Унификация документов в 1970-1980-е гг.

Дальнейшее развитие работ по унификации и стандартизации документов проводилось уже как планомерная общегосударственная деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов.

Основной задачей периода было объединение в единый комплекс уже существующих и вновь создаваемых автоматизированных систем управления. В процессе выполнения этой работы унификация документов была направлена на создание базы информационного обеспечения этой общегосударственной системы. Создание унифицированных систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения состава видов и разновидностей документов, входящих в систему. Исследование процедур документирования типовых управленческих функций выявило значительное разнообразие видов и форм как текстовых, так и табличных документов, применявшихся в управленческом аппарате, что поставило задачу классификации видов документов, с одновременным их сокращением. Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г. В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации. С применением ОКУД были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

1. Регистрация форм документов;

2. Упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве;

3. Сокращение количества применяемых форм;

4. Исключение из обращения неунифицированных форм документов;

5. Обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

6. Контроля над составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

7. Рациональной организации контроля над применениями унифицированных форм.

В ОКУД включено 10 унифицированных систем документации, утвержденных ведомствами-разработчиками УСД. Одной из них является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), разработчиками которой являются Росархив и Госстандарт:

01 - резерв, так что фактически в ОКУД включено девять УСД;

02 - организационно-распорядительная документация;

03 - первичная учетная документация (с 1997 г.);

04 - банковская документация;

05 - финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;

06 - отчетно-статистическая документация;

07 - учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий;

08 - документация по труду;

09 - документация пенсионного фонда Российской Федерации;

10 - внешнеторговая документация.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации содержит наименования 61 формы по следующим задачам:

1. Создание организации, предприятия;

2. Реорганизация организации, предприятия;

3. Ликвидация организации, предприятия;

4. Приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;

5. Распорядительная деятельность организаций, предприятий;

6. Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

7. Оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия;

8. Прием на работу;

9. Перевод на другую работу;

10. Увольнение с работы;

11. Оформление отпусков;

12. Оформление поощрений;

13. Оформление дисциплинарных взысканий.

Влияние унификации документов на состоянии работы с ними в процессах управления сказалось не только на улучшении качества самих документов (за счет применения единых правил оформления документов, единообразных требований к их составлению), но и на организации оперативного хранения документов в делопроизводстве и ведомственном архиве. Результаты унификации и классификации документов были учтены при разработке "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", вышедшем в 1989 г.

Таким образом, опыт развития документоведения, накопленный в период 1970-х -1980-х годов, демонстрирует перспективность применения методов унификации и стандартизации документов не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения.