Учет расчетов по оплате отпусков

В соответствии со ст. 114 ТК РФ работникам организации должны предоставляться ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска на ООО «Утро Петербурга» установлена равной 28 календарным дням. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

На данном предприятии право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев. О времени начала отпуска работник извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

В данной организации оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Операции по начислению и выплате отпускных отражаются в бухгалтерском учете в том же порядке, что и операции по начислению и выплате заработной платы.

Обычно большинство работников стараются уйти в отпуск в летнее время, из-за чего выплата отпускных в течение года происходит неравномерно.

В целях равномерного включения предстоящих расходов на оплату отпусков работникам в затраты на производство организация создает резервы на предстоящую оплату отпусков. В налоговом учете порядок формирования резерва предстоящих расходов на оплату отпусков установлен ст. 324 НК РФ.

Резервирование этих сумм отражается по кредиту счета 96 «Резервы предстоящих расходов» в корреспонденции со счетами учета затрат на производство и расходов на продажу.

Создание резерва на предстоящую оплату отпусков для работников основного производства отражается по дебету счета 20 «Основное производство» и кредиту счета 96 «Резервы предстоящих расходов».

Суммы оплаты труда работникам за время отпуска, начисленные за счет образованного в установленном порядке резерва на оплату отпусков работникам, отражаются по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с дебетом счета 96 «Резервы предстоящих расходов».

Аналогично на предприятии отражаются создание и использование резервов на предстоящую оплату ежегодных вознаграждений работникам.

В случае превышения фактически произведенных расходов на оплату отпусков над суммой начисленного резерва производится доначисление недостающей суммы в резерв дополнительной бухгалтерской проводкой и излишне начисленные суммы включаются в состав прочих доходов.

На конец налогового периода организация проводит инвентаризацию указанного резерва. По итогам инвентаризации резерва на оплату отпусков организация рассчитывает сумму резерва в части неиспользованного отпуска.

Исчисление сумм оплаты отпусков и компенсаций за неиспользование отпуска связанно с необходимостью расчета среднего заработка по каждому работнику организации.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользование отпуска должен исчисляться только за последние 12 календарных месяцев.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,4).

Сумма отпускных определяется путем умножения среднего дневного заработка за расчетный период на число календарных дней отпуска.

Пример. Работнику предоставляется отпуск с 1 по 28 сентября 2011 г. продолжительностью 28 календарных дней.

В расчетный период должны быть включены предшествующие месяцу отпуска 12 календарных месяцев, а именно: сентябрь, октябрь, ноябрь, декабрь 2010 г., январь, февраль, март, апрель, май, июнь, июль, август 2011 г.

Все месяцы расчетного периода работник отработал полностью и ему ежемесячно выплачивалось по 15000 руб., т.е. за 12 календарных месяцев ему было выплачено 180 000 руб.

В январе 2010 г. работнику было выплачено вознаграждение по итогам работы за год в сумме 20 000 руб., а в июле 2010 г. была выплачена премия в сумме 9000 руб. согласно утвержденному положению о премировании работников организации.

Средний дневной заработок за расчетный период составит: (180000 +20000 +9000): 12 (календарных месяцев): 29,4 (календарных дней) =592,4 руб.

Сумма отпускных составит 16587,3 руб. (592,4 руб.*28 календарных дней).

Пример 2. Работнику предоставляется отпуск с 1 по 28 сентября 2011 г. продолжительностью 28 календарных дней.

месяцев расчетного периода работник отработал полностью, а в апреле 2011 г. работник был временно нетрудоспособен (был болен) и отработал 15 календарных дней (с 1 апреля по 15 апреля 2011 г.).

При этом работнику в полностью отработанных месяцах ежемесячно выплачивалось по 17000 руб., а в апреле 2011 г. - 10400 руб.

Работнику данного предприятия за расчетный период не выплачивались вознаграждение по итогам работы за год и премии.

В данном случае, когда один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, средний дневной заработок должен исчисляться путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

Для данного примера количество календарных дней в неполном календарном месяце (апрель 2011 г.) составит 14,7 дней (29,4: 30*15).

Таким образом, по условиям примера работник не полностью отработал весь расчетный период и имел следующие показатели:

Таблица 2.6. Показатели отработанного расчетного периода одного работника

Всего количество календарных дней в расчетном периоде составит: 11 (календ, месяцев) * 29,4 (календ, дней) + 14,7 (календ, дней) = 338,1 календ, дней.

Средний дневной заработок за расчетный период составит: 197 400 руб.: 338,1 календарных дней = 583,85 руб.

Сумма отпускных составит 16347,8 руб. (538,85 руб.*28 календарных дней). Если в данном случае работник в расчетном периоде получал премии и вознаграждения, то они должны учитываться при определении среднего заработка, за исключением премий, начисленных за фактически отработанное время в расчетном периоде (ежемесячные, ежеквартальные).

Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, то они должны учитываться при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм премий и вознаграждений.

Расчет среднего дневного заработка при выплате компенсации за неиспользованный отпуск осуществляется аналогично расчетам, осуществляемым при оплате отпусков.

Пример 3. Работник проработал в данной организации с 1 апреля 2011 г. по 25 сентября 2011 г. За этот период работнику не предоставлялся оплачиваемый отпуск. Оклад работника за весь период работы не менялся и составлял 20 000 руб. в месяц.

При увольнении работнику полагается компенсация за шесть месяцев работы в организации (сентябрь принимается за полный отработанный месяц, так как работник проработал больше половины месяца). Для упрощения примера допустим, что работнику за данный период не выплачивались премии.

По условиям примера работник в расчетном периоде имел следующие показатели:

Таблица 2.7. Расчет суммы неиспользованного отпуска

Исходя из продолжительности отпуска 28 календарных дней, работнику за отработанное время полагается компенсация за 14 дней (6 мес.: 12 мес.*28 дней).

В данном случае при расчете среднего дневного заработка необходимо учитывать, что начисления за сентябрь 2011 г. не попадают в расчетный период.

Средний дневной заработок за расчетный период составит: 100000: 5 (календарных месяцев): 29,4 (календарных дней) - 680,27 руб.

Для работника компенсация за неиспользованный отпуск составит: 680,14 руб. * 14 дней = 9523,8 руб.

Налоговые аспекты. Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ компенсации за неиспользованный отпуск, выплачиваемые работникам при их увольнении, подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц.

Согласно п. 1 ст. 238 НК РФ компенсации за неиспользованный отпуск, выплачиваемые работникам при их увольнении, не подлежат налогообложению.

Начисленная сумма компенсации за неиспользованный отпуск отражается в бухгалтерском учете по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (счета 20, 23, 25, 26).

Если отпуск предоставляется работнику в рабочих днях, то средний дневной заработок для оплаты таких отпусков и для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на количество рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели.

Особенности порядка исчисления средней заработной платы при оплате отпусков и при выплате компенсации за неиспользованный отпуск для различных случаев подробно излагаются в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 №922.