Пути повышения эффективности управления проектами на предприятии. Обоснование рекомендуемых мероприятий
Системный формализованный подход к управлению проектами имеет ряд преимуществ по сравнению с другими подходами, основанными на функциональных принципах управления, т. е. когда менеджеры, отвечающие за отдельные функции управления, неформально координируют работу по данному проекту с коллегами из других функциональных подразделений. При этом каждый из менеджеров, как правило, придерживается в работе правил и процедур, разработанных для своего функционально ориентированного подразделения. Системный подход к управлению проектами становится все более популярным по той простой причине, что при его использовании вероятность успешного выполнения каждого отдельного проекта, реализуемого организацией, и всех проектов организации в целом существенно повышается[17]. Каждый проект успешно выполняется, а конкретные результаты достигаются в соответствии с принятым графиком и в рамках установленного бюджета. При реализации отдельного проекта способность организации вести успешную деятельность и ее общая ценность объективно возрастают. Среди основных причин успешного применения принципов нового подхода к управлению проектами можно выделить следующие: 1) организация отбирает к исполнению только те проекты, которые наилучшим образом соответствуют стратегии развития организации; 2) все обязательства принимаются только для реально осуществимых целей: технических, бюджетных и календарных; 3) ответственность за управление портфелями проектов, программами и проектами тщательно распределена и неукоснительно реализуется; 4) каждый проект планируется, исполняется и контролируется (управляется) так, чтобы все обязательства по нему были выполнены; 5) команды управления проектом должны работать совместно и в соответствии с обязательствами по целям, планам и графикам исполнения проекта. Что касается затрат на управление проектами, то их величина будет изменяться в зависимости от типа, размера и числа проектов, а также от уровня развития системы управления проектами в данной организации. Рекомендуемый подход к улучшениям в области управления проектами заключается в осуществлении следующих шагов: 1) идентификация симптомов неэффективного управления проектами; 2) соотнесение выявленных симптомов с возможными причинами неэффективного управления проектами путем, во-первых, изучения литературы по управлению проектами, во-вторых, проведения аудита текущих проектов и, в-третьих, анализа завершенных проектов; 3) идентификация возможностей для улучшения в области управления проектами и ранжирование этих возможностей; 4) выработка программы улучшения или специальной группы проектов, направленных на устранение и коррекцию возможных причин неэффективного управления; 5) исполнение программы улучшения, оценка результатов и поиск дополнительных областей улучшения. Возможными областями деятельности, в которых необходимы изменения, могут быть: - знания и профессиональные навыки людей; - назначение и распределение ответственности; - политика в области управления проектами, процессы, процедуры, системы, средства и методы управления проектами или все области сразу. Симптомы и возможные причины неэффективного управления проектами. К числу симптомов недостаточно высокого качества исполнения проектов можно отнести: - несоблюдение сроков - задержки в исполнении работ, перерасход средств и штрафы по контрактам; - низкий исполнительский уровень персонала - высокая текучесть кадров, занятых в проекте, избыточный уровень психологических нагрузок, недостаточная мотивация и неблагоприятный психологический климат в организации; - недостаточная финансовая дисциплина - фактические затраты превышают запланированный бюджет; - низкое качество управления - излишняя вовлеченность менеджеров высшего звена в детали исполнения проекта; - низкое качество управления ресурсами - слишком частые переключения с одного вида работ на другие, дублирование усилий, неэффективное использование специалистов функциональных подразделений. Идентификация и устранение причин этих типичных недостатков в исполнении проектов, как правило, требуют весьма энергичных усилий специалистов по управлению проектами. Возможные усилия по улучшению менеджмента. Для достижения существенных улучшений в такой сложной области, как управление проектами, необходимо проводить изменения во всех сферах деятельности - человеческие ресурсы, организационные структуры, процессы, системы, процедуры - и все эти изменения должны быть точно увязаны друг с другом. Некоторые типичные проекты и задачи по улучшению деятельности в каждой из указанных областей приводятся ниже. Осуществление проектов улучшения деятельности в области: - разработки и внедрения соответствующего процесса управления портфелем проектов организации; - формализации процедур выбора новых проектов и взаимного ранжирования всех проектов каждого из портфелей; - активного использования методов управления рисками и неопределенностью в ходе осуществления программ и проектов. Развитие системы управления и обучение персонала. Приложение необходимых усилий в области развития системы управления и обучения персонала с целью: 1. улучшения понимания и принятия на всех уровнях организации основных идей и принципов управления проектами, а также практических мер по их осуществлению; 2. развития у персонала навыков планирования, управления и контроля, а также других навыков, необходимых с точки