Вопрос 5. Учет кассовых операций

Основные правила ведения кассовых операций установлены «Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (27). В кассе организации могут храниться переходящие остатки наличных денег в пределах лимита необходимого для оплаты неотложных расходов, наличные деньги сверх установленного лимита должны быть сданы в обслуживающий банк. Сверх установленного лимита организации смогут хранить в своих кассах наличные деньги только для выплаты заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий и аналогичных им выплат в течение 3-х дней, включая день получения денег в банке.

Для ведения кассовых операций в штате предприятия предусмотрена должность кассира. На малом предприятии она же совмещается с должностью бухгалтера. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принимаемых ценностей. После издания приказа о назначении работника на должность кассира руководитель должен ознакомить его с правилами ведения кассовых операций, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. Кассиру запрещается передавать свои обязанности другим лицам, в случаи необходимой временной замены кассира его обязанности возлагаются на другого работника организации по приказу или распоряжению данной организации. Работник, временно назначенный на должность кассира, дает расписку о полной материальной ответственности. Кассиру запрещается вести по совместительству профсоюзную кассу, а также кассу взаимопомощи. Ответственность за обеспечение охраной помещения кассы несет руководитель организации, для этого выделяется изолированное помещение, оборудованное пожарной и охранной сигнализацией и отдельный несгораемый шкаф. Хранение в кассе денежных средств и материальных ценностей, не принадлежащих организации, строго запрещено.

Документальное оформление поступления наличных денег в кассу

Наличные денежные средства поступают в кассу с расчетных счетов от покупателей и заказчиков, работников предприятия, населения и т.д. Прием наличных денежных средств в кассу оформляется приходным кассовым ордером (ПКО), который имеет следующие обязательные реквизиты:

Наименование организации, номер документа, дата его составления, дата внесения денежных средств в кассу; корреспондирующие счета, наименование юридического или физического лица, от которого получены средства, сумма, указанная цифрами и прописью, подписи главного бухгалтера и кассира. К приходному кассовому ордеру (ПКО) выписывается квитанция, которая вручается лицу, вносящему деньги, или прикалывается к выписки банка, до передачи в кассу ПКО регистрируют в журнале регистрации ПКО и РКО. Запрещается выдавать ПКО на руки лицам, вносящим деньги в кассу. В дальнейшем ПКО передают для использования непосредственно в кассу. Кассир проверяет правильность его заполнения, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера. Деньги по ПКО принимают в день его составления.

Документальное оформление выдачи наличных денег

Выдача денежных средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером (РКО), этот документ должен быть подписан руководителем организации и главным бухгалтером. В нем указывается номер и дата составления документа, наименование организации, корреспондирующие счета, сумма цифрами и прописью, наименование юридического или физического лица, которым выданы денежные средства, основание выдачи денег, наименование и реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя, его подпись. РКО оплачиваются только в день выдачи, при этом РКО составляется в бухгалтерии, регистрируюсь предварительно в журнале регистрации (ПКО и РКО). Из кассы организации деньги могут выплачиваться по платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетов и т.д. При оплате этих документов на выплаченные суммы обязательно составляется РКО. При оформлении кассовых документов должны соблюдаться установленные требования. ПКО и РКО выписываются чернилами, никаких исправлений, в том числе оговоренных, не допускается. Все ПКО и РКО нумеруются отдельно в хронологическом порядке с начала года, на все кассовые документы после их исполнения кассир ставит специальный штамп с текстом «получено» для ПКО, «оплачено» (для РКО). Сдают наличные деньги для зачисления на счета в банке по объявлениям на взнос наличных денег, в котором указывается источник образования вносимых средств (выручка за реализацию, остаток после выдачи заработной платы и т.д.). Банк выдает кассиру квитанцию на принятые у него суммы, которая служит основанием для составления РКО. Наличные деньги со счетов банков получают по чекам, подписанным руководителем и главным бухгалтером. Чековые книжки организации выдаются по особенному заявлению, установленному банком формы, и хранится в сейфе. В чековых книжках все чеки пронумерованы, при выписке чека на обороте указывается назначения получаемых сумм. Сумма, полученная в чеке, обязательно пишется прописью с заглавной буквы. Чек, как правило, выписывается на имя кассира.

Аналитический и синтетический учет кассовых операций

После получения или выдачи денег по каждому ордеру кассир делает записи в Кассовой книги (КК). Предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов в кассовой книги заверено подписью руководителя и главного бухгалтера. Записи в КК ведут в двух экземплярах (через копирку). Вторые экземпляры являются отрывными и служат отчетами кассира. Первые экземпляры остаются в кассовой книги, не оговоренные исправления в кассовой книги не допускаются, при этом они должны быть заверены подписями кассира и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в книги итог операций за день, выводится сальдо на следующее число и передается в бухгалтерию отрывной второй экземпляр вместе с приложенными оправдательными документами. Контроль за правильностью исчисления сумм в кассовой книги осуществляет главный бухгалтер.

Синтетический учет денежных средств в кассе

Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе организации. По дебету счета 50 «Касса» отражают поступление средств в кассу, а по кредиту их использование.

К счету 50 «Касса» предусмотрены следующие субсчета:

50-1 Касса организации

50-2 Операционная касса

50-3 Денежные документы

На счете 50-1 учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На счете 50-2 учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней), остановочных пунктов, вокзалов, кассах отделений связи. Он открывается организациями транспорта по необходимости.

На счете 50-3 учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.

Регистрами синтетического учета по учету денежных средств в кассе является журнал - ордер № 1. Записи в журнал ордер № 1 производятся на основании листов- расшифровок по дебету и кредиту счета 50. Листы расшифровки составляются в свою очередь на основании регистра аналитического учета Кассовой книги.

Ответственность юридических и физических лиц за несоблюдение условий работы с наличностью и порядка ведения кассовых операций

В соответствии с действующим законодательством за нарушение порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью предусмотрена административная ответственность или уголовная.

За неоприходование денежных средств в кассу (полное или частичное) на должностных лиц налагается штраф в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей, а на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей

Аналогичная сумма штрафов установлена за превышение лимита денежных средств в кассе организации и превышения предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделки (100000 руб.) Причем в последнем случае, штраф налагается на организацию, которая расплатилась наличными, т.е. на покупателя.

За неприменение ККТ, при расчетах с населением (если организация обязана ее применять) на организацию налагается штраф в размере от 30000 до 40000, а на должностных лиц на сумму от 3000 до 4000 рублей.

Уголовная ответственность наступает при установлении фактов хищений, кражи или растраты денежных средств в кассе предприятия.

В соответствии со ст. 158 УК РФ (7). Лицо, совершившее преступление, наказывается штрафом в размере до восьмидесяти тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо обязательными работами на срок до ста восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет.

Ст. 160 УК РФ «Присвоение и растрата». Виновные лица наказываются штрафом в размере до ста двадцати тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до одного года, либо обязательными работами на срок до ста двадцати часов, либо исправительными работами на срок до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет.

Дисциплинарная ответственность устанавливается в соответствии с должностной инструкцией кассира (кассира-операциониста) утвержденной руководителем предприятия.