Мегаобучалка Главная | О нас | Обратная связь  


Кадровая служба как накопитель документированных персональных данных




Кадровая служба (служба персонала) является самостоятельным структурным подразделением организации, подчиненным непосредст­венно первому руководителю или его заместителю по кадрам.

Структура кадровой службы зависит от многих факторов: государственная это организа­ция или негосударственная, типа организации (предприятие, банк и т.п.), численности рабо­тающих и т.д.

В некрупных предпринимательских структурах функции этой службы обычно выполня­ет один человек - менеджер по персоналу или иногда данные функции делегируются секре­тарю-референту (управляющему делами).

В государственных организациях и крупных фирмах служба (управление, отдел) кадров (персонала) делится на подотделы, секторы, группы.

Основная задача кадровой службы- организация и осуществление эффективной кадро­вой политики, принятой руководящими органами данной организации и направленной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для повышения их работоспособности, ответственно­сти за порученное дело, воспитание чувства фирменной гордости.



Другой не менее важной задачей можно назвать подбор сотрудников, способных глубоко осознать необходимость выполнения требований информационной безопасности на фирме и неукоснительно соблюдать установленные правила защиты информации.

Функции службы персонала:

• перспективное прогнозирование и планирование потребности организации в кадрах
различных профессий, специальностей и т.п.;

• обоснование и расчет текущей рациональной численности персонала в разрезе профессиональных групп;

• комплектование коллектива организации соответствующим количеством руководителей, специалистов и технических работников;

• систематический анализ профессионального, возрастного состава кадров и выработка соответствующих практических рекомендаций;

• индивидуальный анализ деловых и моральных качеств руководителей и специалистов,
выработка рекомендаций по подбору кандидатур на повышение или понижение в
должности;

• документирование трудовых правоотношений организации со штатным и временным
персоналом, хранение и ведение трудовых книжек и личных дел;

• организация системы учета кадров, их движения, анализ текучести;

• организация обучения персонала, его инструктирования, повышения квалификации
руководителей и специалистов, подбор кандидатур для направления на учебу;

• проведение регулярной аттестации кадров, анкетирования и тестирования сотрудни­ков, контроль соблюдения ими правил внутреннего трудового распорядка и требований по обеспечению безопасности информации;

• внедрение в практику работы службы персонала современных достижений в области
автоматизации информационного обеспечения работы службы, а также психологических основ анализа деятельности персонала, его деловых и личных качеств.

Кадровая служба независимо от ее структуры и численности призвана выполнять доста­точно обширный и трудоемкий комплекс функций, который не ограничивается технически­ми операциями по документированию трудовых правоотношений и включает в себя органи­зацию творческих операций по подбору и отбору кадров для работы в данной организации или фирме.

Следовательно, трудовые правоотношения работодателя и работников организации со­провождаются сбором и обработкой значительных объемов персональных данных, которые в совокупности с регламентирующими документами образуют информационно-документационную кадровую систему.

ХАРАКТЕРИСТИКА КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

В основе информационно-документационной системы с учетом ее особого правового значе­ния лежат Конституция Украины и законодательные акты, которые устанавливают принципы и формы взаимоотношений граждан с учреждениями, организациями и предприятиями, рабо­тодателей и работников, диктуют порядок документирования этих взаимоотношений.

Основным законодательным актом является КЗоТ. Большую роль в регу­лировании различных отношений граждан с учреждениями и фирмами играют Закон «Об I информации, информатизации и защите информации», проект закона о персональных данных, Гражданский кодекс, информационное, налоговое, пенсионное законодательство и т.п. Здесь же следует отметить нормативно-правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики - уставы, положения и др.

Нормативная и нормативно-справочная документация

Нормативная и нормативно-справочная документация издается различными ветвями власти, детализирует и регламентирует единообразную прак­тику применения норм права.

Формирование информационной части кадровых документов и их формы основывается на Государственных классификаторах (ГК.) технико-экономической и социальной информа­ции и унифицированных системах документации (УСД).

Плановая кадровая документация

Комплекс плановой документации включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций и фирм, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирования труда, по­вышения квалификации рабочих и служащих и т.п. Плановые документы составляются совместно сотрудниками планово-экономического управления (отдела), управления (отде­ла) кадров и других заинтересованных функциональных отделов. Программы и планы подписываются обычно руководителем планово-финансового подразделения и утверждают­ся первым руководителем организации.

