Организация внутреннего контроля

В бюджетных учреждениях, в отличие от коммерческих организаций, система контроля за всеми совершаемыми хозяйственными операциями должна быть на достаточно высоком уровне. Согласно Инструкции по составлению и представлению отчетности № 128н [10] учреждению, как получателю бюджетных средств, следует организовать систему внутреннего контроля. Сведения о результатах мероприятий внутреннего контроля являются одним из приложений к пояснительной записке к годовой отчетности бюджетных учреждений ф.0503160. Бюджетному учреждению в обязательном порядке следует указать тип, наименование контрольного мероприятия, выявленные нарушения и предпринятые меры по их устранению. Перечисленные сведения характеризуют результаты проведенных в отчетном периоде мероприятий по внутреннему контролю выполнения требований бюджетного законодательства, соблюдением финансовой дисциплины и эффективным использованием материальных и финансовых ресурсов, а также правильным ведением бюджетного учета и составлением бюджетной отчетности.

В ГОУ НПО ПЛ № 47 в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажения информации, а также своевременной подготовки достоверной бюджетной отчетности осуществляется внутренний контроль.

Система внутреннего контроля включает в себя надзор и проверку:

- соблюдения требований бюджетного законодательства;

- точности и полноты составления документов и регистров бухгалтерского учета;

- предотвращения возможных ошибок и искажений в учете и отчетности;

- исполнения приказов и распоряжений руководства учреждения;

- сохранности финансовых и нефинансовых активов учреждения.

На главного бухгалтера и аппарат бухгалтерии возложена основная ответственность за организацию системы внутреннего контроля. В зависимости от основных задач, цели и методологического подхода, контроль имеет всегда определенную направленность. Она влияет на сроки, длительность проверки, объем проверяемой информации.

На сегодняшний день в ГОУ НПО ПЛ № 47 используются общая и универсальная методика, предполагающая разделение внутреннего контроля по этапам осуществления операций: предварительный, текущий и последующий.

Предварительный контроль осуществляется до начала совершения хозяйственной операции. Примером предварительного контроля может служить контроль соответствия заключаемых учреждением договоров, доведенным объемам лимитов бюджетных обязательств, контроль соблюдения норм по государственным гарантиям для детей-сирот. На этом этапе, как и на следующем, задействованы многие участники системы внутреннего контроля в учреждении, ответственные за совершение той или иной хозяйственной операции.

Текущий контроль осуществляется на стадии формирования, распределения и использования финансовых ресурсов учреждения. Проверяется соблюдение финансовой дисциплины, и принимаются меры по предотвращению нарушений. Регулярный анализ соответствия кассовых расходов фактически произведенным расходам, а так же контроль за непревышением кассовых расходов над доведенными лимитами бюджетных обязательств и за непревышением установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе учреждения является одним из примеров текущих контрольных мероприятий. Текущему контролю подвергаются действия отдельных подразделений и отделов учреждения, добросовестное выполнение работниками своих обязанностей.

Последующий контроль проводится по итогам совершения хозяйственных операций. Он осуществляется путем анализа и проверки бухгалтерской документации и отчетности. На этом этапе, как и на предыдущих, выявляются нарушения и принимаются меры по их устранению. В качестве примера можно привести проверку номенклатуры полученных и оплаченных учреждением товаров (работ, услуг), полнота и правильность документального оформления операций. Без бухгалтерии здесь не обойтись - для анализа нужна полная финансовая информация, ей обладает ограниченный круг лиц. Таким образом, можно сказать, что бухгалтерия представляет основную линию внутреннего контроля в ГОУ НПО ПЛ № 47.

Внутренний контроль в учреждении осуществляется в соответствии с требованиями Закона о бухгалтерском учете № 129-ФЗ [7] посредством проведения как ежегодных плановых инвентаризаций имущества и обязательств, так и внеплановых выборочных контрольных мероприятий в целях проверки обоснованности и эффективности, принятых руководством управленческих решений, выявления отклонений, ошибок, нарушений в учете и своевременного их устранения.

