Проблемы ведения учета денежных средств в кассе.

Как уже отмечалось выше, каждое предприятие обязано вести только одну кассовую книгу и все записи в нее заносить сразу после пересчета получаемых (выдаваемых) наличных сумм. Исключений для организаций, имеющих обособленные подразделения, «Порядок» не делает. Налицо пробел в законодательстве, регулирующем порядок ведения кассовых операций, в отношении компаний, имеющих обособленные подразделения.

На практике организации решают эту проблему разными способами. К таковым относятся:

– организация документооборота между головным офисом и обособленным подразделением, используя современные средства связи;

– создание главной кассы обособленного подразделения и ведение им отдельной кассовой книги;

– ведение территориально обособленными подразделениями отдельных томов или разделов единой кассовой книги;

– внедрение по местам расположения обособленных подразделений операционных касс;

– выдача наличных денег из кассы головного офиса под отчет кассиру обособленного подразделения с установлением сроков отчета по выданным средствам.

Отметим, что всем вышеперечисленным способам присущи те или иные недостатки.

Во-первых, они достаточно трудоемки.

Во-вторых, их использование предусматривает выполнение руководством организаций определенных действий – например, закрепление в учетной политики соответствующих способов организации кассовых операций, выделение обособленного подразделения на отдельный баланс, открытие отдельного банковского счета и организация кассы для обособленного подразделения и т.п. И, в-третьих, некоторые из этих методик чреваты рисками применения к организациям санкций за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций. Основная причина тому – пробелы в законодательных актах.

Действующий порядок ведения кассовых операций не позволяет учесть специфику фирм, имеющих обособленные подразделения. Из-за этого возникают проблемы с нумерацией кассовых ордеров, отражением операций в кассовой книге. Тем не менее, создав правильный документооборот, может разрешить эту проблему и избежать штрафов.

В обособленном подразделении, как и в самой организации, все хозяйственные операции оформляются первичными документами (ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Но при этом нужно учесть, что документооборот должен быть построен в соответствии с действующим законодательством и учетной политикой организации.

Это правило относится и к оформлению кассовых операций. Однако налаживание документооборота данного участка осложняется тем, что существуют два понятия кассы. Есть касса, как понятие бухгалтерского учета. И есть касса, как физическое место, где хранится денежная наличность. Именно эти понятия зачастую путают бухгалтеры. Рассмотрим, как правильно организовать документооборот движения наличных денежных средств обособленных подразделений и головной организации, не нарушая действующего порядка ведения кассовых операций.

При приеме и выдачи денежных средств обособленное подразделение, являясь частью организации, должно оформлять приходные или расходные кассовые ордера (п. 13, 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40, далее - Порядок).

Кассовые ордера должны иметь сквозную нумерацию в хронологическом порядке. Это следует из пункта 21 Порядка. Здесь сказано, что кассовые ордера фиксируются в журналах регистрации приходных и расходных ордеров. Между тем, кассовые операции одновременно проводятся как в головном офисе, так и в различных обособленных подразделениях. Как избежать задвоения нумерации? Есть несколько способов обеспечить согласованную нумерацию документов.

Можно, к примеру, резервировать диапазоны номеров кассовых ордеров для обособленных подразделений. Правда, здесь возможна ситуация, когда у одного обособленного подразделения номер кассового ордера на раннюю дату окажется больше номера на более позднюю дату у другого подразделения. Поэтому вряд ли можно назвать данный подход идеальным.

Другой вариант заключается в использовании составной нумерации. То есть номер кассового ордера будет состоять из двух частей. Его первая часть идентифицирует обособленное подразделение, вторая – порядковый номер кассового ордера в этом подразделении. Например, расходный кассовый ордер №02/104. Где: 02- номер (код) подразделения, 104 – номер кассового ордера. На мой взгляд, данный метод более предпочтителен. При правильном его применении нарушение установленного порядка нумерации ордеров практически исключено. Выбрав такой вариант заполнения кассовых ордеров и закрепив его в учетной политике, организация обеспечит правильность нумерации кассовых ордеров. Это поможет избежать претензий при проверке кассовых операций.

Еще одна проблема связана с отражением операций обособленных подразделений в кассовой книге. Порядок ведения кассовых операций требует, чтобы все поступления и выдача наличных денежных средств отражались в этом документе. При этом организация должна вести только одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана.

Если следовать таким требованиям, организация и ее обособленные подразделения должны делать записи в кассовую книгу сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Очевидно, что выполнить их, если головной офис и подразделения значительно удалены друг от друга, практически невозможно.

Некоторые организации решают эту проблему следующим образом. Они открывают в обособленных подразделениях, имеющих баланс и расчетный счет, самостоятельные кассы. Соответственно, на каждое подразделение заводится своя кассовая книга. Несмотря на то, что этот вариант является оптимальным, он не соответствует требованиям Порядка ведения кассовых операций. Если это выявится при проверке, к организации может быть применена ответственность по статье 15.1 КоАП РФ.

На мой взгляд, существует более корректный выход из положения. Как я уже отметили, Порядок ведения кассовых операций требует, чтобы в организации была одна кассовая книга. С другой стороны, законодательство позволяет компаниям иметь так называемую операционную кассу (приказ Минфина России от 31.10.2000 №94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово- хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению»).

Руководствуясь этой нормой, в учетной политике можно установить следующее. Основная касса организации находится по месторасположению головного офиса, а по местам расположения обособленных подразделений открываются операционные кассы. При этом кассир головного офиса помимо кассовой книги организации должен будет вести Книгу учета выданных и принятых кассиром денежных средств (форма № КО-5, утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88). Кассиры операционных касс ведут так называемые операционные кассовые книги по форме № КО-4. При этом в учетной политике нужно отразить периодичность передачи остатков наличности из оперативных касс обособленных подразделений в кассу головной организации. Например, если невозможно ежедневно сдавать наличность в кассу организации, то это делается еженедельно или ежемесячно.

2. ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ И ПРАВОВАЯ

ХАРАКТЕРИСТИКА ЗАО «СВЯЗНОЙ».