НОВЫЕ ТЕНДЕНЦИИ В РАЗВИТИИ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

Реорганизация государственного аппарата не затронула общих зако­нодательных норм, оформлявших процессы делопроизводства. Продол­жали действовать правила, установленные "Общим учреждением мини­стерств". Они определили сложность делопроизводства, бюрократиче­ский характер переписки, которые еще больше усугублялись громоздко­стью государственного аппарата. Строгая регламентация всех процессов документирования, обрядность делопроизводства, прочно вошедшие в быт канцелярий государственных учреждений, в новых условиях разви­тия страны оказались тормозом в работе учреждений и предприятий.

Развитие капиталистических отношений требовало более гибких форм документирования, большей оперативности. Это обусловило появ­ление новых черт процесса документирования и документациокного об­служивания учреждений.

Радикальные изменения в технике связи — появление механического

транспорта — способствовали новой организации почтового дела. Новые средства связи — телеграф, телефон — привели к новым способам пере­дачи информации, созданию новых видов документов — телеграмм и те­лефонограмм. Телеграф отвечал потребности быстрой передачи доку­ментов, и телеграммы получили широкое применение. Телеграмма от­личалась от других документов только по внешнему виду. По своему со­держанию она могла заменить многие виды документов. Особым видом телеграфных сношений являются "переговоры по прямому проводу" — наклеенные на бланки ленты с зафиксированным на них разговором. С изобретением телефона связано появление телефонограмм — запись ин­формации, переданной по телефону. Возникают такие способы докумен­тирования, как фотография, звукозапись, которые связаны с появлением не только нового метода фиксации информации, но и новых видов доку­ментов — фотодокументов, Голограмм.

Происходят существенные изменения в способе изготовлении документов. К документам, создаваемым ручным способом, прибавилась ма­шинописная документация. Изобретение пишущих машин, множитель­ных аппаратов (гектографа, шапирографа, ротатора) решало проблему размножения документов. В этих целях стали использовать литографии и типографии. Так, циркуляры стали изготовляться чаше всего типо­графским способом, что значительно упростило всю циркулярную пере­писку. Появляются типографским способом воспроизведенные докумен­ты с элементами трафаретных текстов (унифицированные отдельные фразы или части текста для документов, содержащих идентичную и по­стоянно повторяющуюся информацию). Пишущие машины позволили по-новому решить многие вопросы документирования: упразднилась должность переписчиков, улучшился внешний вид документа, облегчи лось его прочтение.

ПОПЫТКИ РАЦИОНАЛИЗАЦИИ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОТДЕЛЬНЫХ

ВЕДОМСТВАХ

Капиталистические предприятия, банки, заводы, фабрики, железные дороги нуждались в ускорении процессов документирования и перепи­ски, в широком внедрении новых способов документирования, макси­мальном использовании новых средств связи. Делопроизводство государ­ственных учреждений, скованное нормами прошлых исков, также требо­вало его упрощения и изменения. Отдельные ведомства предпринимали попытки реформировать делопроизводство в рамках одного учреждения. Некоторые из этих попыток заслуживают внимания.

Интересна, например, постановка делопроизводства в Канцелярии попечителя Московского учебного округа. Делопроизводство по управле­нию округом было сосредоточено в канцелярии попечителя, во главе ко­торой стоял правитель. Правитель канцелярии докладывал на заседании совета "подлинные бумаги с нужными справками", составлял протокол и "скреплял его своей подписью" .

Большую роль в организации делопроизводства канцелярии попечи­теля играли окружные инспекторы . На их предварительное рассмотре­ние поступали документы по учебным заведениям, которые они возглав­ляли; затем инспекторы лично докладывали эти документы. Нередко ок­ружные инспекторы исполняли документы, составляли проекты резолю­ций . Один-два раза в неделю инспекторы принимали посетителей,

В связи с тем что за десятилетие (1897—1907) число учебных заведе­ний увеличилось приблизительно в 2 раза, количество документов в кан­целярии возросло более чем в 2,5 раза. Со всеми входящими документа­ми знакомился правитель канцелярии. Часть их (приблизительно 4/5)он" затем направлял помощнику попечителя и окружным инспекторам, а часть готовил для доклада попечителю округа. Правитель канцелярии подписывал все исходящие документы. Было подсчитано, что при условии затраты на каждый входящий документ 3 мин, а каждый исходя­щий — 5 мин правителю канцелярии требовалось только на работу с до­кументами 19 ч 14 мин в сутки .

