Тема 6 Систематизация и хранение документов

Составление и оформление номенклатуры дел

Задание 1

Требуется оформить Сводную номенклатуру дел ОАО «Квант», самостоятельно добавить необходимые реквизиты.

Рекомендации: сначала следует оформить отдельные (индивидуальные) номенклатуры дел структурных подразделений по нижеприведенному условию и на их основании  оформляется сводная номенклатура дел. Бланки номенклатуры дел и титульный лист приведены в в Приложениях 14, 15  к данному сборнику. Недостающие реквизиты добавьте самостоятельно (дата, индекс дела, и.о.ф. работника, количество дел и томов и др.).

Условие

В четвертом квартале текущего года на предстоящий год структурными подразделениями разрабатываются и оформляются номенклатуры дел ОАО «Квант». Ответственными за составление номенклатур дел являются руководители структурных подразделений. Номенклатуру дел структурного подразделения оформляет один из сотрудников данного отдела. Составленные и оформленные номенклатуры дел подписываются их составителями и руководителями структурных подразделений, согласовываются с ответственным за архив, т.е. архивариусом и передаются в службу документационного обеспечения управления для их обобщения и оформления сводной номенклатуры дел. Сводная номенклатура дел визируется всеми руководителями структурных подразделений, согласовывается с архивариусом, подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается с января в предстоящем году руководителем организации.

На основании структуры организации и штатного расписания каждому структурному подразделению присваивается индекс, соответственно делу, сформированному из документов, присваивается номер дела. Документы, сформированные в дела, имеют свой срок хранения: до 10 лет, свыше 10 лет, постоянный срок хранения, кроме того, до минования надобности и до замены новыми документами.

ОАО «Квант» в своем составе содержит следующие подразделения:

Служба документационного обеспечения управления

- Устав ОАО «Квант»; до минования надобности ТП№13а

- Приказы по основной деятельности, пост. ТП ст. 6а

- Приказы по личному составу; 75 лет ТП ст. 66 ЭПК.

Начальник отдела кадров

Делопроизводитель

Архивариус

Бухгалтерия

- Годовой отчет о финансовой деятельности; пост. ТП№ 1356

- Статистические отчеты (форма №П-4) о численности, фонде заработной платы и движении работников; пост. ТП ст. 1996

- Штатное расписание; пост. ТП ст.135б

- Книга учета кассовых операций (счетов, платежных поручений), 5 лет; ТПст. 193П

Главный бухгалтер

Бухгалтер

Архивариус

Задание 2

Требуется оформить итоговую запись о категориях дел, заведенных в 20…году.

Рекомендации: на основании сводной номеНклатуры дел оформляется итоговая запись о категориях дел. Следует проанализировать дела по их срокам хранения, просуммировать и указать в итоговой записи. Бланк итоговой записи о категориях дел, заведенных в …году приведен в Приложении 8 к Инструкции Банка России от 6 марта 2013 года № 140-И «О документационном обеспечении управления в учреждениях Банка России» и в Приложении 16 к данному сборнику. 

Задание 3

Требуется составить сводную номенклатуру дел N- Банка  на предстоящий календарный год. Недостающие реквизиты добавьте самостоятельно.

Рекомендации: сначала следует оформить отдельные (индивидуальные) номенклатуры дел структурных подразделений по нижеприведенному условию и на их основании  оформляется сводная номенклатура дел. Вместо N-Банк указывается его наименование. Наименования кредитных организаций можно указать из перечня, предлагаемого в Приложении 17 к данному сборнику. Наименование должности работника предложено в справочных данных. Бланки номенклатуры дел и титульный лист приведены в Приложениях  6,7 к Инструкции Банка России от 6 марта 2013 года № 140-И «О документационном обеспечении управления в учреждениях Банка России» и в Приложениях 14,15 к данному сборнику. Недостающие реквизиты добавьте самостоятельно (дата, индекс дела, и.о.ф. работника, количество дел и томов и др.).

Условие

В четвертом квартале текущего года на предстоящий год структурными подразделениями разрабатываются и оформляются номенклатуры дел N- Банка. Ответственными за составление номенклатур дел являются руководители структурных подразделений. Номенклатуру дел структурного подразделения оформляет один из сотрудников данного отдела. Составленные и оформленные номенклатуры дел подписываются их составителями и руководителями структурных подразделений, согласовываются с ответственным за архив, т.е. заведующим архивом и передаются в службу документационного обеспечения управления для их обобщения и оформления сводной номенклатуры дел. Сводная номенклатура дел визируется всеми руководителями структурных подразделений, согласовывается с заведующим архивом, подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается с января в предстоящем году руководителем N- Банка.

На основании структуры организации и штатного расписания каждому структурному подразделению присваивается индекс, соответственно делу, сформированному из документов, присваивается номер дела. Документы, сформированные в дела, имеют свой срок хранения: до 10 лет, свыше 10 лет, постоянный срок хранения, кроме того, до минования надобности и до замены новыми документами.

N- Банк в своем составе содержит следующие подразделения: