Процедуры управления: понятие и виды

 

Чтобы правильно организовать каждый функциональный процесс в системе управления, необходимо:

― определить количество, последовательность и характер операций, составляющих процесс;

― подобрать (разработать) для каждой операции соответствующие способы, приемы (методику), технические средства;

― определить оптимальные условия протекания процесса во времени и среде.

Большое значение имеет анализ, исследование организационных операций, описание их, типизация и стандартизация, а отсюда и проектирование, совмещение однородных операций, перевод их на машинное исполнение в целях снижения трудоемкости процесса управления.

Смена операций, их сочетание, взаимосвязь, переход друг в друга определяется процедурами, которые представляют собой совокупность разнообразных управленческих операций, выполняемых по определенной схеме (алгоритму).

Понятие "процедура" отражает порядок подготовки, рассмотрения, обсуждения, выполнения ряда последовательных и параллельных операций в процессе управления, предписание о порядке выполнения какой-либо работы в аппарате управления. Технология управления тесно связана с процессом алгоритмизации операций и процедур в рамках тех или иных функций управляющей системы.

Алгоритм исследуемого (проектируемого) организационного или информационного процесса представляет собой правила последовательной организации определенных, связанных друг с другом операций, на которые этот процесс может быть разложен и которые должны быть осуществлены для достижения цели, стоящей перед данной управляющей системой. При этом весь процесс как бы разлагается сверху вниз, то есть от конкретной функции управленческого аппарата к подфункции (части функции), от подфункции к конкретной процедуре и далее к операции.

Управленческая процедура представляет собой систему последовательно реализуемых предписаний (правил) о выполнении в определенном порядке организационных, информационных и других операций, приводящих к решению задач, стоящих перед системой управления.

Процедуры отличаются по ряду признаков и классифицируются следующим образом:

1. По должностным признакам на творческие, логические, а также на технические. Удельный вес творческих операций у руководителей составляет до 60 шестидесяти, у специалистов — 40 процентов, у технических исполнителей — до 20.

2. По содержанию — на информационные, логико-мыслительные и организационные.

3. По степени повторяемости на повторяющиеся и нет.

4. По уровню механовооруженности: ручные; механизированные; автоматизированные; машинно-ручные.

5. По характеру сочетания во времени на последовательные, параллельные, последовательно-параллельные.

Роль процедур в эффективном процессе управления очень велика. В рамках одной функции управления процедуры могут быть внутренними и внешними.

К внутренним процедурам управления как процесса относятся:

― информационная подготовка;

― разработка вариантов решений;

― принятие решения руководителем;

― организаций его выполнения;

― контроль.

Входное воздействие поступает от предыдущего этапа процедуры управления, а выходное воздействие поступает на следующий. С процедурами информационной подготовки, разработки вариантов решения и организации выполнения образуются функциональные связи, а с процедурой принятия решения — линейные или функциональные в зависимости от приоритета процедуры. Обычно входное воздействие направлено на процедуру принятия решения.

При сознательном проектировании технологии управления можно избежать ненужных и второстепенных процедур управления, исключить дублирование работ, сократить документооборот, сформулировать чёткие критерии к качеству результата на каждом этапе управленческого процесса. Технология позволяет усилить эффект человеческих действий путём сочетания отдельных элементов в единую цепь.

Одновременно это вносит разумную организованность в сам процесс управления за счёт введения норм и правил выполнения отдельных операций. При этом для трудового процесса лиц, причастных к управлению предприятием, применимы такие категории, как технологическая дисциплина, регламент и т. д. Этот аспект технологизации управления позволяет более эффективно применять методы мотивации.

Заключительные выводы

управление матричный аналитический решение

Для руководителей в практике управления особое значение имеет технология выработки и принятия управленческого решения. Она представляет собой целенаправленный, взаимоувязанный, упорядоченный набор методов и приемов деятельности субъекта управления по выбору управленческих альтернатив.

Для принятия управленческого решения нужно пользовать определенными процедурами. Процедура — определенная регламентированная последовательность осуществления процесса управления.

Среди основных процедур управления выделяются:

― диагноз проблемы или объекта управления;

― формулировка ограничений и выбор критериев для принятия решения;

― выявление управленческих альтернатив;

― оценка альтернатив;

― окончательный выбор альтернатив и формирование решения;

― организация выполнения решения;

― контроль выполнения управленческого решения;

― установление обратной связи с объектом управления, при необходимости, корректировка цели.

Для выработки оптимального решения могут применяться методы анализа альтернатив, аналитические методы, статистические методы, метод математического программирования, матричный метод (из теории игр), методы психологической активации и методы подключения новых интеллектуальных источников.

Принятое управленческое решение доводится до исполнителей путем устной постановки задач, письменного доведения, передачей формализованных команд.

Можно выделить следующие существенные признаки эффективных управленческих технологий.

1) Для любой технологии характерно разделение единого трудового процесса на этапы, фазы, стадии или процедуры. Такое разделение реализует основные преимущества технологизации управления, о которых говорилось выше.

2) Введение технологии призвано обеспечивать координацию и синхронизацию отдельных этапов, стадий или процедур, что позволяет получить эффект от системности или комплексности процесса управления.

3) Технология предусматривает однозначность выполнения процедур и операций. Это очень важное условие, так как чем больше отклонения при выполнении отдельных процедур, тем больше опасность неэффективного управления в целом.

4) Структура управленческой технологии, определяемые ею методы, приёмы, техника, документы, организация работ, квалификация исполнителей, сроки и продолжительность процедур должны иметь целевую направленность, ориентировать на обеспечение эффективности технологического процесса, то есть на достижение высокого качества управления.

 

Литература

 

1. Бурков В.Н., Коргин Н.А., Новиков Д.А. Введение в теорию управления организационными системами. — М.: Либроком, 2009. — 264 с.

2. Глухов В.В. Менеджмент. Учебник. — СПб: Питер, 2008. — 608 с.

3. Дорофеев В.Д., Шмелева А.Н., Шестопал Н.Ю. Менеджмент. — М.: Инфра-М, 2008. — 440 с.

4. Зайцев Н.Л. Экономика, организация и управление предприятием. — М.: Инфра-М, 2008. — 455 с.

5. Злобина Н.В. Управленческие решения. — Тамбов: ТГТУ, 2007. — 80 с.

6. Лукичёва Л.И. Управление организацией. — М.: Омега-Л, 2006. - 360с.

7. Лычкина Н.Н. Имитационные модели в процедурах и системах поддержки принятия стратегических решений на предприятиях // Бизнес-информатика. 2007. № 1. С. 29-35.

8. Михалева Е.П. Менеджмент. Конспект лекций. — М.: Юрайт-Издат, 2009. — 192 с.

9. Моисеева Н.К., Стерлигова А.Н. Дифференциация и интеграция процессов как объектов управления в организации // Вестник Самарского государственного экономического университета. 2008. № 10. С. 85-88.

10. Основы менеджмента / Под ред. Афоничкина А.И. — СПб.: Питер, 2007. — 528 с.

11. Смирнов Э.А. Теория организации. — М.: Инфра-М, 2003. — 248 с.

12. Степочкина Е.А., Терехина М.А. Реальное управление как перспектива развития менеджмента // Известия Волгоградского государственного технического университета. 2005. № 5. С. 118-126.

13. Фрольченко С.С. Процедура подготовки и принятия антикризисных решений // Вестник Тольяттинского государственного университета сервиса. Серия: Экономика. 2007. № 2. С. 249-253.

14. Шихао Л. Совершенствование процедуры принятия управленческих решений в области управления персоналом // Экономические науки. 2009. № 54. С. 90-93.