Поэтому в канцелярии Московского учебного округа принимались

меры но совершенствованию делопроизводства и прежде всего по сокращению переписки. Так, секретарю совета, который собирал справки и другие предварительные сведения, было предоставлено право"для сокращения переписки" обращаться самому с требование о доставлении оных к местам и лицам, заведовавшим отдельными частями и округа. В связи с расширением в 1860—1864 гг. круга вопросов, решавшихся попечителем, отменялось представление в министерство рада документа протоколов испытаний и диссертаций на степень кандидата, некоторых срочных ведомостей, ежемесячных ведомостей о приходе и расходе сумм В 1902 г. 18 форм отчетных заменили шестью .

Попечителем издавались специальные распоряжении по вопросам делопроизводства. Так, в 1907 г. во исполнение распоряжения о сокращении канцелярской переписки была создана комиссия для рассмотрения этого вопроса . Принимались решении о порядке движения документов: о рассмотрении и направлении ходатайств на попечителя и т.д.

Большое внимание уделялось составлению документов по установленным образцам. В 1907 г. был издан Циркуляр об упорядочении врачебно-санитарной отчетности по учебным заведениям, в 1914 г - о документах по воинской повинности казенных стипендиатов. Учетным заведениям округа были разосланы формы различных документов списков учебных заведений, вакантных мест учителей, наградных списков и т.п.

В Канцелярии попечителя Московского учебною округа была упрощена обработка документов. Так, пометки на документах (о получении, регистрации, направлении на исполнение, об исполнении ) делились с помощью механических нумераторов и штампов. Пыла тщательно продумана последовательность обработки и исполнении документов. Так, на каждом входящем документе ставилась дата получения. При регистрации документа на нем ставился штамп, в котором указывались название канцелярии, дата и номер документа, стол, где он должен исполняться, номер дела, в которое подшивали документ после исполнения.

Следовательно, уже на этапе регистрации определялся исполнитель документа. На документах, которые подлежали рассмотрению окружно­го инспектора, от руки или штемпелем проставлялась его фамилия (на­пример, "Н.Я. Никитинскому", "По приказанию г. попечителя А.Л. Ни­кифорову") . Решение вопроса, затронутого в документе, оформлялось резолюцией, которая, как правило, представляла собой готовый текст ответа. Резолюции были конкретными и краткими: "Выдать", "Разрешить", "Утвердить с 1 февраля", "Разъяснить отрицательно", "Отве­тить утвердительно" и т.п. Документ с резолюцией инспектора направ­лялся попечителю, который обычно выражал свое согласие с решением и делал отметку "согласен".

После этого чиновники соответствующих столов канцелярии состав­ляли ответ, включая в него текст резолюции. Зачастую черновик доку­мента писали на подлиннике, на котором отчеркивались часть текста и резолюция, составлявшие содержание ответного письма. Применялись трафаретные тексты писем-ответов и сопроводительных писем. Сущест­вовали штампы трафаретов этих документов, которые проставлялись на инициативном документе и воспроизводили характер его исполнения Таким образом, снова обходились без специального черновика. Доку­менты подписывались попечителем и скреплялись правителем канцеля­рии.

На документе, как правило, от руки делалась отметка об исполнении ("исполнено" и дата), позднее — с помощью специального штемпеля.

Документы изготовлялись на бланках попечителя, окружного инс­пектора, архитектора. На бланках канцелярии писались и отпуски неко­торых писем, в этих случаях подписи указывались на левом поле доку­мента ("подписал", "скрепил"), что отличало отпуск от оригинала.

Система работы с документами в Канцелярии попечителя Москов­ского учебного округа значительно ускоряла их исполнение, облегчала использование документов в справочных целях.

