Документальное оформление и аналитический учет материально-производственных запасов

Для учета движения материалов применяется типовая учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации. Поступление материалов на предприятие контролирует в первую очередь отдел снабжения, который следит за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли на предприятие.

Материалы на склад от местных и иногородних поставщиков доставляет экспедитор отдела снабжения. Принимая грузы от транспортных организаций (железной дороги, пристани), экспедитор особое внимание уделяет состоянию тары, пломб, а в случае их повреждений требует проверки и сдачи груза. Если обнаружится недостача или порча груза, составляется коммерческий акт на право предъявления претензий к транспортной организации или к поставщику.

В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (спецификации, отвесы, накладные), другие -качество (сертификаты, удостоверения и т.п.) . При соответствии показателей документов фактическому наличию материально ответственное лицо выписывает приходный ордер (ф. № М-З и М-4) (Приложение В,Г,Д).  В условиях ручной обработки рекомендуется применять однострочные документы, при автоматизации - многострочные. Приходные ордера ф. № М-З (однострочный) и ф. № М-4 (многострочный) необходимы для количественно-суммового учета материалов, поступающих на предприятие от поставщиков или из переработки.

Для сокращения количества первичных документов разрешается и бездокументное оформление поступивших материалов. Если расхождений ни в количестве, ни в качестве прибывшего груза с документами поставщика нет, то на документах поставщика (платежных требованиях) проставляется и заполняется специальный штамп с основными реквизитами приходного ордера.

В случае централизованной доставки материалов автотранспортом со склада поставщик выписывает товарно-транспортную накладную (ф. № М-5 и М-6) в четырех экземплярах: а) покупателю - для оприходования материалов вместо приходного ордера б) поставщику - для списания ценностей; в) для начисления заработной платы водителям автотранспорта; г) для предъявления в банк на оплату.

Акт о приемке материалов (ф. № М-7) (Приложение Е) применяется для оформления поступивших материальных ценностей без платежных документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов. Акт составляется комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, заведующего складом и представителя отдела снабжения предприятия. Комиссия назначается руководителем предприятия. Составляется акт в двух экземплярах: первый - передается в бухгалтерию предприятия как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или излишков; второй - поступает в отдел снабжения для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования на излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера.

Приходные документы составляются в день поступления материалов. Приходные ордера, накладные и акты содержат основные реквизиты: наименование поставщика, наименование материалов, их сорт, размер, количество, цену, сумму, подписи лиц, принявших и сдавших материалы.

Обособленно хранятся на складах материалы, подлежащие лабораторному анализу и техническому осмотру, а также материалы, принятые на ответственное хранение. Приходные ордера на них не выписываются, расходовать их не разрешается до выявления результатов анализа. Их учет организуется в специальной книге. Вначале регистрируют поступившие материалы, находящиеся на лабораторном исследовании, а затем материалы, принятые на ответственное хранение. Ведение этой книги обеспечивает контроль за сохранностью социалистической собственности.

Кроме перечисленных документов, составляются накладные (ф. № М-12, М-13) при внутреннем перемещении материалов со склада на склад или при сдаче цехами на склад неиспользованных сэкономленных материалов или ценных отходов производства, отходов от брака продукции, от ликвидации основных средств, от выбытия из эксплуатации малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Материально ответственные лица, сдающие материалы, выписывают накладные в двух экземплярах: один цеху для списания материалов, другой складу - для их оприходования.

Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализацию на сторону излишних, не используемых в хозяйственной деятельности предприятия материалов. К ним относятся: лимитно-заборные карты, требования, накладные. Лимитно-заборная карта (ф. № М-8, М-9) (Приложение З) выписывается отделом снабжения на одну или несколько позиций (видов материалов), относящихся к определенному коду производственных затрат (заказу). Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеху для выполнения производственной программы осуществляет планово-производственный отдел. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида оставшихся в цехах на начало месяца. Выписываются карты в двух экземплярах: один - цеху, другой - складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте цеха, а представитель получателя - в лимитно-заборной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользованного лимита. По использовании лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию предприятия. На основании их оформляется отпуск материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды. По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