Технологическая цепочка процедуры составления плановых документов в обобщенном виде включает в себя:

• сбор и обобщение и анализ отчетных экономических показателей в сфере кадрового обеспечения организации за предыдущий и текущий периоды времени;

• выработку концепции предполагаемого развития деятельности организации и проек­тирования новых направлений работы в последующие годы, совершенствования тех­нической и технологической сферы обеспечения направлений деятельности, роста фи­нансовых возможностей, размеров прибыли и состояния рынка продукции и услуг;

• прогнозирование динамики изменения должностного состава работников организации в разрезе специальностей, профессий, квалификации;

• проектирование динамики роста или уменьшения потребности по каждой должности, рабочему месту;

• определение источников пополнения работниками по каждой должностной категории и динамики удовлетворения потребности;

• расчет числа сокращаемых работников по должностям и определение перспектив их трудоустройства;

• расчет возможностей роста материального обеспечения труда работников по долж­ностям; расчет возможностей совершенствования социальной инфраструктуры организации;

• разработку проектов программ развития и реализующих их долгосрочных и текущих планов;

• согласование, подписание и утверждение программ и планов;

• детализацию программ и планов по направлениям деятельности организации, струк­турным подразделениям и филиалам;

• текущее корректирование программ и планов с учетом реальных условий деятельности организации.

Программа - это плановый документ, содержащий обоснование и основные направле­ния развития того или иного вида деятельности и имеющий, как правило, перспективную направленность.

План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Например: План комплектования рабочими кадрами производственных подразделений. Планы бывают перспективные, годовые, квартальные, месячные. В качестве приложений планы и программы могут иметь графики, обоснования и расчеты, которые подписываются руководителями, составившими основной документ. Плановые документы согласовывают­ся с профсоюзным органом и утверждаются первым руководителем предприятия или его за­местителем.

К плановой документации мы относим также такие документы, как: Структура и штат­ная численность предприятия, Штатное расписание, График отпусков рабочих и служащих, программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменения их квали­фикационного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, за­ключения, справки и др.). Указанные документы должны составляться в полном соответст­вии с утвержденными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельно­сти организации.

Структура и штатная численность организации имеют в содержательной части две графы:

§ наименование структурных подразделений и должностей;

§ штатная численность.

 До­кумент подписывается заместителем руководителя организации или руководителем струк­турного подразделения, утверждается первым руководителем организации и заверяется пе­чатью организации. При необходимости внесения изменений и дополнений в этот документ издается приказ, во вводной части которого указывается основание для корректирования от­дельных позиций структуры и штатной численности.

Штатное расписание (форма № Т-3) содержит в табличной части следующие графы:

§ код и наименование структурного подразделения;

§ код и наименование должности;

§ количество штатных единиц;

§ должностные оклады;

§ надбавки: персональные и прочие;

§ месячный фонд заработной платы;

§ примечание.

 Штатное расписание подписывает заместитель руководителя организации или руководитель структурного подразделения и утверждает первый руководитель организации («Утверждаю штат в количестве___________________________________________________ единиц с месячным фондом заработной платы_____________________________________________ рублей»).

Гриф заверяется печатью организации. Для внесения изменений и дополнений в штатное расписание необходимо издание приказа.

График отпусков(форма № Т-7) в табличной части содержит следующие графы: та­бельный номер; фамилия, имя, отчество; должность; месяцы для фиксирования продолжи­тельности отпуска и изменений даты ухода в отпуск и выхода на работу; основание измене­ния даты ухода в отпуск и выхода на работу. График подписывает руководитель кадровой службы, визируют руководители структурных подразделений, график согласовывается с профсоюзным органом и утверждается первым руководителем организации.

Поможем в ✍️ написании учебной работы
Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой



Читайте также:



©2015-2020 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (224)

Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку...

Система поиска информации

Мобильная версия сайта

Удобная навигация

Нет шокирующей рекламы



(0.017 сек.)
Поможем в написании
> Курсовые, контрольные, дипломные и другие работы со скидкой до 25%
3 569 лучших специалисов, готовы оказать помощь 24/7