Элементы и средства использования информационных технологий в управлении.

Наряду с материальной составляющей на человека огромное влияние ока­зывает информация — самые раз­нообразные сведения и знания, которые он получает в процессе своей жизни. С каждым веком, де­сятилетием и годом увеличивает­ся объем информации, накапливае­мой человечеством, растет и ее роль в жизни человека. Вместе с этим развивались информационные технологии (далее ИТ) — процессы, ис­пользующие совокупность средств и методов сбора, обработки, на­копления и передачи данных (пер­вичной информации) для получе­ния информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Потребность человека общать­ся с окружающими его людьми, то есть выразить и передать инфор­мацию, привела к появлению языка древнейшей информационной технологии. Дальше последовало изобретение письменности, биб­лиотек, книгопечатания, почты, те­леграфа, телефона, радио, теле­видения и, наконец, компьютеров и Интернета. Особенно значение информационных технологий воз­росло с изобретением компьютера машины для приема, перера­ботки, хранения и выдачи инфор­мации. Широкое распространение компьютеров предоставило чело­веку новые возможности для поис­ка, получения, накопления, пере­дачи и, главное, обработки инфор­мации. Первоначально компьютер был создан как средство для авто­матизации вычислений. Однако постепенно к его вычислительным возможностям добавились функ­ции почти всех предшествовавших средств коммуникации, превра­тив его в главное орудие построения современного информационного общества. Сегодня уже трудно перечислить все сферы приме­нения компьютера.

Следующей вехой в развитии информационных технологий стала возможность создания компьютерных сетей. И как высшего их проявления — Интернета, глобальной компьютерной сети, дающей возможность каждому пользователю располагать информационными возможностями всей сети и передавать одновременно свою инфор­мацию всем ее пользователям. Это дало возмож­ность любому владельцу персонального компьютера приобщиться к информационным ресурсам всего человечества и даже внести в них свой вклад, соз­дать один общий банк информации для всех пользо­вателей этой сети.

Теоретические основы информационных техно­логий были обобщены в новом разделе научных зна­ний — информатике, науке об общих свойствах и закономерностях информации, методах ее поиска, передачи, хранения, обработки и использования в различных сферах деятельности человека.

В последние годы информационные технологии проникли практически во все сферы жизни человека и Общества: государственное и муниципальное упра­вление, экономику, хозяйственную деятельность, науч­ные исследования, образование, медицину и частную жизнь человека. Не является исключением и управле­ние персоналом, деятельность кадровых служб пред­приятий и организаций. Для автоматизации службы управления персоналом в рамках предприятия созда­ется информационная система (далее ИС). Обычно такие си­стемы обозначаются аббревиатурой HRMS (cистемы управления трудовыми ресурсами). В самом полном — комплекс­ном варианте эти системы охватывают все уровни управления предприятием — операционный, тактиче­ский и стратегический; а в функциональном плане — кадровый учет, расчеты с персоналом и систему упра­вления трудовыми ресурсами, включающую в себя мо­дули найма и подбора персонала, оценки, обучения, развития и мотивации персонала. Поскольку история автоматизации кадровых служб началась практически одновременно с внедре­нием информационных технологий в управлении, да­вайте разберемся, какие программные средства есть в арсенале современного кадровика. Все эти про­граммные продукты можно разбить на четыре груп­пы: информационно-справочные системы, програм­мы автоматизирующие отдельные участки в работе кадровой службы, модули в составе комплекс­ного продукта для автоматизации предприятия, спе­циализированные комплексные системы. (12)[7]

Информационно-справочные системы.

Информационно-справочные системы нельзя назвать специализированными системами по упра­влению персоналом, но они активно используются в работе кадровика. В первую очередь это правовые справочные системы. Сегодня в нашей стране суще­ствует целый ряд правовых справочных систем: «Ко­декс», «Референт», «Юридический мир», «Ваше пра­во», «Юрисконсульт», «Законодательство России». Однако самыми крупными являются «Гарант» и «КонсультантПлюс». Эти две фирмы создали наиболее разветвленную сеть своих информационных центров в различных регионах России. Помимо информации по законодательству в обеих системах созданы об­ширные консультационные базы.

Отдельные программы автоматизации.

