Документы в бухучете: их виды и значение
Документация — обязательный признак (и метод) бухучета. Основные правила документирования и документооборота в силу их важности и обязательности определены нормативно. Документ {в переводе с латинского языка означает свидетельство, доказательство) — это письменное свидетельство совершенной хозяйственной операции. В документоведении и делопроизводстве документ определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать. Юридическая сила документа — это официальное его свойство, сообщаемое законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Без документа не может быть произведена ни одна запись на бухгалтерские счета. Документ наделяет юридической силой учетные данные, выступает ценным источником доказательств (в том числе вещественным доказательством) по делам об экономических преступлениях, хищениях имущества, злоупотреблениях, взяточничестве, арбитражных спорах и т.п. Документ о совершенной хозяйственной операции должен быть: составлен своевременно, т.е. во время или сразу по окончании хозяйственной операции по установленной форме содержать необходимые реквизиты; отражать действительные и только законные операции. Реквизитами документа, с помощью которых обеспечивается его юридическая сила, называют его обязательные информационные элементы. Современные требования к оформлению документов определяются на государственных стандартах, в частности правила оформления организационно-распорядительных документов зафиксированы в ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Государственными стандартами установлены не только состав реквизитов (всего их 29), но и зоны, последовательность их размещения на документах (т.е. формуляр документов)'. Реквизиты документов бухучета также утверждены нормативно, в частности п. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Положением по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности в РФ, приказом Минфина РФ«0 формах бухгалтерской отчетности» от 22 июля 2003 г. № 67н. К реквизитам документа относятся:
Основными частями учетного документа являются:
Многочисленные бухгалтерские документы классифицируются по различным основаниям (рис. 5.1). По назначению они бывают:
По месту возникновения бухгалтерские документы делятся на внутренние (составленные в одном учреждении) и внешние (поступившие из других организаций). По объему содержания они классифицируются на первичные (непосредственно отражающие совершенную операцию) и вторичные сводные, объединяющие несколько операций, отраженных в нескольких первичных документах (авансовый отчет, отчет кассира, завскладом и т.д.). По способу использования бухгалтерские документы могут быть разовыми (одним рабочим приемом оформляется один или несколько хозяйственных процессов, например накладная, счет-фактура, раздаточная ведомость) и накопительными, в которых совершенные хозяйственные операции оформляются в несколько приемов, постепенно (лимитная карта на отпуск материальных средств и т.д.). По качеству бухгалтерские документы делятся на полноценные (доброкачественные) и неполноценные (недоброкачественные). Полноценные документы должны полностью отвечать предъявляемым к ним требованиям (реквизитам). Документы, в которых отсутствует хотя бы одно из предъявляемых требований, признаются неполноценными. Правоохранительным органам и судам следует обращать них особое внимание. В целях более тщательного изучения и анализа неполноценные документы подразделяются на следующие группы:
Документы последней группы называются подложными. Они делятся на два вида: I) фальсифицированные (материальный подлог) и 2) содержащие заведомо ложные сведения (интеллектуальный подлог). Подложные документы в силу ст. 81 УПК являются вещественными доказательствами, так как сохраняют на себе следы преступления или служили орудием преступления либо на них были направлены преступные действия. Виды (категории) бухгалтерских документов, порядок их составления и вопросы, относящиеся к документообороту, регулируются Законом о бухучете. Положением о документах и документообороте а бухучете, утвержденным приказом Минфина СССР № 105 за 1983 г. и действующим в части, не противоречащей законодательству, и некоторыми другими нормативными актами. Бухгалтерские документы в зависимости от их происхождения и содержания заключенной в них информации делятся на три категории (Закон о бухучете): первичные учетные документы; регистры бухучета (ст. 9); документы бухгалтерской отчетности (гл. 3). Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухучет. Первичные документы принимаются к учету, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты: название документа; дату его составления; наименование организации, от имени которой он составлен; содержание хозяйственной операции, ее натуральные и денежные измерители. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Они должны быть составлены в момент совершения операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания. Ответственность за оформление этих документов, достоверность содержащихся в них данных, обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме (полнота и правильность оформления, заполнения реквизитов) и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей). Для контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. Они, как и первичные, могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: дату записи в учетный регистр, другие отметки (оттиски печати). В приходных и кассовых ордерах исправления не допускаются. Нормативно специально регламентируется возможность изъятия в необходимых случаях бухгалтерских документов и финансовой отчетности (ст. 9 Закона о бухучете. Закон об аудиторской деятельности, УПК, ГПК, АПК, Инструкцию о порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, утвержденная письмом Минфина России № 16/176 за 1991 г. и др.). Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений в соответствии с законодательством. Ввиду особой значимости для любой организации ведения бухучета первичных документов и для обеспечения его непрерывности законодательством предусмотрено, что главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия (п. 8 ст. 9 Закона о бухучете). Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.п.). то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить их (т.е. сделать опись, пронумеровать листы, опечатать, заверить своей подписью, печатью организации). При утрате (хищении) первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин происшедшего. В необходимых случаях для участия в ее работе приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. Регистры бухучета (сборные документы по типам операций) предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухучета и в бухгалтерской отчетности. Регистры бухучета ведутся в специальных книгах (журналах), ведомостях, на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных с помощью вычислительной техники, а также на дисках, дискетах и иных машинных носителях. Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухучета в хронологическом порядке и группироваться по соответствующим счетам бухучета. Они могут классифицироваться по назначению, содержанию, форме. Документы бухгалтерской отчетности — это единая система документальной отчетности на основе данных бухучета по установленным формам (на базе документов двух указанных типов). Бухгалтерская отчетность как система показателей, группируется в определенные формы и характеризует текущую, инвестиционную, финансовую деятельность организации за отчетный период. По ее данным можно установить излишек или недостаток средств для формирования запасов и затрат, а также другие юридически значимые факты. Бухгалтерская (финансовая) отчетность дает возможность оценить кредитоспособность организации, ликвидность ее активов, установить наиболее срочные обязательства.
Популярное: Почему люди поддаются рекламе?: Только не надо искать ответы в качестве или количестве рекламы... Как выбрать специалиста по управлению гостиницей: Понятно, что управление гостиницей невозможно без специальных знаний. Соответственно, важна квалификация... ©2015-2020 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (490)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |