Относительная и абсолютная адресация

 

При копировании и перемещении формул в другое место таблицы необходимо организовать управление формированием адресов исходных данных. Поэтому в электронной таблице при написании формул наряду с введенным ранее понятием адреса ячейки используются понятие относительной и абсолютной ссылки.

Абсолютная ссылка - это не изменяющейся при копировании и перемещении формулы адреса ячейки, содержащей исходное данное. Для указания абсолютной адресации вводится символ $. Различают два типа абсолютной ссылки:

§ полная;

§ частичная.

Полной абсолютной ссылкой указывается, если при копировании или перемещении адрес ячейки, содержащей исходные данные, не меняется. Для этого символ $ ставится перед наименованием столбца и номером строки. Например, $A$5; $G$30 - полные абсолютные ссылки.

Частичной абсолютной ссылкой указывается, если при копировании и перемещении не меняется номер строки или наименование столбца. При этом символ $ в первом случае ставится перед номером строки, а во втором перед наименованием столбца.

Например:

A$5, G$30 - частичная абсолютная ссылка, не меняется номер строки;

$A5; $G30 - частичная абсолютная ссылка, не меняется наименование столбца.

Относительная ссылка - это изменяющейся при копировании и перемещении формулы адреса ячейки, содержащей исходное данное. Изменение адреса происходит по правилу относительной ориентации ячейки с исходной формулой и ячеек с операндами. Формы написания относительной ссылки совпадает с физической записью.

При обнаружении в формуле ссылки на ячейку при отсутствии каких-либо дополнительных указаний Excel по умолчанию обращается по адресу относительно текущего расположения формулы. Относительная ссылка позволяет найти искомую ячейку, начав поиск с той ячейки, в которой эта ссылка находится. Таким образом, относительная адресация - способ максимально кратко определить в формуле положения искомой ячейки относительно со ссылкой.

При перемещении ячейки, ссылки расположенные внутри формулы ячейки, не изменяются. Различия между относительными и абсолютными ссылками наглядно проявляются при копировании формул из одной ячейки в другую.

При копировании абсолютные ссылки в формулах не изменяются, а относительные автоматически обновляются в зависимости от нового положения, сохраняя при этом относительную взаимосвязь между ячейками. После копирования относительные ссылки в исходных и скопированных формулах указывают на разные ячейки.

 

Копирование и перемещение формул

 

Особенностью электронных таблиц является возможность автоматического изменения ссылок при копировании и перемещении формул. Копирование содержимое одной ячейки в другую производится для упрощения ввода в электронную таблицу однотипных данных и формул. При этом осуществляется автоматическая настройка относительных ссылок ячеек, входящих в формулу.

В электронной таблице часто перемещают данные из одной ячейки в заданную другую. После перемещения данных от копирования, в котором копируемые ячейки сохраняют свои данные.

Простая процедура перемещения и копирования выглядит так:

§ выбрать ячейку, содержащую копируемые и перемещаемые формулы;

§ установить указатель на рамку выделения и нажать кнопку мыши;

§ для перемещения ячейки перенести рамку выделения в требуемую позицию, удерживая нажатую кнопку мыши.

Во вставляемой области Microsoft Excel заменит все существующие данные в формулах. Чтобы скопировать ячейку*, при переносе нужно дополнительно удерживать нажатую клавишу Ctrl.

 

Диаграммы

 

Диаграмма - это способ представления полученных результатов в графической форме. Она повышает наглядность для оценки результатов и показывает соотношение различных значений и динамику из изменения. В Microsoft Excel - 2000 имеются возможности для создания диаграмм, включая многочисленные типы, которые можно дополнительно настраивать. При этом применяются следующие термины:

§ фон диаграммы - область, на которой размещена диаграмма. Пользователь может менять цвет и сконтовки области;

§ категория - одна из совокупностей значений данных на оси категорий.

§ ось категорий - ось (обычно ось х), по которой расположены ряды данных;

§ ось значений - ось (обычна ось у), которая определяет величину значе-ний данных;

§ разметка - горизонтальные и вертикальные метки деления шкалы. Наличие их улучшает восприятие данных;

§ легенда - раздел диаграммы, в котором описывают цвет, оформление и образ маркера данных для каждого ряда данных;

§ область настроения - рабочая площадь, занимаемая категориями и осями. Она содержит точки данных в разметку;

§ точка данных - отдельные значения данное, обычно отбираемое из ячейки листа;

§ маркер данных - образ, который представляет отдельное значение данное. Тип этого образа зависит от типа диаграмм.

 

При настроении диаграммы можно воспользоваться одним из следующих методов:

§ с помощью функции Default chart (Диаграмма текущего типа) создать стандартную диаграмму;

§ с помощью мастера диаграмм выбрать и настроить различные параметры диаграмм.

Создание стандартной диаграммы. Чтобы создать диаграмму, нужно проделать следующее:

§ выделить диапазон для диаграммы, включая названия строк и столбцов;

§ нажать кнопку Chart Type (Тип диаграммы) на панели инструментов Chart (Диаграммы).

MS Excel создает диаграмму, показывая разноцветной разметкой в диапазоне, какие элементы были использованы в качестве заголовков, а также для создания элементов данных.