В целях сокращения количества лимитно-заборных карт возможно применение поквартальных карт с отрывными месячными талонами. Если лимитно-заборные карты используются при постоянном, систематическом отпуске материалов, то для оформления однократного их отпуска на хозяйственные и прочие нужды применяется требование (ф. № М-10 и М-11) (Приложение И) . Выписывается требование в двух экземплярах цехами, отделами, потребителями материалов: один остается у получателя с распиской материально ответственного лица склада, второй -- у заведующего складом (кладовщика) с распиской получателя.

Всякий сверхлимитный отпуск материалов на производство (возмещение брака, перерасход, перевыполнение производственной программы) или замена материалов оформляются выпиской специального требования с отметкой в нем кода причины и виновника перерасхода. Отпуск в этих случаях допускается только с разрешения директора предприятия, или главного инженера, или лиц, ими уполномоченных. Накладные (ф. № М-14 и М-15) (Приложение И) применяются для учета и оформления отпуска материалов на сторону или хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории. Выписываются они отделом сбыта в трех экземплярах на основании нарядов или договоров. При перевозке автотранспортом материалов, отпущенных на сторону, выписывается товарно-транспортная накладная.[15]

Аналитический учет поступления материалов зависит в значительной мере от выбора учетной цены. На ОАО МГОК в качестве учетных цен применяют средние цены поставщика, и поступившие материалы отражают на каждом аналитическом счете по этим ценам. Наценки снабженческих организаций, комиссионные, таможенные пошлины, транспортно-заготовительные расходы и другие составляющие расходов по заготовлению по всем поступившим материалам учитывают на аналитическом счете Транспортно-заготовительных расходов и наценок снабженческо-сбытовых организаций. Отпущенные в производство и на другие нужды материалы списывают с кредита счета Материалов в дебет соответствующих счетов издержек производства и на другие счета в течение месяца по учетным ценам. При этом делают бухгалтерскую запись

Д-т счета Основного производства - материалы отпущены основному производству

Д-т счета Вспомогательных производств - материалы отпущены вспомогательным производствам

Д-т счета Общепроизводственных расходов. Общехозяйственных расходов и др. - в зависимости от направления расходов материалов

К-т счета Материалов или других счетов по учету материалов.

Стоимость материалов по учетным ценам распределяют между различными счетами издержек производства на основании ведомости распределения материалов. Ее составляют по данным первичных документов о расходе материалов. По истечении месяца определяют разницу между фактической себестоимостью израсходованных материалов и их стоимостью по учетным ценам. Разницу списывают на те же счета затрат, на которые были списаны материалы по учетным ценам (Основного производства, Вспомогательных производств и др.). При этом, если фактическая себестоимость выше учетной цены, разницу между ними списывают дополнительной бухгалтерской проводкой, а обратную разницу (что возможно при использовании в качестве учетной цены плановой себестоимости материалов) - способом "красное сторно", т. е. отрицательными числами.

Отклонения фактической себестоимости материалов от стоимости их по учетным ценам распределяют между израсходованными материалами пропорционально стоимости материалов по учетным ценам. С этой целью определяют процентное отношение отклонений фактической себестоимости материалов от учетной цены, и найденное отношение умножают на стоимость отпущенных материалов по учетным ценам. Оставшиеся на складе материалы, оценены, но средней покупной или плановой (нормативной) себестоимости. В расчетных документах поставщиков по поступившим материалам отдельно выделяются суммы налога на добавленную стоимость (НДС), сумма которого отражается по дебету счета Налога на добавленную стоимость по приобретенным ценностям (субсчет "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материальным ресурсам") с кредита счетов Расчетов с поставщиками и подрядчиками, Расчетов с подотчетными лицами и др.[20]

После оплаты материалов поставщикам сумма налога на добавленную стоимость списывается с кредита счета по учету НДС в дебет счета Расчетов с бюджетом, субсчет "Расчеты по налогу на добавленную стоимость".