Рационализацией делопроизводства в Управлении казенных желез­ных дорог занимался инженер-путеец И.И. Рихтер. Заслуживает внима­ния прежде всего предложенная им система классификации документов в делопроизводстве управлений железных дорог. В 1881 г. Рихтером бы­ла разработана номенклатура дел управления Николаевской железной дорогой. В 1891 г. она стала применяться и для управления С­Петсрбургско-Варшавской дорогой. Изучив опыт постановки делопроиз­водства на иностранных железных дорогах, И.И. Рихтер пришел к выводу , чторазработанная им классификация устарела. В1911 г. вышла ею книга "Опыт нормальной классификации делопроизводства, счетоводст­ва и статистики казенных железных дорог (по десятичной система)" , где Рихтер предлагал централизовать работу по регистрации, классифи­кации и архивному хранению документов целого управления. Как известно, эта идея противоречила "Общему учреждению министерств" 1811г., создававшему множество регистрационных центров и архива».

Каждый документ, — предлагал И.И. Рихтер, —должен проходить через две инстанции: центр (регистрация) и отдел (исполнение) при ус­ловии "рационального распределения предметов ведения между служба­ми, частями, отделами, отделениями и делопроизводствами" .

Наконец, Рихтер подчеркивал, что совершенствование делопроиз­водства находится в прямой зависимости от технического оборудования делопроизводственных служб (пишущие, счетные, диктовальные и множительные аппараты).

Интересная работа по рационализации делопроизводства проводилась военным ведомством. Здесь в 1911 г. была пересмотрена существо­вавшая система делопроизводства. Новая организация его была закреп­лена "Положением о письмоводстве и делопроизводстве".

Положением упрощалась техника переписки. Проще всего сокраща­лось количество служебных документов — для переписки чиновников военного ведомства устанавливалось три основных вида документов: ра­порт, предписание, отношение. Для определенных случаев оставалось прошение, допускались официальные письма, вводилась одна форма за­писки (вместо докладной, памятной, пригласительной, известительной и пр.).

С целью сокращения переписки Положение предлагало: —отменить сопроводительные письма к спискам, ведомостям, справ­кам и т.п.;

— отправлять в качестве ответа подлинник полученного документа с резолюцией того лица, которому он был адресован;

— не входить в высшие инстанции с документами, решение которых входит в компетенцию дачного учреждения или которые разрешаются существующими постановлениями и распоряжениями;

— не требовать от подчиненных сведений или справок, "которые мо­гут быть извлечены из установленных штатов, положений или срочных донесений";

— "во всех случаях, где без ущерба для дела это возможно", пись­менные сношения заменять "словесными личными или по телефону".

Особое внимание в Положении обращалось на составление и оформ­ление документов. Определялось, какие документы пишутся на бумаге без бланка ("всеподданнейшие" рапорты и прошения), какие (все остальные) на бланках. Бланки были двух видов: а) со штатным названием должности лица, от которого документ исходит, и б) с названием управ­ления. Отменялось составление заголовка к кратким и несложным доку­ментам, так как это сводилось к повторению содержания. И наоборот, к большим и сложным текстам следовало давать такой заголовок, который бы мог "служить готовой записью во входящий журнал".

Положение предлагало "для часто повторяющихся бумаг" с однооб­разным текстом "заготовлять печатные или литографированные бланки с неизменяемой частью текста.

Содержание текста предписывалось излагать "ясно, кратко, без не идущих к делу фраз учтивости (господин, имею честь), титулов, без за­ключительных фраз (о вышеизложенном доношу), без ссылки в тексте на то, что вызвало переписку".

Были определены новые правила адресования документа — "всегда по назначению штатной должности вне зависимости от того, кто в данное время эту должность исполняет". Этим достигалось две цели: прямое направление документа к исполнителю и краткость, определенность со­держания документа. В целях ускорения исполнения документов пред­лагалось все запросы и жалобы направлять непосредственно тем лицам, от которых зависит разрешение вопроса. Точно так же ответ должен был посылаться тому должностному лицу или учреждению, от которого до­кумент был получен.

