Глава 3 Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами

 

При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникают множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов.

У бухгалтеров постоянно возникают вопросы об отнесении или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.

Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".

Если телефонные переговоры оплачиваются работнику без предоставления указанных документов, то они относятся на счета учета затрат по субсчету "исключаемые из себестоимости при налогообложении".

Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

Учитывая недостаточность российской экономической базы по этому вопросу можно порекомендовать относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако, рекомендуется все же оформить командировочное удостоверение, т. к. в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику.

Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).

Дело в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя, по действующему НК РФ гл.23 «О налоге на доходы физических лиц» не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.

Организация-покупатель должна представить сведения по форме Инструкции Госналогслужбы РФ.

Эти сведения включают в себя адрес постоянного местожительства гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указаны населенный пункт, в котором он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.

Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок для нужд организации именно у этого продавца.

Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников может быть компенсирована указанная разница?

Руководитель предприятия может принять решение о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.

Выплаченная компенсация должна быть включена в совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы.

Более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. С этой целью необходимо автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами, что позволит механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации , что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

Этому также способствует упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных форм, повышение уровня механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ.

 

Заключение

 

В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятия и организации часто производят расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет. Поэтому практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой учета расчетов с подотчетными лицами.

Расчеты с подотчетными лицами в ООО «Прометей» имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Не имея специальных хранилищ для длительного хранения продукции (запасы сырья и материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Приобретение продукции подотчетным лицом дает дополнительные гарантии ее качества. Следует отметить, что некоторые фирмы продают продукцию только за наличные денежные средства. При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги.

Правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии обеспечит контроль за использованием денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.

Несмотря на все это, масса проблем и вопросов была еще не раскрыта, так как темы эти очень обширны, да и постоянно меняющееся законодательство, не дает уверенности в том, что завтра учет будет таким же.

Поэтому я считаю, что темы учета денежных средств, особенно в иностранной валюте, учета расчетов с подотчетными лицами в перспективе дальнейшего исследования специалистами по бухгалтерскому, налоговому, финансовому учету.

 

Список использованной литературы

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) (части первая, вторая и третья) (с изм. и доп. от 4 декабря 2006 г.// Справочная правовая система «Гарант»

2. Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ) (с изм. и доп. от 5 декабря 2006 г.) // Справочная правовая система «Гарант»

3. 3. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изм. и доп. от 3 ноября 2006 г.) // Справочная правовая система «Гарант»

4. 4. Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета" // Справочная правовая система «Гарант»

5. Приказ Минфина РФ "О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 12 ноября 2001 года N 92Н "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" № 16н от 4 марта 2002 г. // Справочная правовая система «Гарант»

6. Приказ Минфина РФ "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" № 64н от 2 августа 2004 г. // Справочная правовая система «Гарант»

7. Приказ Минфина РФ "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" № 15н от 2 августа 2004 г. // Справочная правовая система «Гарант»

8. Указание ЦБР "О порядке бухгалтерского учета затрат на командировочные и представительские расходы, произведенных с использованием международных корпоративных карт Сбербанка России работниками Банка России" № 869-У от 20 декабря 2000 г. // Справочная правовая система «Гарант»

9. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н) (с изм. от 30 декабря 1999 г., 24 марта 2000 г., 18 сентября 2006 г.) // Справочная правовая система «Гарант»

10. Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/98 (утв. приказом Минфина РФ от 9 декабря 1998 г. N 60н) (с изм. от 30 декабря 1999 г. // Справочная правовая система «Гарант»

11. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94н) (с изм. от 18 сентября 2006 г.) // Справочная правовая система «Гарант»

12. Бухгалтерский учет /Под ред. А.Д. Ларионова. – М.: Проспект. - 2004. – 392 с.

13. Бухгалтерский учет / Под. ред. Г.В. Максимовой - Иркутск: ЦГЭА. - 2004. – 289с.

14. Гизатуллин М.И. Командировочные расходы в 2005 году: бухгалтерский учет и налогообложение. – М.: гроссМедиа. - 2005. – 176с.

15. Кузнецова Г.А. Как оформить и списать подотчетные средства. – М.: Приор-издат. - 2005. – 128 с.

16. Кутер М.И. Теория бухгалтерского учета - М.: Финансы и статистика. - 2006. – 371 с.

17. Агафонова М.Н. Автомобиль на вашем предприятии (4-е издание). // Главбух. - 2004.- №2. - С.12-18.

18. Агафонова М.Н. Учет горюче-смазочных материалов // Главбух. - 2006. - № 4. –С.25-33.

19. Барсукова И.В. Расчеты с подотчетными лицами // Налоговый вестник. - 2005. - № 6. –С.15-22.

20. Брызгалин А.В., Берник В.Р., Головкин А.Н. Схемы бухгалтерских проводок типовых хозяйственных операций. // Налоги и финансовое право. - 2005. – №5. - 67с.

21. Брызгалин В.В. Учет представительских расходов // Российский налоговый курьер. - 2005. - № 4. – С.21-27.

22. Глинистый В.Д. Порядок отражения командировочных расходов в бухгалтерском и налоговом учете // Налоговый вестник. - 2005. - № 8. – С.31-44.

23. Елгина Е.Б. Первичные документы. // Статус-Кво 97. - 2004. – №3. - С.11-26.

24. Матвеев C.Ю. О новых нормах расхода ГСМ на автотранспортных средствах // Налоговый вестник. - 2005. - № 12. –С.34-39.

25. Никулина Л.Е. Расходы на содержание автотранспорта: налогообложение и учет // Российский налоговый курьер. - 2005. - № 21. –С.26-34.

26. Полунина Е. Учет ГСМ и запчастей // Финансовая газета. - 2005. – 20 августа.

27. Савицкая Ю.Нюансы командировки // Главбух. - 2004. - № 7. –С.32-37.

28. Савина Е.А. Расходы по содержанию транспорта в 2004 году // Главбух. - 2004. - № 4. –С.25-28.

29. Савина Е.А. Учет расчетов // Главбух. - 2006. - №4. – С.17-22.

30. Фомичева Л.П. Командировки работников. // Главбух. - 2006. - №6. – С.23-26.

31. Шишкоедова Н.Н. Командировки сотрудников // Главбух. - 2004. - № 1. – С. 33-39.

32. Кожинов В.Я. Основы бухгалтерского учета. // Справочная правовая система «Гарант»

33. Соколов Я.В., Пятов М.Л. Бухгалтерский учет для руководителя // Справочная правовая система «Гарант»