Экономическая информация, ее свойства и особенности

Экономическая информация — это информация, используемая при осуществлении функций управления экономикой страны и ее от­дельными звеньями, т.е. это совокупность сведений, используемых для планирования, учета, контроля, регулирования при управлении макро- и микроэкономикой.

Экономическая информация циркулирует как в сфере материаль­ного производства, так и в непроизводственной сфере, характеризуя деятельность тех или иных учреждений и отраслей этой сферы, явля­ясь важным инструментом управления экономикой. В наше время экономическая информация вошла в ряд важнейших ресурсов соци­ально-экономического развития.

Словосочетание «экономическая информация» вошло в обиход в 60-х годах прошлого столетия с внедрением средств вычислительной техники в сферу управления народным хозяйством. Эко­номическая информация классифицируется:

• по месту возникновения (входящая, исходящая);

• по участию в процессе обработки/хранения (исходная, про­изводная, хранимая без обработки, промежуточная, резуль­татная);

• по отношению к функциям управления (плановая, прогноз­ная, нормативная, конструкторско-технологическая, учетная, финансовая и др.)

 Ее исследование позволило выявить ряд особенностей, влияющих на организацию ее автоматизированной обработки.

Можно выделить следующие особенности экономической инфор­мации.

1. Форма представления: информация отражается на материаль­ных носителях в виде первичных и сводных документов; результаты обработки представляются в виде таблиц, диаграмм, графиков и текстовых документов; передача и обработка производится при юриди­ческом подтверждении подлинности информации, что выражается, например, наличием подписи на документе (традиционном или электронном).

2. Объемность выражается большим объемом входной и выход­ной информации. Совершенствование управления, возрастание объе­мов производства сопровождаются увеличением сопутствующих ему информационных потоков. Кроме того, объемность вызвана и длительностью хранения экономической информации, т.к. некоторые до­кументы хранятся до 50 лет, а некоторые — всегда.

3. Цикличность вызвана повторяемостью стадий большинства производственных и хозяйственных процессов, а следовательно, и информации, отражающей эти процессы. Задачи обработки данных обладают заданной периодичностью решения, причем зачастую име­ют ограниченный срок обработки.

4. Способы обработки экономической информации отличаются преобладанием арифметических и, в первую очередь, логических опе­раций, таких как поиск, сортировка, группировка, отбор. При обработ­ке экономической информации происходит многократное использова­ние одних и тех же исходных данных для разных целей.

5. Экономическая информация отражает результаты производ­ственно-хозяйственной деятельности с помощью натуральных и сто­имостных показателей.

Какой бы сложной и «разумной» ни была автоматизированная система обработки данных, ее применение бесполезно, если исходные данные неточно отображают свойства предметной области. Поэтому важно знать технологию работы с первичной информацией.

Для регистрации любой хозяйственной операции, то есть для получения первичных (исходных) сведений о процессах, проте­кающих в объекте управления, необходимо выполнить иденти­фикацию, датирование, измерение.

Идентификация — это действие, процесс, в результате кото­рого устанавливают идентификатор объекта. В качестве объек­та выступают: субъект труда (кто выполнил операцию), объект труда (какая деталь обработана), объект передачи (что переда­но), субъект передачи (от кого, кому) и пр.

Идентификатором называется комбинация признаков, од­нозначно отличающая объект от другого объекта (в данной ин­формационной системе в пределах данного класса объектов). Другими словами, идентификатор — это уникальное имя объек­та. Идентификатором является цифровой код получателя и при­знаки защиты денежного знака.

В зависимости от обстоятельств идентифицировать требуется либо вид объекта (например, модель холодильника, достоинство банкноты, сорт ткани), либо вид и экземпляр объекта (работник предприятия с его уникальным табельным номером, смарт-карта).

Датирование (привязка ко времени) — действие или процесс, в результате которого фиксируется (документируется) время/дата (например, начало и завершение) выполнения операции.

Измерение — это определение какой-нибудь мерой значения какой-либо величины. Способы, средства и единицы (штуки, килограммы, литры, рубли) измерения зависят от вида, сущно­сти объекта измерения, в процессе измерения формируются пер­вичные данные.

Процесс получения первичных данных имеет ряд особеннос­тей. Прежде всего следует учитывать, что сбор данных есть обыч­ный трудовой процесс и он требует определенной квалифика­ции и затрат сил, времени. Причем затрат немалых, так как операции сбора данных часто носят массовый характер. Кроме того, первичные данные должны точно описывать первичные операции и быть достоверными и своевременными.

