Процедуры внутреннего контроля реализации продукции.

Содержание процедур внутреннего контроля, возлагаемых на конкретных исполнителей – должностных лиц предприятия, зависит от организационной структуры предприятия и его структурных подразделений.

1. При получении заказа соответствующим должностным лицом осуществляется контроль за наличием таких признаков, как разборчивая подпись и указание должности лица, составившего заказ; точное указание юридического адреса и банковских реквизитов заказчика; четкий оттиск печати организации – заказчика; конкретность намерений заказчика и т.д.

Поступившие заказы регистрируются в книге учета заказов. Все выявленные отклонения от указанных параметров учитываются при предварительной оценке возможности выполнения заказа.

Все неясные стороны заказа уточняются у заказчика посредством телефона или факсимильной связи. Заказ направляется для дальнейшего анализа только при отсутствии отклонений от параметров. Все заказы нумеруются и подшиваются для хранения в журналах учета поступивших заказов.

Должностные лица предприятия, участвующие в процессе:

· Начальник бюро формирования портфеля заказов отдела сбыта;

· Начальник отдела сбыта.

Для ООО «Фаворит» должностными лицами являются: бухгалтер по работе с клиентами и менеджер.

Все заказы оформляются в момент их поступления и заполняются самим заказчиком. При этом организация-заказчик должна предоставить такие документы, как Устав предприятия или копию первой страницы Устава, копию свидетельства о регистрации в ИФНС.

Бухгалтер по работе с клиентами на месте проверяет правильность заполнения заказа, наличия всех документов, паспортные данные достоверного лица, заказывающего печать. Затем заказ передается менеджеру для проверки, а он в свою очередь представляет заказ для выполнения специалисту по изготовлению печатей и штампов.

2. Процедура контроля финансовой устойчивости заказчиков.

Принимая решение об отгрузке продукции на условиях последующей оплаты, должностные лица, ответственные за это, должны проводить анализ финансового состояния и надежности заказчика.

Действия внутреннего контроля заключаются в :

▪ выборе примера нескольких еще не исполненных заказов на существенную сумму и анализе материалов, на основе которых была установлена финансовая устойчивость, кредитоспособность и деловая порядочность заказчиков;

▪ оценке необходимости, достаточности и истинности данных материалов;

▪ проведении выборочного анализа финансовой устойчивости с целью подтверждения качества анализа, выполненного специалистами финансового отдела.

3. Процедуры контроля при подготовке проектов договоров поставки. Проект договора поставки готовится на основе образцов примерных договоров поставки, составленных в предусмотренной законодательством форме для различных отраслей промышленности с учетом условий конкретного заказчика.

Действия внутреннего контроля заключаются в:

­ выборе для примера нескольких еще не исполненных заказов на существенную сумму и анализе соответствующих им договоре поставки на предмет их соответствия необходимым параметрам;

­ уточнении причины выявленных отклонений.

4. Процедуры контроля выписанных товарно-транспортных накладных. Выписка ТТН и санкционирование отгрузки во избежание злоупотреблении производится разными должностными лицами.

Выписанные экземпляры ТТН регистрируются в специальном журнале или файле. Должностное лицо, санкционирующее отгрузке, по установленному порядку осуществляет контроль выписанных ТТН по следующим параметрам: правильность их оформления; взаимосвязь указанных данных; точность подсчета указанных данных; соответствие указанных цен условиям договора и прейскуранту организации; соответствие характеристик продукции условиям договора и календарным планам отгрузок.

5. Процедуры контроля формирования партий отправки и их погрузки в автотранспортное средство.

Все экземпляры выписанной ТТН передаются на склад готовой продукции. Получив экземпляры ТТН, заведующий складом готовой продукции проверяет, поставлена ли на них соответствующая подпись заместителя начальника отдела сбыта и при наличии ее организует отборку продукции из мест хранения, комплектацию партий отправки, формирует грузовые единицы и производит их соответствующую маркировку.

По прибытии автомобиля в зону погрузки склада готовой продукции заведующий складом, сверяя соответствующие реквизиты путевого листа и транспортного раздела ТТН, осуществляет контроль на предмет соответствия параметров прибывшего под погрузку автомобиля объему данной поставки.

После осуществления погрузки заведующий складом в предназначенных для этого разделах ТТН проставляет номера путевого листа, указывает наименование документов, следующих за грузом, вид упаковки, количество мест и скрепляет экземпляры ТТН штампом склада и своей подписью с указанием должности и ФИО.

6. Процедуры контроля реализации готовой продукции.

