Информационные технологии в управлении персоналом

Содержание

Введение. 3

1. Теоретические основы автоматизации управленческой деятельности на предприятии.. 5

1.1. Понятие и содержание управленческой информации.. 5

1.2. Информационные технологии в управлении персоналом.. 12

1.3. Методы и средства автоматизации управленческой деятельности.. 19

2. Анализ автоматизации управленческой деятельности                     ООО «Загрантур-сервис».. 23

2.1. Организационно-экономическая характеристика ООО «Загрантур-сервис» 23

2.2.  Ресурсное обеспечение процесса управления ООО «Загрантур-сервис».. 28

2.3. Анализ технического и программного обеспечения ООО «Загрунтур-Сервис» 34

3. Совершенствование автоматизированной системы управленческой деятельности на ООО «Загрантур-Сервис».. 40

3.1. Создание информационно-аналитической службы организации.. 40

3.2. Пути совершенствования сбора, обработки и использования управленческой информации.. 41

3.3. Создание единого информационного пространства на ООО «Загрантур-Сервис» 44

Заключение. 53

Список используемой литературы... 56

Приложения.. 60

 

Введение

 

Актуальность темы. В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной сферы, как управление. Трудности, возникающие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством. Управление – это процесс достижения человеком или группой лиц цели управления при наличии определенной информации. Количество и качество информации для управления определяется специальными требованиями и зависит от источников информации. Компьютерная обработка информации предполагает сетевые технологии, предназначенные для коллективной работы пользователей в информационно-вычислительных сетях.

.

Цель курсовой работы заключается в рассмотрении и изучении методов и средств автоматизации управленческой деятельности на предприятии.

Наряду с целью курсовой работы необходимо решить следующие задачи:

– рассмотреть понятие и содержание управленческой информации;

– изучить информационные технологии в управлении персоналом;

– рассмотреть методы и средства автоматизации управленческой деятельности;

– дать организационно-экономическую характеристику                  ООО «Загрантур-Сервис»;

– проанализировать ресурсное обеспечение процесса управления    ООО «Загрантур-сервис»;

– проанализировать техническое и программное обеспечение        ООО «Загрунтур-Сервис»;

– предложить мероприятия по совершенствованию автоматизированной системы управленческой деятельности на                  ООО «Загрантур-Сервис».

Объектом курсовой работы является ООО «Загрантур-Сервис», предмет исследования – автоматизация управленческой деятельности на ООО «Загрантур-Сервис».

Теоретической и методологической основой при написании курсовой работы послужили труды отечественных и зарубежных специалистов (Тейлор Ф.У., Маслоу А., Герчикова И.Н., Макарова И.К., Маслов Е.В., Цветаев В.М., Шахова В.А., Равикович Н.Е., Федосеев В.Н., Капустин С.Н. и др.).

Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений.

 

1. Теоретические основы автоматизации управленческой деятельности на предприятии                                                 1.1.Понятие и содержание управленческой информации

 

Информация (от латинского informatio - разъяснение, изложение), первоначально - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т.д.); с середины 20 века общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом. [12].

Управленческая деятельность начинается со сбора, накопления и переработки информации, т. е. совокупности качественных и количественных сведений о про­цессах, протекающих в организации и ее окружении и способствующих преодоле­нию неопределенности. Она может приниматься менеджерами к сведению, расши­рять их знания и кругозор, служить основой принятия решений.

Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Нехватка нужной информации, как и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность [7].

Потребность в управленческой информации определяется особенностью ре­шаемых задач (содержанием, повторяемостью и проч.); имеющимися у работников знаниями, опытом, образованием (чем они выше, тем меньше те нуждаются в до­полнительной информации).

Существует прямая связь между информированностью и степенью удовлетворения трудом. Так, по данным обследований, хорошо информированные сотрудники до­вольны своей работой почти в 70 процентах случаев, в то время как плохо информи­рованные - только в 41 проценте [12].

Информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-эконо­мического, технического, технологического развития любой организации. Облада­ние ею дает в руки реальную власть, и поэтому лица, причастные к ней, стремятся ее утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать.

Особенностями информации как ресурса являются[12]:

1) неисчерпаемость;

2) сохраняемость и накапливаемость;

3) возможность параллельного использования;

4) легкость передачи, в том числе на основе купли-продажи.

