Подразделении обследованного предприятия

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета автогаража СПК "Восход" являются первичные бухгалтерские документы. В них фиксируются факты совершения хозяйственных операций. Первичные документы автотранспортного подразделения содержат следующие обязательные реквизиты: наименование документа (форма); код формы; дата составления; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (натуральные и денежные); наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки.

Первичные документы составляются в момент совершения операции. А если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции. В первичных документах и регистрах бухгалтерского учета автогаража неоговоренные исправления не допускаются. Исправление ошибки подтверждается подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. Первичные документы и регистры бухгалтерского учета хранятся в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за обеспечение их сохранности в период работы и своевременную передачу в архив несет главный бухгалтер предприятия.

Учет движения транспортных средств в СПК "Восход" оформляется документами типовых форм, утвержденных Государственным Комитетом РФ по статистике. Так, для учета поступления автотранспортных средств на предприятии используют акты приемки-передачи основных средств и инвентарные карточки учета основных средств. Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация накапливается и систематизируется в синтетических регистрах бухгалтерского учета.

При зачислении в состав основных средств для учета ввода их в эксплуатацию применяется типовой документ формы № ОС-1, накладная внутреннего перемещения основных средств. Акт приемки-передачи основных средств в одном экземпляре на каждый объект автотранспортных средств в день его поступления составляет приемочная комиссия предприятия, подписывают ее члены приемной комиссии и главный бухгалтер, утверждает руководитель предприятия. После того, как акт приемки-передачи основных средств оформлен, его направляют в бухгалтерию предприятия. К акту прилагают техническую документацию на автотранспортное средство. На основании этих документов бухгалтерия производит необходимые записи в инвентарных карточках учета основных средств СПК "Восход".

Техническая документация, относящаяся к данному инвентарному объекту передается в автогараж с соответствующей отметкой в инвентарной карточке.

Для аналитического учета всех видов основных средств в автотранспортном подразделении предприятия применяется Инвентарная карточка учета основных средств (форма № ОС-6). Ее открывают и заполняют на каждый отдельный объект основных средств и, в частности, на каждое автотранспортное средство в отдельности. Заполняют инвентарную карточку в одном экземпляре на основании акта приемки-передачи основных средств (форма № ОС-1), а также технической и другой документации на данный объект. Заполнение инвентарной карточки выполняется тщательно без подчисток и помарок, так как эта карточка хранится на предприятии в различных картотеках (картотека действующих основных средств, картотека списанных основных средств) все время существования предприятия. В карточке указывается заводской номер автомобиля, год выпуска, номер паспорта.

В разделе "Краткая характеристика объекта" записывают только качественные основные и количественные показатели, но обязательно указывают номера всех номерных агрегатов - шасси (рамы), кузова, двигателя.

Автотранспортные средства вводятся в эксплуатацию только после регистрации в органах Государственной инспекции безопасности дорожного движения МВД РФ. В соответствии с правилами регистрации автотранспортных средств и прицепов к ним в Государственной автомобильной инспекции, утвержденными приказом МВД России от 26.12.1994 г. № 430 СПК "Восход" регистрирует транспортные средства в течение пяти суток после приобретения.

Ведение бухгалтерского учета эксплуатации автотранспортных средств основано на обязательном оформлении ряда первичных документов. Целевая направленность таких документов различна - это и обеспечение сохранности автотранспортных средств на предприятии, и учет пробега автомобиля, и учет рабочего времени водителя, и приобретение прав на эксплуатацию автотранспортного средства и др.

Аналитический учет автотранспортных средств так же, как и прочих основных средств СПК "Восход", ведется по классификационным группам.

Внутри группы основных средств ведется еще более детализированный аналитический учет.

а) по инвентарным объектам с помощью инвентарных карточек (форма № ОС-6);

б) по месту эксплуатации объектов у лиц, ответственных за их сохранность, с помощью инвентарного списка (форма № ОС-9).

Для учета и контроля движения автотранспортного средства ему присваивается уникальный инвентарный номер. Инвентарные номера обязательно указываются во всех первичных документах, которыми оформляется движение автотранспортных средств на предприятии, а также в регистрах аналитического учета. Инвентарный номер, присвоенный объекту, будет сохраняться за ним все время, пока объект будет находиться в СПК "Восход". Инвентарные номера выбывших по различным причинам автотранспортных средств - проданных, списанных в результате аварии или полного износа - не присваиваются другим автотранспортным средствам, поступившим на предприятие. Инвентарный номер для целей учета и контроля за сохранностью наносится на автотранспортные средства. Инвентарным объектом транспортных средств в СПК "Восход" считается отдельный автомобиль, прицеп или полуприцеп с относящимися к нему приспособлениями - запасным колесом, набором инструментов и т.п.