При получении данных об отгрузке продукции покупателю начальник бюро оперативного управления отдела сбыта в журнале ежедневного учета отгрузки фиксирует:

­ наименование покупателя;

­ дату и номер договора поставки;

­ дату выписки и номер соответствующей ТТН;

­ дату и время фактического осуществления отгрузки;

­ фактические данные об отгрузке в стоимостном и натуральном выражении по каждому наименованию отгруженной продукции;

­ дату и время возвращения автомобиля в организацию после отгрузки.

По данным вышеуказанного регистра начальника бюро оперативного управления составляются и ежедневно передаются в экономический отдел, содержащие сведения по отгрузкам за день и с начала отчетного периода.

Отчеты составляются по утвержденной форме в трех видах:

●  по отгрузкам продукции каждого наименования всем покупателям;

● по отгрузкам продукции всех видов каждому покупателю в разрезе заключенных с них договоров;

● по объекту отгруженной продукции по видам отгрузки в разрезе транспортных средств и с указанием времени, затраченного на погрузочно-разгрузочные работы.

Начальник экономического отдела на основе ежедневных отчетов, полученных из бюро оперативного управления, а также данных по расчетам за продукцию, поступивших из договорно-правового бюро, подготавливает и по установленному порядку ежедневно передает заместителю начальника отдела сбыта отчеты о выполнении планов продаж за день и с начала отчетного периода, а также отчеты о выполнении оперативно-календарных планов отгрузок и перевозок.

Заместитель начальника отдела сбыта анализирует полученные отчеты, определяет причины отклонений, находит виновных, принимает меры в пределах своей компетенции и ежедневно по установленному порядку передает сведения о ходе выполнения планов сбыта начальнику отдела сбыта.

Начальник отдела сбыта анализирует полученную информацию, принимает меры в пределах своей компетенции и предоставляет вышеуказанные отчеты и объяснительные записки с указанием причин отклонений, выявленных виновников и принятых мер дирекции организации для рассмотрения на ежедневных оперативных совещаниях руководителей организации. На совещаниях по не устраненным отклонениям принимаются необходимые управленческие решения.

Действия внутреннего контроля заключаются в наблюдении за подготовкой первичной отчетности по сбыту ответственными за это работниками, в опросе руководства отдела сбыта на предмет наиболее часто возникающих причин отклонений от заданных объемов реализации и принятых по отклонениям управленческих решений.

7. Процедуры контроля фактурирования поставок.

На основании полученного от водителя-экспедитора экземпляра ТТН с отметками покупателя о приемке продукции работником группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами бухгалтерии выписывается счет-фактура в 2-х экземплярах.

Первый экземпляр не позднее 10 дней с даты отгрузки продукции предоставляется покупателю; счет-фактура подписывается руководителем организации, главным бухгалтером, заместителем начальника отдела сбыта и скрепляются печатью организации.

Второй экземпляр счет- фактуры подшивается и хранится в учетной документации. Перед подписание счета- фактуры вышеуказанные должностные лица методами проверки документов и встречной проверки документальных данных осуществляют контроль за правильностью указания реквизитов и следующих дополнительных данных: серия, номер и даты выписки ТТН; дата отгрузки; номер автомобиля, на котором осуществилась доставка продукции; количество грузовых мест. При этом данные счета- фактуры сверяются с данными ТТН и условиями договора.

Бланки счетов-фактур должны быть заранее пронумерованы. Последовательность нумерации проверяется главным бухгалтером. Счет-фактура является основным документом, по которому объем реализации отражается в бухгалтерском учете.

На основе выписанных счетов-фактур работник группы учета готовой продукции бухгалтерии в соответствующих регистрах ведет аналитический и синтетический учет реализации готовой продукции.

На основе выписанного счета-фактуры работник группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами бухгалтерии заполняет регистры аналитического учета покупателей. Он же ведет книгу продаж, в которой в хронологическом порядке регистрируются выписанные счета-фактуры.

Действия внутреннего контроля заключается в следующем:

● наблюдение за подготовкой счетов-фактур;

● контроль методов сверки документов счетов-фактур на предмет соответствия указанных в них данных данными ТТН и условиям договоров;

● контроль счетов-фактур на предмет их заполнения в соответствии с действующими правилами;

● проверка проводок в Главной книге и точности счетов покупателей;

● согласование данных книги аналитического учета с синтетическими счетами в Главной книге;

● проверка правильности ведения книги продаж;

● сверка даты зафиксированных операций по реализации с датами счетов-фактур и ТТН.

8. Процедуры контроля оплаты продукции покупателями.