Это программные продукты автоматизирующие отдельные функциональные задачи. Как правило, это программы кадрового учета, расчета заработной платы, найма персонала, аттестации, тестирования, управления компенсационным пакетом оценки, обу­чения, развития и мотивации персонала. Уровень разработки этих программ может быть самый раз­ный — от примитивного до самого продвинутого. Но их объединяет принцип их создания — разработчики этих программ и не ставили перед собой цели разра­ботать комплексный продукт. Это не комплексные системы в процессе разработки, а полностью закон­ченный продукт. Как правило, системные решения, лежащие в основе этих разработок, не позволяют им развиваться как комплексным HRM-системам. По­нятно, что такие программы имеют локальное при­менение и могут быть рекомендованы только небо­льшим организациям для решения учетно-отчетных задач в конфигурации Зарплата-Кадры.

Специализированные комплексные

Эти системы удовлетворяют самым высоким тре­бованиям по функциональности. Существуют разные точки зрения на вопрос о составе полнофунк­циональной системы. Одним из распространен­ных вариантов можно считать перечень функций, ис­пользуемый центром. В его состав входят:

· организационный менеджмент,

· кадровый учет,

· кадровый документооборот,

· табельный учет,

· расчет зарплаты,

· регламентированная отчетность,

· компенсационный пакет,

· планирование человеческих ресурсов,

· планирование фонда оплаты труда,

· управление компетенциями,

· оценка персонала,

· управление мотивацией,

· управление обучением,

· электронное обучение,

· подбор персонала,

· управление кадровым резервом - портал,

· информационное самообслуживание,

· аналитика по персоналу.

Как видно из этого перечня, современные HRM (автоматизированные комплексные системы управления персоналом) -системы охватывают все возможные области дея­тельности службы персонала. Основной отличитель­ной чертой этих программ является наличие единого информационного пространства, которое позволяет использовать в работе каждого модуля все многооб­разие накопленной в системе информации, постро­ить эффективные аналитические системы и системы поддержки принятия решений. Не все имеющиеся на рынке продукты имеют вышеперечисленную функ­циональность, в некоторых системах заявленная функциональность находится в зачаточном состоя­нии, но все разработчики HRM-систем декларируют планы по созданию полнофункционального продук­та. Это позволяет пользователям программ надеяться, что по мере возникновения у них потребности в новых функциональных модулях, такие будут предложены разработчиками. Поэтому специализированные комплексные HRM системы можно назвать стратегическим инструментом развития кадровых служб, рассчитанным на долгие годы эксплуатации.

Модули как составная часть комплексного продукта.

Программы комплексной автоматизации (программы класса ERP, создания единого хранилища данных или близкие к ним), пожалуй наиболее развитые и сложные среди средств автоматизации бизнеса. Требования к функционалу HR-модулей этих программных продуктов не отличаются от требований к специализированным комплексным HRM-системам. Более того наибольшей реализованной на сегодня функциональностью обладают именно специализированные модули ERP-систем от Oracle и SAP. Однако интегрированность этих модулей имеет как преимущества, так и определенные недостатки. Бесспорным преимуществом такого решения является полное информационное обеспечение со стороны других подсистем: финансовой, коммерческой и производственной. Но достаточно высокая автономность кадровой информации и кадровых процессов существенно снижает ценность этого преимущества. При этом остаются присущие этим системам недостатки: долгий срок внедрения системы, который может длиться несколько лет, а использовать программу нужно уже сегодня; высокая стоимость владения системой ,стоимость закупки программного обеспечения (далее ПО), внедрения, эксплуатации и технической поддержки), зависимость кадровой службы от внедрения системы в других подразделениях. Поэтому встречаются варианты построения комплексной системы автоматизации предприятия, когда вместо HRM-модуля Oracle или SAP внедряется система отечественной разработки, например решение от «Компаса».

Как мы увидели, задача автоматизации кадровой службы может быть решена с помощью программ разного класса и разных производителей, но какую бы информационную систему ни выбрала конкретная организация важно, чтобы эта система отвечала современным требованиям к такого рода системам: в основе системы лежит методология управления персоналом, знакомая HR-менеджерам предприятия, используемая или предполагаемая к использованию в компании и направленная на достижении стратегических целей высшего менеджмента предприятия, возможность доступа к данным для множества пользователей, объединенных в локальную сеть предприятия, а зачастую — и для пользователей, удаленных от центрального офиса, развитый, дружественный графический интерфейс конечного пользователя, режимы обработки оперативной информации, близкие к режиму реального времени, средства аутентификации и разграничения прав доступа, позволяющие предоставлять информацию в соответствии с должностными обязанностями пользователя; высокий уровень защищенности от несанкционированного доступа, основу информационной системы составляет промышленная база данных, поддерживающая доступ на основе стандарта SQL, как правило, Oracle или MS SQL Server.(10)[8]