СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ОРГАНИЗАЦИЯ ИХ ХРАНЕНИЯ

В делопроизводстве учреждений XIX в. были установлены четкая группировка документов в первичные комплексы и организация их хра­нения. Основным признаком группировки документов оставался предметно-вопросный, а главным видом первичных комплексов — дело. Кор­респондентский и географический признаки применялись при формиро­вании дел с перепиской присутственных мест и властей. По номинально­му, авторскому и хронологическому признакам группировались внут­ренние документы. Такие документы, как представления министров, журналы, мемории Государственного совета, Комитета и Совета Мини­стров, оформлялись раздельно по хронологии. Поэтому документы по одному вопросу, например разработке законопроекта, были разрознены. И в то же время эти документы могли быть соединены в одном деле. Инициативным документом в нем было представление министра; затем шли отзывы, проект указа, копия журнала или выписка из журнала.

К делам составлялись внутренние описи документов, в которых ука­зывались дата поступления документа в учреждение, наименование вила, количество листов, страница дела и особые отметки. Благодаря этому обеспечивались сохранность документов и быстрота их поиска.

Все входящие и исходящие (отпуски) документы располагались внут­ри дела в хронологической последовательности. Листы дела нумерова­лись. На последней чистой странице делалась заверительная надпись, в которой указывались количество пронумерованных листов, дата и под­пись секретаря или столоначальника. Дела особой важности (уголовные, счетные и др.) прошнуровывались.

Название дела передавало его краткое содержание, которое писалось на особом листе в начале дела и на обложке. На обложке, кроме того, указывались наименование учреждения, где было дело заведено, даты его начала и окончания, количество листов. В XIX в. обложки дел часто оформлялись типографским способом.

Для хранения дел и деловых бумаг в каждом учреждении создавался архив, который делился на текущий и окончательный. Согласно законо­дательству текущий архив составляли "документы и книги, которые нужны для справок и соображений по текущему производству дел", окончательный архив — "дела, не подлежащие более решению и испол­нению", т.е. не нужные для текущей справочной работы. В этот архив предписывалось сдавать дела по истечении трех лет .

В законах обращалось внимание на организацию тщательной подготовки и оформления дел к сдаче в архив. Указывалось, что сдаваемые в архив дела "должны быть содержимы в надлежащей исправности и по­рядке" .

Для сдачи дел в архив составлялась опись всем делам за год, которая имела три графы, где указывались порядковые номера дел, их заголовки и количество листов. Опись подписывали начальники канцелярий, скрепляли делопроизводители. В конце описи помещался список дел, ко­торые оставались в канцелярии.

В учреждении составлялось два экземпляра описи. Один передавался в окончательный архив с надписью: "Припять в архив на законном осно­вании". Второй экземпляр оставался в канцелярии, на нем делалась над­пись: "Сдать в архив на законном основании". В архиве составлялось два вида описей: общая, по алфавиту, всех дел, и частная, разделенная на столько частей, сколько было отделений в департаменте.

Установлен был порядок уничтожения дел. В "Общем губернском уч­реждении" перечислялись категории дел, подлежавших уничтожению через 10 лет, и указывалось, что "уничтожение подобных сему, не пои­менованных здесь дел, допускается только с особого каждый раз разре­шения министра внутренних дел"". Специально "отряженная для сего комиссия" рассматривала описи дел и представляла свою решение об их уничтожении на утверждение губернатора.

Заведовал архивом архивариус. У нет был помощник, в штате архи­ва были писцы. По закону от 20 февраля 1828 г. обязанности архивариу­са состояли в принятии дел, организации их хранения, систематизации дел, составлении описей, выдаче справок. Особо указывалось, что архи­вариус должен принимать в архив дела,оконченные производством, про­нумерованные, имеющие внутреннюю опись.

Архив не имел права выдавать дело или выписку из документом без разрешения директора департамента, губернатора или вице-губернато­ра.

Итак, смена коллегий министерствами и, соответственно, коллеги­ального принципа управления принципом единоначалия сопровожда­лись детальной регламентацией процесса документирования законода­тельными нормами. Совещательный порядок рассмотрения и решения дел, введенный Петром I, сохранился только в судебных учреждениях. В начале XIX в. возникают новые виды документов, и для каждого из них устанавливались правила их составления.

Четкое выделение в законодательстве уровней документирования и обработки документов, закрепление за структурными подразделениями и чиновниками определенных обязанностей в работе с документами, строжайшая регламентация составления и оформления, прохождения, регистрации и хранения документов, призванная упорядочить делопро­изводство, на практике нередко приводили к усилению волокиты, много­летнему путешествию документов по инстанциям. Над документом многократно проводятся операции одинакового целевого назначения. В ре­зультате — чрезвычайно медленное исполнение документов. Так, по отчету министра юстиции за 1842 г. в различных служебных местах Российской империи числилось 3,3 млн. нерешенных дел.

5. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

УЧРЕЖДЕНИЙ РОССИИ ВТОРОЙ

ПОЛОВИНЫ XIX - НАЧАЛА XX в,