Организационно-правовая документация

Комплекс организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок по­строения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении, организации, предприятии или фирме. В комплекс входят: Правила внутреннего трудового распорядка или Положение о персонале, Положение об отделе (управлении) кадров. Поло­жение о службе персонала, положения о структурных подразделениях организации, долж­ностные инструкции сотрудников организации, в том числе сотрудников отдела кадров, приказы (схемы, матрицы) разграничения полномочий между руководителями организации, различные положения, технологические инструкции, правила, методики, памятки по орга­низации, контролю и анализу работы персонала, разнообразные методики по проведению собеседований, тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала и другие документы.

Технологическая цепочка процедуры составления организационно-правовой документа­ции в обобщенном виде включает в себя:

• сбор и изучение действующих законодательных и нормативных правовых актов, ут­вержденных типовых и примерных положений, инструкций, рекомендаций и методик, ранее действовавших организационно-правовых документов;

• сбор и изучение распорядительных документов организации, касающихся объекта
регламентации (учредительные документы, приказы о создании структурных подразделений, штатное расписание и др.);

• собеседование с руководством организации и основных структурных подразделений,
ведущими специалистами, работниками по заранее разработанной схеме вопросов, с
целью выяснения их мнения по поводу содержания будущего организационно-правового документа;

• разработку концепции организационно-правового документа (назначение, структура,
основные разделы, принципиальные положения и т.п.); согласование концепции с за­
интересованными должностными лицами и работниками;

• составление первого варианта организационно-правового документа, рассылку его в
копиях заинтересованным должностным лицам и работникам, сбор замечаний, предложений и пожеланий;

• обобщение и анализ полученных отзывов, составление окончательного варианта (проекта) организационно-правового документа;

• согласование (визирование) проекта документа с заинтересованными должностными лицами и руководителями соответствующих функциональных структурных подразделений;

• подписание, утверждение документа, рассылку его в структурные подразделения для
изучения работниками и использования в работе; проставление на документе росписей работников об ознакомлении с документом;

• контроль со стороны руководителей всех рангов за реализацией требований и правил,
установленных организационно-правовым документом;

• регулярное внесение изменений и дополнений в организационно-правовой документ
в соответствии с эволюцией направлений деятельности организации, структурных
подразделений, методов управления, способов документирования и технологии производства.

Правила внутреннего трудового распорядкаявляются локальным нормативным актом организации, регламентирующим порядок приема и увольнения работников, основные пра­ва, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отды­ха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и иные вопросы регулиро­вания трудовых отношений в организации. Правила составляют на основе утвержденного типового варианта подобных правил совместно с руководителем кадровой службы, юрис­консультом организации и представителем профсоюзного органа. Подписывает правила ру­ководитель кадровой службы.

Правила утверждаются работодателем после консультаций с представительными органа­ми работников. Они могут быть приложением к коллективному договору.

Положение о структурном подразделенииопределяет статус подразделения в иерар­хической структуре организации и имеет следующие разделы содержательной части: Об­щие положения; Основные задачи; Функции; Права и обязанности руководителя подраз­деления; Ответственность руководителя; Взаимоотношения, связи; Организация работы. Составляется положение в структурном подразделении- по заданию и под контролем замес­тителя первого руководителя предприятия, согласовывается с заинтересованными функцио­нальными структурными подразделениями, подписывается заместителем первого руководи­теля (или руководителем вышестоящего структурного подразделения) и утверждается пер­вым руководителем предприятия. Изменения в положение вносятся приказом,

Должностная инструкцияустанавливает организационно-правовое положение работ­ника и имеет следующую структуру содержательной части:

§ Общие положения;

§ Функции;

§ Должностные обязанности;

§ Права;

§ Ответственность;

§ Взаимоотношения (связи по должно­сти).

 Инструкция составляется руководителем структурной части подразделения (бюро, группы, участка), подписывается руководителем структурного подразделения и утверждает­ся, как правило, заместителем первого руководителя предприятия, курирующим подразде­ление. Изменения в инструкцию вносят приказом.

Другие организационно-правовые документы могут иметь упрощенную методику со­ставления и основываться на аналогах, используемых в других организациях.