Все секретные документы для ускорения работы с ними были разде­лены на две категории: "секретные'.' и "не подлежащие оглашению", благодаря чему расширился круг лиц, исполнявших эти документы. С той же целью ускорения исполнения документов вместо одной категории определения срочности исполнения — "спешно" — стали употребляться две: "спешно" означало немедленное исполнение; на документах, испол­нявшихся к определенному сроку, ставилась надпись "срочно".

Предусматривалось изменение в организации регистрации и контро­ля за исполнением документов. Так, в отдельных случаях применялась карточная система регистрации. Для улучшения контроля за исполнени­ем документов предлагалось неисполненные документы, "выполнение

которых задерживается ожиданием ответа", хранить отдельно от доку­ментов, по которым не требовались предварительные запросы. Было дано определение термину "исполненная бумага". Исполненным документ считался тогда, когда затронутый в нем вопрос "разрешен окончательно и об этом в случаях, когда это нужно, послано соответствующее уведом­ление".

Большое внимание в Положении уделялось технической оснащенно­сти делопроизводства, необходимости механического воспроизведения текста циркуляров, полевых книжек и т.п. Для этого предписывалось снабжать все штабы, управления и канцелярии "в достаточном количе­стве пишущими машинами, приборами длярегистрации по карточной системе, гектографами и другими множительными аппаратами..."

В целях более тщательного исполнения документов и сохранения их как исторических источников предлагалось выполнять приложенные к Положению специально разработанные "Правила порядка сдачи закон­ченных дел и книг в архивы в войсковых канцеляриях, штабах, управле­ниях, учреждениях и заведениях, распределения переписки но предметам и установления сроков хранения дел в архивах" .

Таким образом, ряд ведомств предлагали довольно эффективные ме­ры по рационализации делопроизводства: четкое разграничение функ­ций управления, различные способы сокращения числа документов я путей их движения в учреждении, организацию фактического контроля за исполнением документов, четкую последовательность обработки и ис­полнения документов, централизацию регистрации и хранения доку­ментов, техническое оборудование делопроизводственных служб.

Однако эти способы, меры по рационализации делопроизводства но­сили локальный характер, так как они ограничивались пределами от­дельных ведомств и не были возведены в ранг общегосударственных норм.

Делопроизводство государственных учреждений прошло сложный путь своего развития. На всем протяжении рассмотренного периода про­цессу документирования деятельности органов государственного управ­ления уделялось постоянное внимание, о чем свидетельствует увеличи­вающееся от одного исторического периода до другого количество зако­нодательных актов, распоряжений, инструкций. В условиях все возра­стающего потока документации появляется стремление унифицировать документы, вырабатываются устойчивые формуляры, создаются образ­цы документов, прилагаемые, начиная с Генерального регламента, чуть ли не к каждому закону. Появляется тенденция ограничить переписку, упростить процесс обработки документов.

Делопроизводство постепенно превратилось из технического элемента управления в средство влияния на него. От канцелярий зависел срок представления документов, а нередко принятие решения. Интересно в этой связи высказывание Александра II на одном из заседаний Совета министров в 1864 г.: "Государственная канцелярия вышла из своей поли и присвоила себе значение и положение, ей не принадлежащее . В XIX в

закрепляется традиция: страна жила решениями столицы. Местные власти были лишь исполнителями монаршей воли.

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ.........................................................................................

1. ВОЗНИКНОВЕНИЕ И РАЗВИТИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

В IX—XVII вв

1.1. Возникновение делопроизводства в Киевской Руси..........................

1.2. Делопроизводство в период феодальной раздробленное! и................

2. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПЕРИОДА ОБРАЗОВАНИЯ И УКРЕПЛЕНИЯ РУССКОГО ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГОГОСУДАРСТВА

(XV —XVII вв.) ..............................................................................

2.1. Государственное управление..........................................................

2.2.Общая характеристика документов, их составление, и оформление

2.3. Рассмотрение и организация движения документов.........................