К информации предъявляются следующие требования[5]:

– количественная и качественная полнота;

– актуальность;

– достоверность и точность;

– полезность, характеризующаяся экономией затрат на принятие решения (ин­формация средней ценности обеспечивает их снижение до 100 процентов, высокой — в 2-10 раз, сверхвысокой — более чем в 10 раз);

– нормальная плотность (насыщенность), т. е. количество информации в еди­нице носителя, соотношение полезных и общих сведений.

Если необходимые для управления сведения в составе информации отсутствуют, она является познавательной; если же сообщения вообще не несут информации, они назы­ваются «шумом».

Выделяют три уровня плотности информации: высокий - 80-100 процентов полезных сведений; нормальный - 50-80 процентов; низкий - менее 50 процентов. Низкая плотность увеличивает объем перерабатываемых данных, усложняет их хранение и поиск.

– доступность, легкость для восприятия.

Легкость восприятия во многом обеспечивается эмоциональностью сообщения, ко­торую ему придает общая информация. Если ее нет (т. е. плотность велика), полез­ная информация оказывается излишне сухой и может игнорироваться[12].

Можно дать следующую классификацию информации[12]:

1) по носителям (электронные, вещественные и т. п.);

2) по направлению движения (входящая и исходящая);

3) по источнику (внешняя и внутренняя);

4) по содержанию (экономическая, правовая, техническая и проч.);

5) по спектру применимости (одноцелевая связана с решением одной конкрет-юн проблемы; многоцелевая — нескольких различных);

6) по назначению:

– оперативная информация служит для корректировки деятельности организа­ции;

– отчетная предназначается для анализа (она бывает статистической, собирае­мой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и нестатистической);

7) по возможности закрепления и хранения:

– воплощенная в материальных объектах;

Известно, что основные измерения пирамиды Хеопса в Египте отражают важнейшие астрономические и математические величины.

– фиксируемая на носителях (хранится бесконечно, не подвергаясь искаже­нию, свидетельством чему являются наскальные надписи и рисунки);

– не фиксируемая (хранится некоторое время в памяти людей, а затем посте­пенно исчезает);

8) по степени готовности для использования:

– исходная информация, представляющая совокупность несистематизирован­ных данных, полученных непосредственно из их источника впервые;

Если она собирается в соответствии с конкретной потребностью организации (ини­циативно или по заданию) на основе известной методики, то считается первичной. Такая информация достаточно достоверна и непротиворечива, но ее сбор может по­требовать больших затрат времени и средств и не всегда заканчивается успехом. Поэтому исходную информацию стараются получить на стороне в готовом виде, что обходится дешевле. Однако в этом случае она часто бывает устаревшей, может со­держать лишние сведения, искажения и неточности и, если неизвестна методика сбора,требует перепроверки[11].

– промежуточная информация несет в себе сведения, прошедшие через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющий решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего использования;

– конечная информация дает возможность принимать обоснованные управ­ленческие решения;

Промежуточная и конечная информация являются производными по отношению к ис­ходной. Они получаются путем ее логической обработки и по-другому называются знаниями.

9) по степени важности:

– основная информация включает сведения, необходимые для принятия реше­ний и выполнения работы (например, указания, предписания, инструкции);

– вспомогательная облегчает работу с основной;

– желательная (без которой, однако, можно обойтись) несет сведения об ито­гах, перспективах на будущее, событиях внутренней жизни и т. п.;

10) по полноте:

– частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой;

– комплексная дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позво­ляет непосредственно принимать любые решения;

     11) по назначению:

– универсальная информация необходима для решения любых проблем;

– функциональная — родственных;

– индивидуализированная - данной конкретной уникальной проблемы;

12) по характеру потребности:

– постоянная информация требуется в неизменной форме в течение длительно­го времени (например, законодательные акты), фиксируется на стойких но­сителях и должна быть общедоступной;

– переменная используется в течение короткого срока или один раз;

13) по степени надежности[13]:

– достоверная (уровень достоверности — 80—10 процентов);

– вероятностная (уровень достоверности которой менее 80 процентов), что обу­словлено: принципиальной невозможностью получить от существующего ис­точника надежные сведения; сомнительными методами работы с ними; слу­чайными или целенаправленными искажениями при передаче и приеме ин­формации;

– ложная (заведомо или в силу обстоятельств, например опоздания);

14) по особенностям распространения (устная, письменная и комбинирован­ная). Пути передачи информации оказывают разное психологическое воздействие, например, устная, как правило, эффективнее письменной;

15) по степени организованности:

– систематизированная информация, унифицированная по составу, показате­лям, адресатам, срокам, периодичности, формам предоставления;

– бессистемная;

16) по способам воспроизведения (визуальная, аудиовизуальная, аудиоинформация).

