Определение макета формы

Введение

Приложение MS Word 2010 обладает мощными средствами, которые облегчают работу пользователя по созданию серийной документации, в частности инструменты Форма и Слияние.

В форме данные вводятся в специальные области, что позволяет упростить и ускорить создание типичных документов, таким образом, документам придается единый формат и вид.

Существуют следующие виды форм:

1. печатная форма;

2. электронная форма;

3. Web-форма.

Печатная форма мало отличается от бумажного бланка. Она распечатывается на бумаге, а затем пропуски заполняются соответствующей информацией от руки. Применяются такие формы, например, для лиц, не имеющих доступа к компьютерам или не являющихся сотрудниками данного предприятия.

Электронная формазаполняется сразу на компьютере. При необходимости, данные, из заполненной электронной формы, разрешается импортировать в другое приложение, например, в MS Access или Excel. Также такую форму возможно пересылать по сети или по электронной почте.

Web-форма часто применяется в Web-страницах для сбора и представления данных через Internet. Просмотр и заполнение Web-формы осуществляется в обозревателе. После заполнения данные отправляются пользователем в базу данных на Web-сервере. В качестве примера можно привести регистрационные формы для предоставления членства или заявки на участие.

Слияние позволяет быстро создавать набор однотипных документов, каждый из которых, вместе с тем, содержит уникальные данные. Применив слияние можно создать:

1. наборконвертов или наклеек с одинаковым адресом отправителя, но с разными адресами получателей;

2. набор писем или сообщений электронной почты с одинаковой структурой, но с разными сведениями, предназначенными для определённых получателей;

3. каталог с набором однородных сведений, но различных для каждого элемента.

В учебном пособии рассматривается создание и использование электронной формы, рассылки писем, а также макросов(небольших программ, использующих встроенный в MS Office язык Visual Basic for Applications), которые служат для автоматизации часто выполняемых задач в текущем документе, что позволяет сэкономить время за счет сокращения объема работы с клавиатурой и мышью.

В учебном пособии по каждой теме разобрано решение практических задач. Для проверки знаний рекомендуется использовать варианты контрольных заданий, находящиеся в Приложении в конце пособия.

Электронная форма

Электронная форма позволяет быстро создавать однотипные документы на ПК посредством заполнения пользователем пустых полей формы.

Создается электронная форма, как и любой документ, на основе какого-либо шаблона. Шаблон Microsoft Word 2010 включает форматы и объекты, которые упрощают и ускоряют создание новых документов. В шаблонах могут храниться тексты, элементы управления содержимым, параметры страницы, колонтитулы, стили, элементы автотекста, элементы автозамены, сноски, графические элементы, макросы, панели инструментов, пользовательские меню и сочетания клавиш.

При использовании шаблон остается неизменным, но документу, создаваемому на его основе, доступны все его элементы. Таким образом, один шаблон служит основой для неограниченного числа документов.

Электронную форму целесообразно сохранять как пользовательский шаблон, т.к. форма используется многократно и при этом достаточно велика вероятность ее случайной порчи, а шаблон на диске неизменен. В этом случае шаблон является как бы «незаполненной формой» и может быть использован повторно.

Построение пользовательской электронной формы предполагает выполнение следующих основных действий:

1. определение макета формы;

2. настройка Word для создания формы;

3. открытие шаблона или документа, на основе которого будет создана форма;

4. создание структуры формы (постоянная и изменяемая части, настройка свойств изменяемой части);

5. защита формы;

6. сохранение формы как шаблона.

После осуществления этих действий пользователь открывает форму как документ и заполняет ее конкретными данными, сохраняет, распечатывает.

Электронная форма может включать:

1. текст, таблицы и другие графические элементы;

2. элементы управления содержимым;

3. элементы управления формы и элементы ActiveX.

Элементы управления и элементы ActiveX позволяют создавать более функциональные формы.

Различают следующие виды элементов управления содержимым:

§ форматированный текст (формат RTF);

§ обычный текст;

§ рисунок;

§ поле со списком;

§ раскрывающийся список;

§ дата;

§ стандартные блоки.

Различают следующие виды элементов управления формы:

§ поле;

§ флажок;

§ поле со списком.

Различают следующие виды элементовActiveX:

§ флажок;

§ поле;

§ подпись;

§ переключатель;

§ изображение;

§ счетчик;

§ поле со списком;

§ кнопка;

§ список;

§ полоса прокрутки;

§ выключатель;

§ др.

Определение макета формы

До создания формы на компьютере необходимо определить ее внешний вид для правильного расположения элементов в форме. Упрощают процесс конструирования существующие печатные формы, которыми следует воспользоваться как макетом.

Задача.

Есть печатная форма ЗАЯВЛЕНИЕ (Рис. 1). На основе ее в дальнейшем требуется создать электронную форму.

Рис. 1. Печатная форма ЗАЯВЛЕНИЕ