Порядок проведения инвентаризации

Рассмотрим подробный порядок проведения инвентаризации на примере товаров в торговом предприятии. Для проведения инвентаризации в торговой фирме создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации, бухгалтерии, другие специалисты, в том числе представители службы внутреннего аудита или независимые аудиторы.

Если фирма крупная и объем работ достаточно большой, то для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.

Персональный состав постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель.

Если же объем работ невелик, то проведение инвентаризации может возлагаться на ревизионную комиссию торговой организации.

Порядок проведения инвентаризации организацией определяется самостоятельно и утверждается руководителем торговой компании. Вместе с тем организации при проведении инвентаризации могут руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 июня 1995 года №49 (далее – Методические указания по инвентаризации). Помимо этих Методических указаний при инвентаризации такого вида имущества, как товары, могут использоваться и Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденные Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 года №119н (далее – Методические указания по учету МПЗ).

Напоминаем, что для оформления результатов инвентаризации используются типовые унифицированные формы, утвержденные:

- постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее – Постановление № 88);

- постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 года №26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией»» (далее – Постановление № 26).

Подготовительные мероприятия

Итак, инвентаризация товаров в торговой компании может проводиться в обязательном, плановом порядке, а также внезапно. Рассмотрим порядок действий торговой организации при инвентаризации товаров более подробно.

Перед проведением инвентаризации товаров руководитель организации издает приказ о ее проведении (форма № ИНВ-22), в котором указывается состав инвентаризационной комиссии, сроки проведения инвентаризации, причина, по которой она проводится, а также в какие сроки результаты инвентаризации должны быть сданы в бухгалтерскую службу.

После того, как приказ об инвентаризации подписан, инвентаризационная комиссия осуществляет ряд подготовительных мероприятий, связанных с ее проведением. В период подготовки к инвентаризации проверяется организация складского хозяйства торговой фирмы, в том числе наличие пожарно-охранной сигнализации, а также созданы ли надлежащие условия для хранения товаров, имеются ли в наличии закрываемые складские помещения, сейфы, емкости для хранения, оснащены ли места хранения товаров необходимыми измерительными приборами, существует ли контроль над вывозом товаров с территории торговой организации и т.д.

Помимо этого инвентаризационная комиссия должна в обязательном порядке проверить, заключены ли с материально ответственными лицами трудовые договоры, а также договоры о полной материальной ответственности указанных лиц.

Приходные и расходные документы

До начала проверки материально ответственные лица должны сдать в инвентаризационную комиссию последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении товаров.

Полученные документы визируются председателем комиссии с наложением надписи «до инвентаризации на «__________» (дата)». В дальнейшем эти документы будут являться для бухгалтерской службы торговой фирмы основанием для определения остатков товаров к началу инвентаризации по учетным данным.

Помимо отчетов о движении товаров материально ответственные лица должны предоставить в инвентаризационную комиссию расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товары сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все товары, поступившие на их ответственность, приняты к учету, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение товаров. Расписку можно составить в такой форме:

Расписка

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, приняты на учет, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное(ые) лицо(а):

________ __________ ___________________

(должность) (подпись)      (расшифровка подписи)

Полученные сведения о фактическом наличии товаров записываются в инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3), составляемую не менее чем в двух экземплярах.

Опечатывание помещений и проверка состава инвентаризационной комиссии

Перед тем как приступить к проверке, инвентаризационная комиссия опечатывает все помещения, где хранятся товары.

По возможности на период проведения инвентаризации в торговой фирме следует остановить приемку и выдачу товаров. Если же это невозможно, то необходимо обеспечить контроль над принятием и выбытием товаров во время проведения инвентаризации.

Полноту и точность внесения в опись формы № ИНВ-3 данных о фактических остатках товаров, правильность и своевременность оформления результатов инвентаризации обеспечивает инвентаризационная комиссия (п. 2.6 Методических указаний по инвентаризации).

В свою очередь, руководитель торговой организации должен создать инвентаризационной комиссии все необходимые условия для работы, в том числе предоставить грузчиков для перевешивания и перемещения товаров, а также обеспечить технически исправными весовыми приборами и инструментами, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.

Обращаем ваше внимание на то, что проверка фактического наличия товаров производится при обязательном участии материально ответственных лиц и всех членов инвентаризационной комиссии.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными! Поэтому если кто-то из утвержденных членов комиссии не может участвовать в проверке, его необходимо заменить, но сделать это можно только на основании соответствующего приказа руководителя.