Сущность экспертизы ценности документов

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Курсовая работа

 

 

Руководитель Немерова Л.Н. преподаватель _____________

 

Красноярск, 2018

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение. 3

1. Теоретико-исторические аспекты экспертизы ценности документов. 5

1.1 Сущность экспертизы ценности документов. 5

1.2 История развития экспертизы ценности документов. 8

2. Организация и методика проведения экспертизы ценности документов 14

2.1 Порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве 14

2.2 Критерии экспертизы ценности. 20

2.3 Методика проведения экспертизы ценности. 22

Заключение. 25

Список литературы.. 28

 

 

 

Введение

Деятельность любого предприятия в первую очередь связана с образованием огромного количества документов, различных по содержанию и виду. Но далеко не вся документация имеет ценность. Одни могут стать источником для изучения экономической, культурной и политической жизни, поскольку несут в себе ценную информацию. Другие документы имеют узкопрактическую значимость. Следовательно, роль всех документов нельзя считать одинаковой. Главная задача экспертизы состоит в том, чтобы определить документацию, имеющую историческую ценность, и выбрать ее для хранения. Ценность определяют информационные возможности документов, обусловленные научным, историческим, экономическим, социальным, культурным или политическим значением.

Одним из наиболее важных аспектов в сфере делопроизводства является экспертиза ценности документов. Она призвана решать такие важные задачи, как отбор наиболее ценных документов, определение сроков их хранения и др. Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование ведомственных и государственных архивов документами.

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

Для понимания того, как проводится экспертиза ценности, нам необходимо определить, какие методы существуют для проведения отбора документов и сделать анализ теории экспертизы ценности документов.

Целью исследования является анализ теории и методики экспертизы ценности документов.

Задачи исследования:

1. Проанализировать сущность экспертизы ценности документов;

2. Изучить историю развития экспертизы ценности документов;

3. Определить порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

4. Определить критерии экспертизы ценности;

5. Изучить методику проведения экспертизы.

Объект исследования – экспертиза ценности документов.

Предмет исследования – теория и методика экспертизы ценности документов.

При проведении исследования использовался метод анализа, используемой литературы.

 

ТЕОРЕТИКО-ИСТОРИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Сущность экспертизы ценности документов

Документ переводится с латыни как «доказательство». Значение документов трудно переоценить.

Одна из главных функций любого документа это сохранение и передача информации. Причем передача информации может быть как массовой, так и ограниченному кругу лиц. Отсюда документы могут быть общественными, секретными или с различными уровнями допусков.

Значение документов в современном мире – это зафиксированная информация на материальном носителе, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом как доказательство при подтверждении различных правовых обязанностей или в ходе деловой деятельности [3, с.36].

Документ – это неотъемлемая часть любой компании. Он регулирует отношения между структурными единицами, регламентирует отношения между сотрудниками, служит основой для принятия решений, несет информативные функции, является базой для различного вида отчетности.

В зависимости от своих функций документы делятся на различные виды:

· По происхождению документы бывают личного и официального вида;

· По способу создания: бумажные, электронные, видео, фото, графические, аудио;

· По способу движения документы делятся на входящие, исходящие, внутренние и внешние;

· По смысловому составу документы могут быть простыми и сложными;

· По пользовательскому критерию документы делятся на массовые, секретные и с ограничением доступа;

· По способу документирования могут быть типовыми, индивидуальными или свободной формы, трафаретными;

· По степени подлинности – оригиналы, копии или дубликаты;

· По срокам хранения – постоянного, длительного и кратковременного срока.

Каждый тип документов имеет свои требования, правила, тонкости. Совокупность документов называется документооборотом.

Важно знать, что правильное ведение документов компании, их сохранность – основополагающее правило любой компании с момента ее создания. Значение документов для любой компании должны быть первостепенным делом. И халатное отношение к документам, незнание специфики и правил их ведения, назначения, движения может привести к печальным последствиям. Поэтому каждая компания должна время от времени проводить контрольные проверки всего документооборота, выявлять возможные нарушения и вовремя их исправлять. Лучше всего для этого обращаться в компании, которые предоставляют услуги архивного аудита [11, с.36].

Вся деятельность предприятия, каждая хозяйственная операция, каждое организационное изменение или корректировка, вносимая в технологический процесс, осуществляются на основании документов. Надлежащим образом оформленный документ, имеющий все реквизиты, установленные для него типовым формуляром, является подтверждением юридической значимости его содержания. Поэтому по окончании календарного года все документы в организации формируются в дела, согласно утвержденной номенклатуры, и хранятся в архиве предприятия.

При этом каждый документ вносится во внутреннюю опись, вклеиваемую в дело, с обязательным указанием сроков его хранения. Этот срок определяется назначением документа, его содержанием, ценностью той информации, которая в нем представлена, ее практическим значением. В зависимости от этого, документы по срокам хранения подразделяются на:

· краткосрочного хранения (менее 10 лет);

· долгосрочного хранения (более 10 лет);

· постоянного хранения (вечно).

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится несколько раз. Изначально их ценность определяется при составлении номенклатуры дел и их формировании по окончании календарного года. Также экспертная оценка должна быть проведена и после того, как документы изымаются из делопроизводства в связи с окончанием сроков хранения, при подготовке их к передаче в архив предприятия.

Экспертиза ценности документов проводится сначала для того, чтобы установить, как долго необходимо будет хранить ту или иную деловую бумагу. Оценка производится на основании типовых или отраслевых перечней документов, которыми устанавливается срок хранения. Типовые перечни – регламенты межотраслевого значения, их положения действительны для всех учреждений и организаций. Отраслевые перечни используются предприятиями одного ведомственного подчинения. Так, например, есть такие перечни для учреждений образования, медицинских и пр.

Но такие регламенты не являются догмой и, как правило, решение о продолжении хранения или необходимости уничтожения того или иного документа принимается в индивидуальном порядке – при проведении экспертизы ценности документов [15, с.20].

Когда сроки хранения документов истекают, до того, как они будут направлены на утилизацию, также проводится экспертиза ценности документов в архиве.

Процедура эта является обязательной и призвана гарантировать, что безвозвратно будут уничтожены именно те бумаги, которые уже не представляют никакой ни практической, ни исторической, ни научной, ни какой-либо иной ценности [1, с.37].

 

К основным задачам экспертизы ценности документов можно отнести:

1. отбор на утилизацию тех документов, срок хранения которых истек;

2. просмотр подлежащих уничтожению документов с целью установления их ценности и решения вопроса о целесообразности передачи их на хранение в муниципальный, государственный или в какой-либо иной специализированный архив;

3. отбор тех документов, которые не имеют ни хозяйственной, ни политической, ни исторической ценности которые будут еще храниться на временной основе;

4. экспертная оценка оставшихся на хранении документов с целью установления и корректировки установленных ранее сроков их хранения.