Вопрос 19. Учет расчетов с подотчетными лицами

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным в подотчет на административно- хозяйственные и командировочные расходы предназначен активно- пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с кредита счетов учета денежных средств отражаются выданные в подотчет денежные суммы, а по кредиту суммы утвержденных расходов, которые списываются на счета учета затрат, приобретения ценностей и других счетов, в зависимости от характера произведенных расходов.

71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Подотчетными лицами – признаются работники организации, которым выданы из кассы наличные деньги, в качестве аванса на командировочные расходы или хозяйственные нужды с условием представления отчета об их использовании.

Выдавая деньги в подотчет, необходимо руководствоваться Порядком ведения кассовых операций. Так п.11 данного документа запрещает:

· выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;

· передавать подотчетные суммы от одного работника другому.

Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денежных средств в подотчет устанавливается приказом руководителя организации. Работник, получивший подотчетную сумму, на основании расходного кассового ордера, должен за нее отчитаться, предоставив в бухгалтерию авансовый отчёт с приложенными оправдательными документами (чеками, квитанциями, товарными чеками, счетами и т.д.), а неизрасходованные средства вернуть в кассу предприятия. Работник, получивший подотчетную сумму на командировочные расходы, должен предоставить авансовый отчет и сдать в кассу неизрасходованный остаток подотчетных сумм не позднее чем через 3 рабочих дня после возвращения из командировки.

Направление работника в командировку производится руководителем организации, оформляется приказом и выдачей командировочного удостоверения, где проставляются отметки о выбытии работника из организации (подпись, печать, дата) и отметки о прибытии. Кроме того, в командировочном удостоверении должны быть проставлены отметки о нахождении той организации, в которую работник был командирован. Если сотрудник командирован в несколько населённых пунктов, то должны быть отметки, свидетельствующие о пребывании работника в каждом из них.

Срок командировки определяется руководителем, однако, он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути и 60 дней при командировке за границу. Для лиц, направляющихся для выполнения монтажных наладочных и строительных работ, срок командировки не должен превышать одного года.

Днём выезда считается командировочные сутки, в течение которых транспортное средство отбывает от места постоянной работы работника. А днём приезда календарные сутки, в течение которых работник прибывает к месту постоянной работы.

В обоих случаях учитывается время приезда до станции, аэропорта или пристани, если она находится за чертой населённого пункта. Время болезни в период пребывания в командировке в выше указанный срок не включается. На время командировки работника за ним сохраняется должность и средний заработок.

В настоящее время возмещение командировочных расходов в бюджетных учреждениях производится в следующих размерах. Оплата найма жилого помещения для целей бухгалтерского учета осуществляется по фактическим расходам, подтверждённым документально, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии подтвердительных документов данные размеры возмещаются в размере 12 рублей. Оплата суточных: 100руб./сутки за каждый день нахождения, в командировке считая день отъезда и день приезда, а также праздники и выходные.

Таблица 14

Основные бухгалтерские записи по счету 71

«Расчеты с подотчетными лицами»

Стоимость проезда оплачивается с предъявленными проездными билетами. Нормы командировочных расходов установленных законодательно периодически изменяются минимум 1 раз в год и строго обязательно для бюджетных организаций. Негосударственные организации имеют право устанавливать нормы командировочных расходов в большем размере. В этом случае для целей БУ суммы командировочных расходов включаются в затраты производства в полном объёме. Основные бухгалтерские записи по счету 71 показаны в таблице 14.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной подотчет. Регистром аналитического и синтетического учета по счету 71 является журнал- ордер № 7 или по счету 71.