Ежедневно работник отдела банковских и кассовых операций получает из банка выписки с расчетного счета, где помещены все данные о движении и остатков денежных средств на счетах организации, в том числе о поступивших от покупателей за текущий день денежных суммах в оплату отгруженной продукции.

Получив банковскую выписку, работник отдела банковских и кассовый операций осуществляет контроль на предмет полноты указания в выписках перечисленных покупателями сумм, сверяя поступившие от покупателей суммы по выписке с суммами, указанными в прилагаемых к ней оправдательных документах.

В случае обнаружения отклонений работник отдела банковских и кассовых операций оперативно разрешает все возникшие вопросы совместно с соответствующими работниками банка.

Экономист по расчетам с покупателями ведет оперативный учет и методом документальной сверки осуществляет контроль за своевременностью и полнотой оплаты продукции покупателями.

На основании банковских выписок и оправдательных документов указанный работник делает соответствующие отметки об оплате в регистрах расчетов с покупателями.

Экономист по расчетам с покупателями представляет начальнику расчетного отдела ежедневные отчеты по выполнению плана поступления денежных средств за день и с начала отчетного периода в разрезе покупателей и заключенных с ними договоров.

Начальник расчетного отдела устанавливает причины и выявляются виновники отклонений.

Отчеты о движении денежных средств в разрезе установленных отчетных периодов начальник финансового отдела представляет на ежедневных оперативных совещаниях руководителей организации.

Действия внутреннего контроля заключается в выборе журнала денежных поступлений за отчетный период. Для этого следует сравнивать данные банковских извещений с итоговыми данными в регистрах учета, а также проверить проводки по счетам Главной книги.

9. Процедуры контроля дебиторской задолженности покупателей.

В целях повышения эффективности системы контроля за состоянием расчетов с покупателями начальником расчетного отдела производится проверка из задолженности.

Для этого всем покупателям по установленному порядку направляются акты сверки, подписанные начальником финансового отдела и скрепленные печатью организации.

Акты сверки должны содержать данные по календарному графику погашения задолженности покупателей на предстоящий период за отгруженную продукцию.

Акты сверки составляются в двух экземплярах. Второй экземпляр регистрируется в специальном журнале и храниться в соответствующей картотеке в целях последующего контроля своевременности и полноты выверки указанной задолженности.

Первый экземпляр, подписанный начальником финансового отдела и скрепленный печатью организации, отправляется покупателю по почте или факсу.

Покупатель должен в течение 10 дней со дня получения указанного акта сверки подтвердить числящуюся за ним задолженность и порядок ее погашения, либо представить свои мотивированные возражения.

Покупатель также должен заверить акт своей печатью и подписью уполномоченного лица. Полученный ответ регистрируется экономистом по расчетам с покупателями с указанием даты и точного времени его получения.

Действия внутреннего контроля заключаются в:

● Выборе примеров счетов покупателей и подтверждении дебетовых записей счетами-фактурами, а кредитовых записей – документами о поступлении денег или приказами о списании кредита;

●     Выявлении просроченных счетов дебиторов;

● Наблюдении за процедурами ежемесячной выверки дебиторской задолженности покупателей;

●  Выборе примеров из не подтвержденных покупателями актов сверки дебиторской задолженности и выяснении у руководства финансовой службы принятых мер по данным отклонениям;

● Установке по датам отправки двух экземпляров актов сверки дебиторской задолженности просрочки ответов покупателей и выяснений у работников финансовой службы причины данного отклонения;

● Подтверждении списанной безнадежной дебиторской задолженности необходимой документацией;

● Контроль за списанием неистребованной задолженности.

На рассматриваемо предприятии после оформления заказа покупатель вносит стопроцентную оплату за заказ, которая оформляется приходным кассовым ордером. Затем заказ и приходный кассовый ордер передаются на проверку менеджеру.

При получении продукции покупатель должен предоставить корешок приходного кассового ордера и доверенность на получении печати или штампа.

В доверенности обязательно должно быть указано наименование организации-заказчика, должность достоверного лица, его ФИО, паспортные данные, подпись руководителя организации и лица, выписавшего доверенность.

Затем выписывается расходная накладная и счет-фактура на готовую продукцию в 2-х экземплярах, Первый экземпляр с подписью руководителя и главного бухгалтера остается покупателю, а второй остается в организации, подшивается в журнал и храниться в бухгалтерии.

Отрицательная сторона реализации продукции в том, что в большинстве случаев расходная накладная и счет-фактура подписывается не руководителем и главным бухгалтером, а только бухгалтером по работе с клиентами.