17) по степени открытости, т. е. возможности предоставления ее разным кате­гориям пользователей:

– открытая (предназначается для всех);

– конфиденциальная (имеет высокий уровень ценности; ее утечка может быть связана со значительными потерями для фирмы);

– секретная (включает особо важные сведения, от которых зависит жизнеспо­собность организации);

18) в соответствии с порядком предоставления[13]:

– по предписанию;

– в установленные сроки;

– по запросу;

– по инициативе отправителя;

19) по степени охвата организационных процессов (сплошная и выборочная);

20) по пользователям (внешняя и внутренняя);

21) по видам (нормативная, плановая, фактическая);

22) по степени полноты (достаточная, недостаточная, избыточная).

Для высшего звена необходима информация преимущественно общего характера, качественная, внутренняя и внешняя, в зависимости от необходимости принятия ре­шений, позволяющая делать анализ и прогнозы, оценки в разрезе «хорошо - плохо». Для низового звена требуется постоянная узкоспециальная оперативная информа­ция, преимущественно о внутренних процессах в количественной форме. Руководитель должен иметь возможность получать выборочную информацию с не­обходимой детализацией непосредственно от работников любого уровня, а не толь­ко непосредственных подчиненных[12].

Специфической формой управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества людей, пытающихся объяснить сложную эмоционально значимую для себя ситуацию при отсутствии или недостатке офици­альных сведений.

При этом исходная версия объяснения, кочуя от одного субъекта к другому, до­полняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом уст­раивающий большинство.

Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80—90 процентов.

Поскольку многие люди склонны считать, что слухи исходят из источников, достойных доверия, руководители организаций на Западе часто применяют их для распространения сведений, которые по тем или иным причинам не могут быть преданы официаль­ной огласке. В то же время доверием людей слухам пользуются и участники конфлик­тов, стремящиеся недобросовестными приемами склонить их на свою сторону.

Стремительное нарастание объемов информации во второй половине XX в., связанное с новым этапом НТР и бурным экономическим ростом, привело к ин­формационному кризису. Его признаками стали[12]:

– возникновение избытка сведений по сравнению с возможностью их освоить (удвоение их объема в некоторых областях происходит раз в десять лет);

– рост удельного веса проблемной информации, дающей больше вопросов, чем ответов.

Как следствие:

– увеличивается число повторных решений одних и тех же научно-технических проблем;

– снижается КПД научного труда, так как каждый результат приходится добы­вать ценой все больших усилий;

– усложняется выбор оптимальных вариантов;

– возрастают трудности управления.

В конечном итоге все это приводит к замедлению развития науки и производст­ва, поэтому возникает потребность в целенаправленном управлении информацией (информационном менеджменте). Оно зародилось в 1960—70-е гг. и решает сле­дующие задачи: создание информационных систем в различных сферах деятельно­сти фирмы; разработку методов организации и контроля процессов получения, об­работки и хранения сведений; текущее управление потоками информации.

На практике сложилось несколько подходов к информационному менеджменту, ста­вящих во главу угла разные факторы[13]:

– экономический - соотношение затрат на получение информации и выгод, связан­ных с обладанием ею;

– аналитический - потребности в ней;

– организационный - влияние на внутренние процессы;

– системный - взаимосвязь со всеми аспектами деятельности организации как целого.

Всеобщая компьютеризация означала революцию в информационном обслужи­вании, которая по своей значимости аналогична внедрению в начале XX столетия в производство конвейера.

Таким образом, информация - это особый вид знаний. Это знание, которое представляет полезность для лиц, принимающих решения. Информация - это структурированные данные, собранные для решения определенной задачи согласно выставленной цели, и потому имеющие значимость. Управленческая информация делится на три вида: оперативная, контрольная и стратегическая.

 

Информационные технологии в управлении персоналом

 

Управление представляет собой одну из самых сложных областей человеческой деятельности, где проявляются межличностные отношения индивидов, объединенных производственным процессом. Термин «управление» обозначает совокупность скоординированных мероприятий, направленных на достижение поставленных целей.

Управление – воздействие не только на персонал, но и на технические процессы производства, управлять – это значит озаботить себя подбором и использованием технических, экономических, кадровых и иных условий, которые необходимы для управленческой деятельности. [21]

Современное деловое общество испытывает острую потребность в людях, умеющих ладить друг с другом, предлагать новые идеи, брать на себя руководство другими людьми и вызывать в них энтузиазм, энергию, стремление к созиданию. Искусство общаться с людьми и руководить ими – это результат специальной профессиональной подготовки, и товар, пользующийся повышенным спросом и высоко оцениваемый на рынке профессиональных услуг.