В соответствии с п.12 Постановления Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" в настоящее время в СПК "Восход" действуют следующие унифицированные бланки первичной учетной документации по работе автомашин: форма 3 "Путевой лист легкового автомобиля"; форма 3-специальная "Путевой лист специального автомобиля"; форма 4-П "Путевой лист грузового автомобиля"; форма 6-специальная "Путевой лист автобуса необщего пользования"; форма 8 "Журнал учета движения путевых листов"; форма 1-Т "Товарно-транспортная накладная".

Особое внимание уделяется контролю за показаниями спидометра, переносу остатков горюче-смазочных материалов из предыдущего путевого листа, отметке медработника, разрешающего выпуск водителя на линию, и т.д.

Товарно-транспортная накладная является документом, подтверждающим сдачу материальных ценностей в пункте, указанном заказчиком. Она же является документом для оперативного, складского и бухгалтерского учета на предприятии. Если ассортимент перевозимого груза большой и нет возможности отразить его в товарно-транспортной накладной, то в этом случае к ней обязательно прилагается специализированная форма, указывающая подробный перечень перевозимого груза (накладная, перечень и т.п.). Эти документы являются основой для списания товарно-материальных ценностей и оприходования у грузополучателя.

В этом случае в товарно-транспортной накладной указывается наличие дополнительного товарного раздела. Отсутствие приложения к товарно-транспортной накладной влечет за собой конфликт между исполнителем и заказчиком по учету выполненных объемов перевозок.

Товарно-транспортные накладные, как и путевые листы, являются бланками строгой отчетности, имеют учетную серию и номер, изготавливаются типографским способом. В товарно-транспортной накладной должны быть заполнены все реквизиты, необходимые для полного расчета с заказчиком как по оказанным автотранспортным услугам, так и по перевезенным товарно-материальным ценностям.

Товарно-транспортная накладная является основным грузовым перевозочным документом, на ее основании в СПК "Восход" производится и списание, и оприходование груза. Получение груза удостоверяется подписью и печатью или штампом в товарно-транспортной накладной, два экземпляра которой остаются у водителя и служат подтверждением выполненного задания.

Путевые листы являются первичными учетными документами, подтверждающими оказание услуг по автотранспортным перевозкам. Путевой лист с печатью предприятия служит бланком строгой отчетности и подлежит соответствующему учету. Он выдается водителю под роспись, при этом путевой лист за прошлый рабочий день сдается в обмен на вновь получаемый.

В путевой лист заносятся все предусмотренные формой данные: показания спидометра, остаток бензина, заправка горюче-смазочными материалами на АЗС или на нефтескладе предприятия. Разница в показаниях спидометра на начало и конец рабочего дня или после поездки фиксируется особо.

В конце месяца в накопительной ведомости подводят итоги затрат и выполненной работы автотранспорта, составляют сводную ведомость, а затем лицевой счет (производственный отчет) подразделения (по автотранспорту). В нем отражаются постатейно (с набором по корреспондирующим счетам) затраты автотранспорта. Записи делают с разбивкой: грузовой автотранспорт, легковой, машины специального назначения, автобусы, ремонт и замена авторезины, цеховые расходы. В конце месяца цеховые расходы, а также расходы на ремонт и замену авторезины относят комплексными статьями в затраты автотранспорта.

Распределение цеховых расходов между грузовым, легковым и пассажирским автотранспортом производят пропорционально машино-дням работы. В лицевом счете (производственном отчете) также учитывают объем выполненных автотранспортом работ в тонно-километрах в оценке по плановой себестоимости по грузовому автотранспорту и в километрах пробега и плановой себестоимости по пассажирскому транспорту. Плановая себестоимость работ грузового автотранспорта в конце года доводится до фактической. Схема документооборота по автогаражу СПК "Восход" представлена на рисунке 1.

В приложении к лицевому счету (производственному отчету) отражают распределение затрат автотранспорта по потребителям услуг. По грузовому автотранспорту это распределение осуществляют пропорционально выполненному объему работ в тонно-километрах; по пассажирскому транспорту и машинам специального (нетранспортного) назначения - пропорционально количеству километров или машино-дней работы.

Данные лицевого счета (производственного отчета) являются основанием для записей в журнал-ордер № 10-АПК.

На рисунке 1 отражены все упомянутые выше документы, используемые при отражении хозяйственных операций, связанных с движением автомобилей как объектов основных средств и их эксплуатацией. Из рисунка видно, что это сложная система документов. В СПК "Восход" вся эта система документов оформляется одним бухгалтером, не считая работников центральной бухгалтерии, ответственных за ведение лицевых счетов подразделений, журнала-ордера № 10.