Характеристика организационной структуры

Организационная структура представляет организацию как совокупность взаимосвязанным элементов подсистемы управления (управленческих подразделений и отдельных должностных лиц), в которой реализуется процесс управления предприятием.Каждый элемент в организационной структуре имеет свои цели и задачи.

Организационная структура ООО «Феникс» относится по своему типу к линейно-функциональным организационным структурам (рис.1).

 К функциональным блокам предприятия относятся следующие блоки:

1. Финансовый, включающий в себя бухгалтерию, плановый отдел, юридический отдел, системного администратора.

2. Коммерческий, включающий в себя отдел продаж, отдел маркетинга, склад готовой продукции, службу услуг.

3. Технический, включающий проектную службу, энергетическую, механическую, ремонтную, и другие.

4. Отдел кадров.

Рисунок 1 - Линейно-функциональная структура управления

ООО «Феникс»

Функциональная система управления ООО «Феникс» характеризуется передачей управленческого воздействия через набор конкретных функций. Подразделения в этом случае дифференцируются по функциональному признаку, т.е. по специфическим задачам, которые им приходится решать. Эта система предполагает, что общие решения первого руководителя конкретизируют главные функциональные специалисты организации. Данная система основана на разделении труда в аппарате управления. Каждый функциональный руководитель обладает всеми распорядительными правами в вопросах, входящих в его компетенцию. Подразделение или исполнитель получает указание не только от непосредственного руководителя, но и от функциональных управляющих органов и информирует их о своей деятельности, но подчиняется при этом одному начальнику – функциональному руководителю.  

Линейная система управления в ООО «Феникс» характеризуется передачей управленческого воздействия от субъекта управления к объекту в виде набора конкретных функций. Все полномочия идут от высшего звена управления к низшему, решение принимает одно руководящие лицо - линейный руководитель. Таким образом, осуществляется прямое воздействие на производство и сосредоточение в одних руках всех функций руководства.    Линейная система имеет два уровня руководства, при которых каждое подразделение или отдельный исполнитель подчиняется одному вышестоящему органу управления и получает от него указания. Этот орган обеспечивает управление подчиненными ему подразделениями, самостоятельно выполняя все управленческие функции.

Каждое звено линейной системы имеет только одну линию связи с вышестоящим и нижестоящими уровнями, а горизонтальные связи налажены плохо. Поэтому, чтобы принять совместное решение, смежные подразделения должны обращаться через руководителя фирмы и всех вышестоящих начальников. С одной стороны, это удобно, ибо каждый сотрудник имеет только одного руководителя и знает, к кому обращаться со всеми своими проблемами. С другой стороны, эта система недостаточно гибкая и дает эффект только при решении простых задач, требующих малого количества информации.

Единоличным исполнительным органом на ООО «Феникс» является генеральный директор, ему подчиняются функциональные руководители (коммерческий, технический, финансовый директора), а от каждого функционального руководителя идет структурное подразделение. Поэтому линейные руководители освобождены в значительной мере от ряда вопросов (различные финансовые расчеты, планирование), которыми как раз и занимаются функциональные подразделения.

Все функциональные блоки подчиняются каждый своему руководителю, каждый из которых, в свою очередь, напрямую подчиняется генеральному директору. Линейные подразделения подчиняются линейному руководителю.

Генеральный директор управляет своими прямыми подчинёнными, имея при этом представление о действиях нижестоящих подчиненных.

Направления воздействия, применяемые на данном предприятии:

1. Экономический метод управления, когда существует материальная заинтересованность менеджеров. Чем выше результативность их деятельности, тем выше их заработки. Оплата труда этих специалистов строится по простой схеме: оклад + процент от продаж.

2. Организационно-распорядительный метод. Он основан на использовании указаний в виде приказов, распоряжений, которые идут от вышестоящих работников.

Руководство текущей деятельностью в ООО «Феникс» осуществляется генеральным директором, который является единоличным исполнительным органом: он самостоятельно решает все вопросы деятельности предприятия, без доверенности действует от имени предприятия, представляет его интересы во всех компетентных органах, отечественных предприятиях, фирмах и организациях. Также он распоряжается в пределах предоставленному ему права имуществом, заключает договора, в том числе по найму работников. Генеральный директор издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всеми работниками предприятия, несет в пределах своих полномочий полную ответственность за деятельность предприятия, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, денежных средств и другого имущества предприятия; выдает доверенности, открывает в банках счета, пользуется правом распоряжения средствами.

 Генеральный директор принимает важнейшие для организации решения, и влияют на весь облик организации. Генеральный директор утверждает решения, принятые совместно с коммерческим директором, техническим директором, финансовым директором, которые они непосредственно с ним прежде согласовывают. 

Коммерческий директор осуществляет руководство службами: отделом маркетинга, службой услуг, отделом продаж, складом, подчиняется непосредственно генеральному директору.

Коммерческая служба является одной из важнейших служб предприятия. От нее зависит формирование рынка сбыта продукции в требуемом объеме и по ценам, обеспечивающим получение прибыли. Отдел продаж, входящий в коммерческую службу, осуществляет подготовку и заключение договоров на реализацию продукции; планирование поставок продукции в соответствии с заключенными договорами. Задачами отдела маркетинга является планирование маркетинговой стратегии; анализ положения предприятия на рынке, его финансово-хозяйственной деятельности и эффективности управления предприятием. Отдел маркетинга осуществляет разработку стратегии развития предприятия.

Заведующий складом руководит работниками по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей на складе, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских помещений, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п. Организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением правил охраны труда, техники безопасности. Участвует в проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Финансовая служба ООО «Феникс» является самостоятельным структурным подразделением предприятия, ее возглавляет финансовый директор, который также выполняет обязанности главного бухгалтера. Функции финансовой службы  заключаются в управлении движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений, возникающих между хозяйствующими субъектами в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов.

Бухгалтерия, входящая в состав финансовой службы, осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Организует учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, учет издержек производства и обращения, а также финансовых, расчетных и кредитных операций. Кроме того, сотрудники бухгалтерии осуществляет прием и выплату наличных денежных средств, ведет кассовую книгу, составляет отчет по кассе, осуществляет безналичные платежи.

На предприятии предусмотрена штатная единица юриста, в должностные обязанности которого, кроме обычного правового сопровождения деятельности предприятия, входит  также претензионная работа с недобросовестными покупателями и поставщиками.

Задачами отдела кадров является подбор, расстановка и воспитание кадров; изучение деловых и моральных качеств работников по их практической деятельности. Отдел организует и проводит все виды подготовки и повышения квалификации кадров. Отдел кадров ООО «Феникс» ведет учет кадров; занимается обеспечением прав, льгот и гарантий работников предприятия.

Исследование показало, что ООО «Феникс» имеет рациональную организационную структуру управления, т.к. она отличается средним уровнем централизации управления и нормальным уровнем структурной напряженности.

Достоинствами  организационной структуры ООО «Феникс» являются:

- освобождение линейных руководителей от решения многих вопросов, связанных с планированием финансовых расчетов, материально-техническим обеспечением;

- четкие системы взаимосвязи между руководителями и подчиненными; - быстрота реакции в ответ на прямые указания;

- личная ответственность руководителя за конечные результаты подразделения.

Недостатки структуры:

- каждое звено заинтересовано в достижении своей цели, а не общей;

- отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными подразделениями.                                Плохая сформированность  горизонтальных связей порождает низкую сплочённость коллектива, что понижает эффективность деятельности, замедляет решение возникающих между отделами проблем.