Предприятие, будучи целостной производственно-хозяйственной системой, не может быть представлено как совокупность составляющих ее элементов, естественно взаимосвязанных друг с другом. Количество таких элементов может быть разным.

В качестве элементов или подсистем выделяют техническую, административную (управленческую) и человеческую, или личностно-культурную.[21]

В управлении предприятием выделяют две части [21]:

– управление деятельностью складывается из планирования деятельности, постановки производственных задач, создания системы измерения производимой работы, контроля выполнения заданий;

– управление людьми включает обеспечение сотрудничества между всеми членами трудового коллектива, кадровую политику, обучение, информирование, мотивацию работников и другие важные составные части работы руководителя.

Информационная система управления – совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

Информационная система управления должна решать текущие задачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерского учета и оперативного управления фирмой. Многие учетные задачи (бухгалтерского и материального учета, налогового планирования, контроля и т. д.) решаются без дополнительных затрат путем вторичной обработки данных оперативного управления. Учет является необходимым дополнительным средством контроля. Используя оперативную информацию, полученную в ходе функционирования автоматизирован­ной информационной системы, руководитель может спланировать и сбалансировать ресурсы фирмы (материальные, финансовые и кадро­вые), просчитать и оценить результаты управленческих решений, нала­дить оперативное управление себестоимостью продукции (товаров, ус­луг), ходом выполнения плана, использованием ресурсов и т. д. Информационные системы управления позволяют:

- повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;

- обеспечивать своевременность принятия решений по управле­нию организацией в условиях рыночной экономики;

- добиваться роста эффективности управления за счет своевремен­ного представления необходимой информации руководителям всех
уровней управления из единого информационного фонда;

- согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях
управления и в разных структурных подразделениях;

- за счет информированности управленческого персонала о те­кущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т.д.

Классификация информационных систем управления зависит от видов процессов управления, уровня управления, сферы функциони­рования экономического объекта и его организации, степени автома­тизации управления.

Основными классификационными признаками автоматизиро­ванных информационных систем являются:

- уровень в системе государственного управления;

- область функционирования экономического объекта;

- виды процессов управления;

- степень автоматизации информационных процессов.

В соответствии с признаком классификации по уровню государственного управления автоматизированные информационные системы делятся на федеральные, территориальные (региональные) и муниципальные ИС, которые являются информационными системами высокого уровня иерархии в управлении.

ИС федерального значения решают задачи информационного обслуживания аппарата административного управления и функционируют во всех регионах страны.

Территориальные (региональные) ИС предназначены для решения информационных задач управления административно-территориальными объектами, расположенными на конкретной территории.

Муниципальные ИС функционируют в органах местного самоуправления для информационного обслуживания специалистов и обеспечения обработки экономических, социальных и хозяйственных прогнозов, местных бюджетов, контроля и регулирования деятельности всех звеньев социально-экономических областей города, административного района и т. д.

Классификация по области функционирования экономического объекта ориентирована на производственно-хозяйственную деятельность предприятий и организаций различного типа.

К ним относятся автоматизированные информационные системы промышленности и сельского хозяйства, транспорта, связи, банковские ИС и др.

Основной составляющей частью автоматизированной информационной системы является информационная технология (ИТ), развитие которой тесно связано с развитием и функционированием ИС.

Информационная технология (ИТ) – процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта [13].

Основная цель автоматизированной информационной технологии – получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения.

Это достигается за счет интеграции информации, обеспечения ее актуальности и непротиворечивости, использования современных технических средств для внедрения и функционирования качественно новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления.

Информационная технология справляется с существенным увеличением объемов перерабатываемой информации и ведет к сокращению сроков ее обработки. ИТ является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов в управлении.

 Автоматизированные информационные системы для информационной технологии – это основная среда, составляющими элементами которой являются средства и способы для преобразования данных.

Информационная технология представляет собой процесс, состоящий из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией, циркулирующей в ИС, и зависит от многих факторов, которые систематизируются по следующим классификационным признакам                      (таблица 1.1):

– степень централизации технологического процесса;

– тип предметной области;

– степень охвата задач управления;

– класс реализуемых технологических операций;

– тип пользовательского интерфейса; способ построения сети.

Таблица 1.1.