.В. Черепнина, Н.М. Тихомирова, Б.Г. Литвака, СО. Шмидта[10].

В данном учебном пособии рассматриваются основные этапы делопроизводственных процессов государственных институтов с IX до начала XX в. Оно предназначено для студентов факультета управления и Историко-архивного института РГГУ, а также для архивных работников и специалистов-историков.