Создание диаграммы с помощью мастера. Чтобы создать диаграмму с помощью мастера, нужно проделать следующее:

§ выделить диапазон ячеек для диаграммы, включая названия строк и столбцов;

§ выбирать в меню Insert (Вставка) команду Chart (Диаграмма) или нажать кнопку Chart Wizard (Мастер диаграмм) на стандартной панели инструментов.

Excel открывает окно Chart Wizard (Мастер диаграмм). Мастер диаграмм состоит из 4 шагов:

§ на первом шаге можно выбрать тип и дополнительно уточнить вид диаграммы в пределах типа;

§ на втором шаге необходимо указать диапазон данных или откорректировать ряд данных;

§ на третьем шаге можно уточнить разбивку рядов данных, определить оформления различных элементов диаграммы, пояснительного текста к диаграмме и осям, а также легенды;

§ на последнем шаге мастер диаграмм предоставляет выбор: размещать диаграмму на том же листе или вынести ее на отдельный лист. По завершении работы в этом окне нажать Finish (готово).

 

Рис 6.5 Окно Мастер диаграмм.

Excel сформирует диаграмму на любом шаге мастера диаграмм. Для этого надо нажимать кнопку Finish (готово). В этом случае для оставшихся параметров диаграммы будут стандартные значения.

После того, как диаграмма создана, пользователь может изменить параметры и форматировать ее элементов, а также включать или отключать отдельные элементы. Диаграмму можно также масштабировать и перемещать. Когда MS Excel формирует диаграмму, он анализирует модель и содержимое выделенного диапазона ячеек. Просматривая эти данные, программа делает следующие допущения:

§ в диаграмме категорий больше, чем рядов данных;

§ для диапазонов, в которых больше строк, чем столбцов, MS Excel берет содержимое ячеек верхней строки в качестве названий категории, а содержимое крайних левых столбцов в качестве названий рядов данных;

§ для диапазонов, в которых больше строк, чем столбцов, MS Excel использует содержимое крайнего левого столбца в качестве названий категорий, а содержимое верхней строки в качестве названий рядов данных;

§ если диапазон содержит одинаковое число строк и столбцов, MS Excel использует верхнюю строку в качестве названий категорий, а крайний левый столбец в качестве рядов данных.

Контрольные вопросы и задания

13. Назовите основные функции табличного процессора Excel .

14. Перечислите версии табличного процессора Excel.

15. Перечислите компоненты окно Excel.

16. Дайте характеристику командам меню.

17. Перечислите форматы представления данных в ячейке.

18. Что такое легенда в диаграмме?

19. Что такое абсолютные и относительные адресы?

20. Как создать диаграмму в Excel?

21. Как копировать и перемещать формулы в Excel?

22. Как защищать лист в Excel?

 

Тестовые вопросы

 

1. Рабочая книга Microsoft Excel имеет расширения:

а) .doc

b) .txt

c) .bmp

d) .xls

e) .dot

2. За сколько шагов строятся диаграмма в MS Excel?

a) 4

b) 3

c) 5

d) 6

e) 10

3. К системным программам относятся:

a) операционные системы

b) табличные процессоры

c) текстовые процессоры

d) графические редакторы

e) электронные справочники

4. Как создать новый документ в Microsoft Excel?

a) Edit (Правка) => New (Создать)

b) Edit (Правка) => File (Файл) => New (Создать)

c) File (Файл) => New (Создать)

d) New (Создать) => Open (Открыть)

e) File (Файл) => Open (Открыть)

5. Как закрыть документ в Microsoft Excel?

a) File (Файл) => Close (Закрыть)

b) Edit (Правка) => Close (Закрыть)

c) View (Вид) => Close (Закрыть)

d) Insert (Вставка) => Close (Закрыть)

e) Format (Формат) => Close (Закрыть)

6. Для создания формул в MS Excel ставится знак:

a) =

b) &

c) @

d) $

e) #

7. Сколько лист может содержать рабочая книга в MS Excel?

a) 256

b) 8

c) 500

d) 300

e) 64

8. Максимальное число строк в MS Excel?

a) 65536

b) 58536

c) 48124

d) 54668

e) 62154

[1] Используя разнообразные аппаратные и программные решения компьютеры корпорации Apple Computer, позволяют выполнять приложения для операционных систем MS DOS и Windows.

* в настоящее время эти модели находятся в стадии разработки.

* При обработке документов курсор обычно изображается вертикальной чертой, а в программах DOS –мигающим символом, похоже на знак подчеркивания.

[2] Стандарты безопасности разрабатываются с целью гарантировать пользователям компьютеров безопасную работу. 

* Кроме Norton Commander, имеются и другие программы -оболочки, например Volkov Commander, Pie Commander и т.д.

[3] файл dirinfo – используется для хранения текстовых комментариев к каталогу.

* Приложения, представленные в подменю Автозагрузка (Start Up) пункта Программы (Programs) Главного меню, будут автоматически запущены при старте Windows.

[4] В зависимости от версии Windows имеются три вида Проводника (Windows Explorer, Microsoft Explorer, Internet Explorer).

[5] Служебная программа Drive Space системы Windows не совместима с другими операционными системами, такими как Windows NT, OS/2 или UNIX.

* Многие производители продают уже отформатированные дискеты, их стоимость выше, чем у не отформатированных дискет.

* Cкопировать формулы в соседние ячейки можно при помощи маркера заполнения. Для этого нужно выделить ячейку, содержащую формулу, и обозначить маркером заполнения требуемый диапазон.