К экономической информации предъявляются следующие требо­вания:

- корректность — обеспечивает ее однозначное восприятие все­ми потребителями;

- полезность (ценность) — определяет ее новизну и точную ад­ресацию. Следует иметь в виду, что старит информацию не время, а появление новой информации, которая отвергает полностью или частично имеющуюся, уточняет ее и дополняет;

- оперативность — отражает актуальность информации для не­обходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях;

- точность — определяет допустимый уровень искажения как исходной, так и результатной информации, при котором сохраняется эффективность функционирования системы;

- достоверность — предполагает, что приведенной информации можно доверять, т.е. в ней отсутствуют преднамеренные и непредна­меренные искажения (например, вызванные недостаточной точнос­тью приборов, отображающих тот или иной параметр);

-устойчивость — способность реагировать на изменения ис­ходных данных без нарушения точности;

- достаточность — наличие такого оптимального количества информации, которое необходимо для принятия правильного решения. Избыток информации не менее вреден, чем недостаток, ибо он может вводить в заблуждение пользователя и замедлять процесс её обработки. [1]

Структурные элементы ЭИ. Экономические показатели опи­сывают простые и сложные сущности. Каждая сущность (пред­мет, процесс, явление, объект) имеет определенные свойства (вес, габариты, цену и пр.). Совокупность сведений, отражающих какую-либо сущность, называют информационной совокупно­стью либо составной единицей информации. Обычно информа­ционная совокупность имеет иерархическую структуру. Напри­мер, «Данные о поставщике» включают «Ф.И.О.», «Адрес», «Номенклатуру товаров», «Условия поставки», «Адрес» предполагает «Почтовый индекс», «Город» и т.д.

Степень детализации информационной совокупности конечна. Неделимая далее на смысловые единицы информационная совокупность получила название «реквизит». При описании информационных систем используют синонимы термина «рекви­зит»: «слово», «элемент данных», «атрибут».

Реквизиты (документов) — совокупность формальных эле­ментов в составе сделки или документа, отсутствие кото­рых лишаем сделку или документ юридической силы; обяза­тельные данные, предусмотренные действующими правилами или законами для документов, без которых документы не мо­гут служить основанием для современных операций. Хотя реквизит является основным элементом экономической информа­ции (дата, сумма, наименование и т.д.), он, взятый отдельно, не имеет экономического смысла.

Различают два вида реквизитов: реквизит-признак и рекви­зит-основание. Если реквизит описываем качественное свой­ство информации (время или место действия, Ф.И.О. исполни­теля и др.), то его называют реквизит-признак. Если же реквизит представляет количественную характеристику (объем продукции в штуках, цена в рублях и пр.), то его назы­вают реквизит-основание .

Сочетание одного реквизита-основания с соответствующими ему реквизитами-признаками образует показатель. Показатель— качественно определенная величина, дающая количественную характеристику отображаемому объекту (предмету, процессу, явлению), имеющая экономический смысл. Это информационная совокупность наименьшего состава, достаточная для образования самостоятельного сообщения или документа. Например, совокуп­ность «пять пар женской обуви» состоит из реквизита-основания «пять» и трех реквизитов-признаков: «пара», «женская» и «обувь», имеет экономический смысл и поэтому является показа­телем.

Совокупность логически связанных реквизитов, имеющая юридическую силу, называется документом.

Традиционное для экономической информатики понятие документированная информация, определявшее до недавнего времени «бумажный» документ, с развитием информационных технологий приобрело новое значение - электронный документ (ЭД). ЭД - информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным Законом об ЭД.

ЭД может использоваться во всех сферах деятельности, где применяются программные и технические средства, необходи­мые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации. С помощью ЭД могут совершаться сделки (заклю­чаться договоры), производиться расчеты, осуществляться пе­реписка и передача документов и иной информации.

ЭД имеет формы внутреннего и внешнего представления. Формой внутреннего представления ЭД является запись инфор­мации, составляющей ЭД, на машинном носителе. Формой внеш­него представления ЭД является воспроизведение ЭД на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного но­сителя материальном объекте в доступном для визуального обо­зрения виде (без дополнительных технических приспособлений) и форме, понятной для восприятия человеком.

ЭД состоит из двух частей — общей и особенной. Общая часть
ЭД включает информацию, представляющую собой содержание документа (сюда входит и информация об адресате). Особенная часть ЭД состоит из одной или нескольких электронных подписей.

Электронная цифровая подпись — набор символов, выраба­тываемый средствами электронной цифровой подписи и являю­щийся неотъемлемой частью электронного документа. Средства электронной цифровой подписи — программные и технические средства, обеспечивающие выработку и проверку электронной цифровой подписи и имеющие сертификат соответствия.

Оригинал ЭД существует только на машинном носителе. Все
экземпляры ЭД, зафиксированные на машинном носителе и идентичные один другому, являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу. В случае, когда одним лицом создаются идентичные по содержанию документы — на бумажном носителе и электронный, оба документа признаются самостоятельными. «Бумажный» документ признается копией ЭД только в том случае, когда он оформлен как копия (имеется указание на то, что это копия, и заверен как копия).