Инвентаризация - это процедура периодической проверки и документального подтверждения наличия, состояния и оценки имущества и обязательств, производимая для подтверждения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Она состоит из трех этапов, в каждом из которых должны выполняться определенные действия.

1. Организационный:

- издание приказа о проведении инвентаризации, в котором указываются состав инвентаризационной комиссии, сроки проведения инвентаризации и виды инвентаризуемого имущества и обстоятельств;

- разработка и утверждение плана проведения инвентаризации;

- получение расписок от материально ответственных лиц;

- определение остатков имущества и обязательств по данным бюджетного учета.

2. Основной:

- выявление, взвешивание, обмеривание, подсчет и проверка фактического наличия имущества и обязательств;

- оформление (заполнение) инвентаризационных описей (сличительных ведомостей, актов).

3. Заключительный:

- сопоставление данных инвентаризации с данными бюджетного учета;

- выявление расхождений, определение причин отклонений текущих оценок от учетных;

- оформление ведомости расхождений по результатам инвентаризации;

- подготовка предложений по отражению в бюджетном учете результатов инвентаризации;

- составление акта о результатах инвентаризации;

- издание руководителем бюджетного учреждения приказа об утверждении результатов инвентаризации и о привлечении к ответственности виновных должностных лиц;

- внесение бухгалтерских записей в регистры учета по результатам инвентаризации.

Для проведения инвентаризации в ГОУ НПО ПЛ № 47 создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой входят главный бухгалтер, заместитель директора по административно-хозяйственной части, старший мастер и председатель профкома. Они подчиняются председателю инвентаризационной комиссии, который осуществляет контроль их деятельности, им является заместитель директора по учебно-производственной работе.

Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, сроки проверки и т.п.) определяется директором ГОУ НПО ПЛ № 47, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Также руководитель утверждает персональный состав постоянно действующей и рабочей инвентаризационной комиссии. Данные по ее составу в обязательном порядке доводятся под расписку до председателя инвентаризационной комиссии и ее членов и регистрируются в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации, который ведет председатель инвентаризационной комиссии. В состав инвентаризационной комиссии не может быть включено материально ответственное лицо.

Инвентаризация кассы учреждения проводиться в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40. Кассу комиссия инвентаризирует в первую очередь. Главное - фактор внезапности, поскольку невозможно получить объективные данные, если кассир заранее информирован о предстоящей проверке. Комиссия проверяет наличие договора о материальной ответственности кассира, а также акты приема-передачи кассы. Комиссией снимаются показания счетчиков контрольно-кассовых машин (ККМ). Сумма выручки по приходным документам в кассе должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленты с итоговым чеком ККМ на проверяемую дату. Кроме того, проверяется, обеспечена ли сохранность денежных средств в кассе учреждения, выполняются ли правила хранения ключей от сейфов (несгораемых шкафов), соблюдается ли лимит хранения денежной наличности по отдельным датам. Наличие в кассе бланков строгой отчетности проверяются по их видам и одновременно с инвентаризацией денежных средств в кассе.

Проверяя наличие основных средств, комиссия осматривает объекты и указывает в описи их назначение, инвентарные номера и основные технические характеристики. Основные средства заносятся в описи по наименованиям в соответствии с их прямым назначением.

Инвентаризация материальных запасов производится по каждому материально ответственному лицу и по местам хранения. Комиссия в присутствии заведующего складом пересчитывает, перевешивает или перемеривает имеющиеся в помещении материальные ценности.

В соответствии с Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении регистров бюджетного учета" в ГОУ НПО ПЛ № 47 результаты инвентаризации оформляются следующими документами:

- Инвентаризационной описью ценных бумаг ф. 0504081;

- Инвентаризационной описью остатков на счетах учета денежных средств ф. 0504082;

- Инвентаризационной описью (сличительной ведомостью) бланков строгой отчетности и денежных документов ф. 0504086;

- Инвентаризационной описью (сличительной ведомостью) по объектам нефинансовых активов ф. 0504087;

- Инвентаризационной описью наличных денежных средств ф. 0504088;

- Инвентаризационной описью расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами ф. 0504089;

- Инвентаризационной описью расчетов по доходам ф. 0504091.