2.4. Регистрация документен и контроль за их исполнением...................

2.5. Систематизация документов и организация их хранения................

3. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В УЧРЕЖДЕНИЯХ РОССИЙСКОМ ИМПЕРИИ BXVIII в...........................................................................

3.1. Государственное управление..........................................................

3.2. Общая характеристика документов, их составление и оформление ...

3.3. Организация движения документов и порядок их рассмотрения.......

3.4. Регистрация документов и контроль за их исполнением..................

3.5. Систематизация документов и организация их хранения.................

4. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО УЧРЕЖДЕНИЙ РОССИЙСКОЙ ИМПЕРИИ ПЕРВОЙ ПОЛОВИНЫ XIX в...........................................

4.1. Государственное управление. Общая организация делопроизводства ....

4.2. Общая характеристика документов, правила их составления и оформ­ления...................................................................................................

4.3. Организация движения документов, порядок их рассмотрения........

4.4. Регистрация документов и контроль за их исполнением...................

4.5. Систематизация документов и организация их хранения.................

5. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО УЧРЕЖДЕНИЙ РОССИИ ВТОРОЙ

ПОЛ ОВИНЫ XIX —НАЧАЛА XX в.................................................

5.1. Государственное управление.....................,....................................

5 2 11овыс тенденции и развитии документирования.............................

5.Л. 11омьггки рационализации делопроизводства в отдельны ведомствах.....................................................................................................

[1] ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Терми­ны и определения. М.: Изд-ео стандартов, 1984. С. 2.

 

[2] Там же. С. 3.

[3]См.: Инструкция, или наказ, воеводам//ПСЗ. 1. Т. V.

№ 3294; Положение о порядке производства дел в Воен­ном министерстве от 29 марта 1836 Г.//ПСЗ. 2. Т. XI. № 9039; Образцовый письмовник или хрестоматия писем на разные случаи жизни общественной с присовокуплением формы необходимых судебных и коммерческих письмен­ных сношений. Спб., 1847.

[4] См.: Штаден Г.О. Москва Ивана Грозного. Записки немца-опричника. Л., 1925; Котошихин Г.О. О России в царствова­ние Алексея Михайловича. Спб., 1906; Дневник Л.А. Валуе­ва - министра внутренних дел. М., 1961. Т. 1.

[5] ВарадиноЪ Н.В. Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводсу, .ч составле­нию всех правительственных частных деловых бумаг и к ве­дению самих дел, с приложением к оным образцов и форм. Спб., 1881.

[6] См.: Рихтер И.И- Свод нормальных классификаций делопро­изводства и делохранения казенных железных дорог (по десятичной системе). Спб , 1914.

[7] См.: Барац СБ. Курс коммерческой корреспонденции. Спб, 1910; Александренко В.М. Русские дипломатические агенты в Лондоне в XVIII в. Т. 1- 2. Варшава, 1897.

[8] См.: Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. М.: Изд. Моск. ист.-арх. ин-та, 1959. См.:

[9] История делопроизводства в СССР /Под ред. Я.З. Лившица, В.А. Цикулина. М.: Изд. Моск. ист.-арх. ин-та, 1974.

[10] См.: Колесников И.Ф. Столбцы (к методике работы по систематизации и описанию)//Архивное дело. 1939. N 50; ЧерепнинЛ.В. Русская палеография. М.: Госполитиздат, 1956; Муравьев А.В., Тихомиров М.Н. Приказное делопроизводство в XVII в.//Археографический ежегодник за 1968 год. М., 1V90; Литвак Б.Г. Очерки источниковедения массовой документа­ции. М.: Наука, 1979; Шмидт CO., Князьков СЕ. Документы делопроизводства правительственных учреждений России XYI-XYII вв. М.: Изд. Моск. ист.-арх. ин-та, 1985.

 

[11] См.- Рыбаков Б.А. Киевская Русь и русские княжества XII —

XIII вв. М.: Наука 1982. С. 570.

 

[12] См : Сахаров А.Н. Дипломатия Древней Руси. IX - первая

половина X в. М.: Мысль, 1980. С. 123.