Состав документов архива

 

В архив поступают:

2.1. законченные делопроизводством общественного объединения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.2. документы постоянного хранения и по личному составу общественных объединений – предшественников;

2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных общественных объединений и структур, непосредственно подчиненных данной общественной организации;

2.4. личные фонды ведущих работников общественного объединения, поступившие в архив;

2.5. служебные и ведомственные издания;

2.6. научно–справочный аппарат к документам архива.

 

Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно–справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом;

3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве общественного объединения;

3.2. В соответствии и возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений общественных объединений, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом;

3.2.2. разрабатывает и согласовывает с ЦДООСО графики представления описей на рассмотрение экспертно–проверочной комиссии (далее – ЭПК) Управления архивами Свердловской области и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

3.2.3. составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии общественного объединения и ЭПК Управления архивами Свердловской области;

3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно–справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно–справочным аппаратом ЦДООСО;

3.2.6. Организует использование документов:

информирует руководство, работников и членов общественного объединения о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально–правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.7. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии общественного объединения;

3.2.8. оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел общественного объединения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив общественного объединения,

3.2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения;

3.2.10. ежегодно представляет в ЦДООСО сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.11. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ЦДООСО документы Архивного фонда Российской Федерации.

 

Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в общественном объединении;

4.2. запрашивать от структурных подразделений общественного объединения сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

 

Ответственность заведующего архивом

5.1. Заведующий архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций в соответствии с законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами общественного объединения.

 

Приложение № 26

к п. 1.7.

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя общественного объединения

Подпись И.О.Фамилия

«___»_______________ 20__г.

 

Примерная инструкция

О правах и обязанностях ответственного за делопроизводство

В общественном объединении

 

Общие положения

 

1.1. Ответственный за делопроизводство осуществляет ведение делопроизводства в общественном объединении.

1.2. Ответственный за делопроизводство подчиняется непосредственно руководителю общественного объединения.

1.3. Ответственный за делопроизводство назначается приказом руководителя общественного объединения.

1.4. Ответственный за делопроизводство в своей деятельности руководствуется:

Уставом (положением) об общественном объединении;

приказами общественного объединения;

инструкцией по делопроизводству общественного объединения;

настоящей инструкцией.

1.5. Ответственный за делопроизводство должен знать правила составления и оформления документов, правила эксплуатации ПЭВМ.

 

Права

 

Ответственный за делопроизводство имеет право:

2.1. требовать от должностных лиц исполнения документов в установленные сроки;

2.2. не принимать документы на подпись руководителя общественного объединения, оформленные не в соответствии с инструкцией по делопроизводству общественного объединения.

 

Обязанности

 

3.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство общественного объединения является ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов;

3.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство обязан:

обеспечивать осуществление своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, отправляемой и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документации;

принимать документы, передавать корреспонденцию на доклад руководителю общественного объединения, направлять ее после просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией;

осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов;

принимать документы на подпись руководителя общественного объединения, проверять правильность составления и оформления исходящих документов;

осуществлять своевременную регистрацию, подготовку и отправку отправляемой корреспонденции;

формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой дел;

подготавливать документы к последующему хранению и использованию;

обеспечивать ведомственное хранение дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;

ежегодно, не позднее 1 декабря, составлять номенклатуру дел общественного объединения на следующий делопроизводственный год;

оказывать методическую и практическую помощь в работе должностным лицам общественного объединения по вопросам своей компетенции и в пределах своих обязанностей.

 

 

Приложение № 27