По окончании инвентаризации заполненные описи передаются в бухгалтерию, которая проверяет правильность всех приведенных подсчетов и сопоставляет полученные сведения с показателями бухгалтерского учета.

Когда результаты инвентаризации имущества не соответствуют данным бухгалтерского учета, составляются ведомости расхождений по результатам инвентаризации ф. 0504092, в которых фиксируется установленное несоответствие нефинансовых и финансовых активов (денежных средств и денежных документов), бланков строгой отчетности данным бухгалтерского учета: недостачи или излишки по каждому объекту учета в количественном и суммовом выражении. Составленная ведомость расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета является основанием для составления инвентаризационной комиссией Акта о результатах инвентаризации ф. 0504835, который подписывается членами комиссии и утверждается директором ГОУ НПО ПЛ № 47.

Согласно п. 3 ст. 12 Закона № 129-ФЗ [7] выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета должны быть отражены на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

- излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации;

- недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на расходы, а сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на уменьшение финансирования (фондов). Выявленные суммы недостач в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Согласно п. 170 Инструкции № 148н [13] учет расчетов по суммам выявленных в ходе инвентаризации недостач, хищений, потерь от порчи материальных ценностей ведется на счете 1 (2) 209 00 000 "Расчеты по недостачам".

Пример. Согласно приказа № 256/1 от 30.10.2009г. в ноябре 2009г. в ГОУ НПО ПЛ № 47 была проведена обязательная плановая годовая инвентаризация всего имущества учреждения. На основании акта о результатах инвентаризации были выявлены: недостача - газонокосилка инв.№ 1330668 балансовой стоимостью 11025 рублей, а рыночной стоимостью 11500 рублей; излишки – телефакс стоимостью 7000 рублей. Согласно приказа директора № 446 от 21 декабря 2009г., выявленные при инвентаризации недостачи, подлежат возмещению за счет виновного лица путем внесения им наличных денежных средств в кассу учреждения. На основании инвентаризационной описи ф.0504087 и акта о результатах инвентаризации ф.0504835 в бухгалтерии сделаны следующие записи:

- оприходован телефакс:

Дебет 1 101 04 310 "Увеличение стоимости машин и оборудования"

Кредит 1 401 01 180 "Прочие доходы" - 7000 рублей;

- отнесена сумма недостачи газонокосилки на виновное лицо по рыночной стоимости:

Дебет 1 209 01 560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам основных средств" - 11500 рублей

Кредит 1 401 01 172 "Доходы от реализации активов";

- списана с баланса стоимость газонокосилки:

Дебет 1 401 01 172 "Доходы от реализации активов" - 11025 рублей

Кредит 1 101 04 410 "Уменьшение стоимости машин и оборудования";

- поступили денежные средства в погашение недостачи наличными в кассу учреждения:

Дебет 1 201 04 510 "Поступления в кассу" - 11500 рублей

Кредит 1 209 01 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по недостачам основных средств".

Внутренний контроль является одной из отправных точек, с которых идет совершенствование работы учреждения в целом и бухгалтерии в частности. Внутренний контроль становится помощником, который способствует бухгалтерии в решении их задач. Основываясь на внешних и внутренних данных, оперативно пополняющихся, он также дает возможность администрации предприятия оперативно и с наилучшей выгодой решать вопросы жизнедеятельности учреждения.

ГОУ НПО ПЛ № 47 нуждается в системе внутреннего контроля. Однако его внедрение должно быть не спонтанно. То есть, нет необходимости организовывать крупномасштабный отдел внутреннего контроля, а необходимо внедрять его постепенно.