зрения менеджеров проекта и специалистов по поддержке проектов; 3. развития лидерских качеств менеджеров программ и проектов; 4. создания необходимого понимания персоналом политики в области управления проектами, а также современных методов, систем и средств управления проектами; 5. улучшения понимания основных принципов и практики командной работы. Разработка необходимых процедур в области: - критериев выбора (назначений) менеджеров проектов по типу и размерам проектов; - развития и профессионального роста персонала, занятого в управлении проектами; - оценки уровня достижений и вознаграждения менеджеров проектов и других лиц, занятых в осуществлении проектов. Назначение и распределение ответственности для улучшения управления проектами: 1) учреждение на достаточно высоком уровне управления организации офис по управлению проектами, персонал который будет нести ответственность за внедрение и непрерывное улучшение процессов управления проектами, а также за создание и совершенствование методов и средств управления проектами; 2) учреждение офиса оперативного планирования, управления и контроля с целью обеспечения поддержки в решении типичных проблем, возникающих в ходе управления небольшими проектами; 3) распределение ответственности за исполнение каждого проекта на всех уровнях организации и убежденность в том, что каждый ответственный исполнитель ясно понимает и принимает свою долю ответственности; 4) улучшение понимания всеми участниками проекта основных принципов и практики командной работы; 5) определенная политика в области определения статуса и функций высших менеджеров, управляющих портфелем проектов, спонсоров проектов, менеджеров программ и проектов, а также статуса функциональных менеджеров и лидеров проектов; 6) создание матрицы распределения ответственности, основанную на структурных схемах декомпозиции проектов/работ с целью прояснения взаимоотношений всех менеджеров и участников проектов. Проведение описания всех позиций и спецификацию ключевых функций управления проектами для всех типов проектов[18]. В зависимости от конкретной ситуации ответственный менеджер (руководитель проекта) должен выбрать необходимые задачи по улучшению управления проектами, установить существующие между ними взаимосвязи, определить приоритет для каждой из этих задач и с учетом имеющихся ресурсов разработать всеобъемлющую программу улучшений. Пилотный проект по улучшению деятельности является не только конкретным механизмом внедрения и проверки новых подходов и методов управления проектами, но и прекрасной опытной моделью для изучения и использования систем управления персоналом и его обучения. При обращении к методу пилотного проекта особое внимание следует уделить выбору проекта, который будет использован в этом качестве. Такой проект должен: - иметь не слишком продолжительный жизненный цикл; - быть типичным для данной организации; - не содержать такие трудноразрешимые проблемы (например, обязательства с невыполнимыми сроками), чтобы выгоды и преимущества, полученные от улучшения управления, не смогли спасти положение. Всегда существует опасность, что пилотный проект будет пользоваться повышенным вниманием со стороны руководства и других заинтересованных сторон. В результате, такой проект может оказаться настолько успешным, что влияние исследуемых изменений в управлении будет просто невозможно измерить. В ситуации, когда все ресурсы вкладываются преимущественно в один проект, другие проекты будут находиться в неравноправном положении и все сравнительные оценки эффективности управления потеряют смысл. К тому же, существует целый ряд изменений, которые в принципе нельзя осуществить только на одном из проектов. Если ставится задача получения максимальной выгоды, такие изменения должны затрагивать все активно существующие проекты организации. Управление проектами - это управление изменениями. Улучшение способности организации управлять проектами требует значительных перемен. Проведение улучшений в управлении проектами само по себе нуждается в применении эффективной практики менеджмента и должно рассматриваться только в долгосрочной перспективе, нацеленной на радикальное повышение ценности организации. Не существует универсального средства, с помощью которого можно разом разрешить все жизненные ситуации и преодолеть все препятствия. На основе изученного материала, и для более обоснованного представления, основные предложения по повышению эффективности управления проектами на предприятии и их предполагаемые результаты (эффект) представлены в таблице 4.
Таблица 4 - Основные предложения по повышению эффективности управления проектами на предприятии и их предполагаемые результаты (эффект)
В данной таблице приведены основные рекомендательные мероприятия. При осуществлении данных предложений по повышению эффективности управления проектами, предприятие вполне может рассчитывать на успешную деятельность в области управления проектами.
Популярное: Почему двоичная система счисления так распространена?: Каждая цифра должна быть как-то представлена на физическом носителе... Почему человек чувствует себя несчастным?: Для начала определим, что такое несчастье. Несчастьем мы будем считать психологическое состояние... Организация как механизм и форма жизни коллектива: Организация не сможет достичь поставленных целей без соответствующей внутренней... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (241)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |