Проверка фактического наличия производственных запасов приемами аудита

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию материалов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их фактическое наличие, состояние и оценка.

Основными целями инвентаризации являются:

выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов;

определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;

сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);

проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния

проверка соблюдения правил и условий хранения товарно-материальных ценностей.

Наблюдая за проведением инвентаризации, аудитор должен убедиться в том, что в организации установлены: порядок и сроки проведения инвентаризации, утвержден состав инвентаризационной комиссии; организация процесса инвентаризации позволяет обеспечить достоверность подсчета количества материалов; материальные ценности, принятые организацией на ответственное хранение (товары, принятые на комиссию, материалы, принятые в переработку, и т.п.), вносятся в отдельные инвентаризационные описи.

В случае если аудитор не смог наблюдать за проведением инвентаризации на отчетную дату, в ходе проверки должна быть проведена выборочная контрольная инвентаризация. [22]

При инвентаризации аудитор может выбрать для проверки отдельные статьи МПЗ, самостоятельно провести контрольный подсчет и убедиться в том, что данные подсчета правильно отражены в инвентаризационных описях. Далее необходимо сверить данные проведенных подсчетов с данными, отраженными в бухгалтерском учете и отчетности организации. Необходимо провести и обратную процедуру: выбрать по регистрам бухгалтерского учета определенное количество статей материальных ценностей и при инвентаризации путем подсчета удостовериться в том, что они действительно существуют. В качестве рабочего документа целесообразно применять типовую форму инвентаризационной ведомости (форма №ИНВ‑3).

В ОАО "Заречное" инвентаризация материальных запасов проводится: полная - один раз в ноябре или при смене материально-ответственного лица; выборочная - ежемесячно, в конце месяца; при смене МОЛ, если были выявлены факты хищения ТМЦ; инвентаризируются участки в конце каждого месяца.

Инвентаризация проводится на основании приказа руководителя предприятия, в котором прописываются направления проведения инвентаризации, состав комиссии, сроки проведения инвентаризации. Инвентаризацию проводит инвентаризационная комиссия, назначенная приказом руководителя. В состав включается представитель администрации, бухгалтерии, другие специалисты, способные оценить состояние ТМЦ.

Результаты инвентаризации отражают в инвентаризационной описи ТМЦ (форма № ИНВ-3), которая составляется не менее чем в 2-х экземплярах, в нее заносятся сведения о фактическом наличии имущества. Если данные описи или акта отличаются от данных бухучета, то составляется сличительная ведомость (ф. № ИНВ-19). Также заполняется ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, в которую заносятся сведения о факте излишков или недостачи ТМЦ, порчи имущества или акт (при наличии, например, зерна). Из общей суммы недостач и потерь часть может быть зачтена по пересортице, отнесена на виновных лиц, списана в пределах норм естественной убыли, списана сверх норм естественной убыли.

Недостачи ТМЦ, выявленные при инвентаризации, учитываются по дебету счета 94: Дт 94 - Кт 10 – выявлена недостача.

Списание недостач отражается по кредиту счета 94:

Дт 20 - Кт 94 – списана недостача в пределах норм естественной убыли;

Дт 73/2 - Кт 94 – недостача сверх норм естественной убыли отнесена на виновных лиц;

Дт 91/2 - Кт 94 – списана недостача сверх норм естественной убыли при отсутствии виновных лиц.

Если в ходе инвентаризации обнаружены неучтенные ТМЦ, их оприходуют: Дт 10 - Кт 91/1 – оприходованы неучтенные материалы (товары), выявленные при инвентаризации.[25]

На конец 2009 г. остаток запасов в стоимостном выражении составил 5816 тыс. руб., из них большая часть – остатки сырья и материалов на складах предприятия – 3380 тыс. руб. Согласно отчета о движении денежных средств в ОАО "Заречное" было потрачено на приобретение товаров, работ и услуг примерно 3883 тыс. руб., что значительно ниже уровня 2008 г. на 8823 тыс. руб., то есть можно сделать вывод, что объема производства, а значит и заготовление ресурсов значительно сократилось.

Аудитор проводя проверку правильности проведения инвентаризации МПЗ и отражения ее результатов в бухгалтерском учете использует: приказы о порядке и сроках проведения инвентаризации; приказы о назначении состава постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий; инвентаризационные описи, акты инвентаризации, сличительные ведомости; протоколы заседания инвентаризационной комиссии; решения руководства по утверждению результатов инвентаризации; бухгалтерские регистры аналитического и синтетического учета, в которых отражены результаты проведенной инвентаризации; контрольные подсчеты аудитора. Перечень представленных документов, отметки о правильности их оформления и замечания аудитора фиксируются в рабочем документе РД-1.1, а выявленные ошибки обобщаются в отчетном документе ОД-1.1.

В ходе проведения инвентаризации следует обращать внимание на физическое состояние материалов организации: испорченные, утратившие свои потребительные свойства материальные ценности должны отражаться в отчетности с учетом резерва под снижение их стоимости или списываться с баланса организации в связи с невозможностью их использования.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой бухгалтерской отчетности.

Для подтверждения достоверности арифметических подсчетов товарно-материальных ценностей, соответствия их величине, отраженной в первичных документах и в регистрах бухгалтерского учета, обычно используется пересчет данных. Пересчет — это проверка арифметической точности источников документов и бухгалтерских записей и выполнение независимых подсчетов. Подсчеты клиента могут быть правильными или ошибочными. [13]

Анализируя первичные документы, регистры бухгалтерского учета и фактическое наличие материалов на ОАО "Заречное" подсчеты осуществляются правильно.

Проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций. Контроль за учетными работами, выполняемыми бухгалтерией, и корреспонденцией счетов по движению ТМЦ проводится путем соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций.

Проводится наблюдение на всех участках, где первичный (оперативный) учет "соприкасается" с бухгалтерским, и оценить: порядок приемки материальных ценностей на склад; порядок отпуска материальных ценностей со склада в производство, на сторону; порядок учета наличия и движения материальных ценностей в производстве (цехах, участках, отделах и др.); порядок учета готовой продукции; порядок хранения материальных ценностей и готовой продукции; порядок отгрузки готовой продукции; порядок реализации продукции и др.Если все формальные процедуры соблюдаются, то аудитор имеет основание для вывода о том, что порядок ведения операций с материальными ценностями на проверяемом предприятии соблюдается. В противном случае аудитор выявляет ту формальную процедуру (процедуры), которая (которые) пропускается сотрудниками предприятия и ведет к ослаблению внутреннего контроля.Устный опрос используется в ходе получения ответов на вопросник аудитора по предварительной оценке состояния учета ТМЦ, а также в процессе их проверки при уточнении у специалистов от дельных положений совершенных хозяйственных операций, вызывающих сомнение или неясных.