Документ, его признаки, свойства и функции

Документы сопровождают человека с момента возникновения письменности – начертательного способа фиксации информации, они используются в различных областях человеческой деятельности, отраслях знания, сферах жизни. Понятие «документ» (от лат. doceo – учу, извещаю; documentum – доказательство, свидетельство) появилось в русском языке в 18 веке, Петр I перевел его как «письменное свидетельство». В 19 веке документ начинают рассматривать как информацию, зафиксированную по форме и предназначенную для осуществления процесса управления, но до 20-х гг. 20-го века для обозначения документированной информации применяют, в основном, такие термины как «деловая бумага», «акт», «дело».

В настоящее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную. То есть, документ воспринимается прежде всего как документированная информация. Под документированной информацией понимается зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее носитель ( № 149-ФЗ от 27.07.2006).

В делопроизводстве закреплено следущее определение документа - «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать» (ГОСТ Р 51141-98).

Таким образом, основными признаками документа являются материальный носитель, зафиксированная на нем информация и возможность её идентифицировать. Идентификация документированной информации подразумевает установление содержания, автора, места и времени создания документа, и некоторых других сведений.

Материальные носители информации изменялись в процессе развития общества: от камня и глиняных табличек в историческом прошлом до бумаги и электронных носителей в современном обществе. Изменялись и способы фиксации информации (средства её документирования) – от различного рода «палочек», пера, карандаша, ручки, пишущей машинки, фото-, видео-, аудиотехники до компьютера и телекоммуникационных сетей.

Так называемые электронные сообщения содержат информацию, которая может быть воспринята человеком только с помощью специальных технических средств. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» дает определение понятия «электронное сообщение» - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети. Особенностью такой информации является то, что её материальным носителем является электронная (телекоммуникационная) среда и, в связи с этим, информация не имеет жесткой привязки к своему носителю. Для того, чтобы электронное сообщение можно было рассматривать в качестве документа, оно должно обладать определенными качествами. Если ФЗ № 1 от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи» указывает, что электронный документ – особая категория документов, в которой информация представлена в электронно-цифровой форме», то ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (№ 149-ФЗ от 27.07.2006) уточняет это определение: электронный документ – электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе. Таким образом, соответствующий этим требованиям электронный документ является подлинником.

К основным свойствам документа можно отнести следующие: документ позволяет фиксировать (запоминать) информацию в неизменном виде, передавать её в неискаженном ( в том числе намеренно) виде другому лицу, хранить, накапливать, многократно её использовать, возвращаться к ней по истечению времени с целью извлечения каких-либо дополнительных сведений. Эти свойства документа дают возможность четко определять предмет управленческой деятельности. Для управленческого аппарата, как уже говорилось, документ, или документированная информация, является предметом и результатом деятельности. Так, например,

- таблицы, списки, сводки, перечни и т.п. - результат обработки «данных»: их обобщения, систематизации и анализа;

- решения, приказы и другие распорядительные документы - результат фиксации управленческого решения, а визы согласования и утверждения на документах – результат процесса разработки и принятия этих документов;

- планы работы организации – результат разработки последовательности; решения задач организацией на определенный период времени;

- отчеты – результат выполнения решений и предмет осуществления их контроля для корректировки выполнения задач.

В управленческой деятельности применяется большое количество разнообразных документов. При предельно общем подходе к типизации документов обычно выделяют следующие основные виды:

- текстовые и графические, традиционные (рукописные и машинописные) и на искусственных языках (машинные), а также фото-, звуко- и видеозаписи и др.- в зависимости от способов фиксации информации;

- бумажные, электронные, кино- и фотопленку, магнитные, дисковые и т.п. – в зависимости от материального носителя;

- научные, технические, официальные, личные - в зависимости от содержания и способа выражения информации.

Официальные документы – это «документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке» (ГОСТ Р51141-98). Особый вид официальных документов составляет управленческая документация. Управленческие, или служебные, документы – это «официальные документы, используемые в текущей деятельности организации» (ГОСТ Р51141-98). Под документацией понимают совокупность документов, связанных между собой формально-логическими связями (М.В. Ларин, 2002). В процессе изучения курса мы будем рассматривать и другие виды управленческих документов.

Любой официальный документ является полифункциональным, то есть выполняет одновременно несколько функций. Под функцией документа в современном документоведении понимают целевое назначение документа (цель его создания). Обычно выделяют общие (присущие любому документу) и специфические (присущие определенным видам документов) функции.

Общие:

- информационная – причиной появления документа является необходимость зафиксировать информацию;

- социальная – любой документ обслуживает определенные социальные потребности и порожден ими;

- коммуникационная – документ является средством осуществления связи (коммуникации) между отдельными субъектами в системе социального взаимодействия;

- организационная – документ организует определенным образом социальную коммуникацию;

- культурная – документ является средством закрепления и передачи культурных традиций, системы ценностей, навыков деятельности и поведения;

специфические, например:

- правовая – (для документов, обладающих правовым статусом) документ является средством документирования и доказательства правовых отношений в обществе;

- исторического источника (документы, поступающие в государственные, музейные и др. архивы, и составляющие 12-14% от общей массы документов)– сохранение информации о прошлом развитии общества.

Для управленческих документов специфической (наряду с общими) функцией является управленческая - функция способа или средства осуществления процессов управления. В качестве её подфункций можно выделить следующие: 1) фиксации (материализации) управленческих действий и решений на материальном носителе с указанием идентификационных признаков информации; 2) накопления и сохранения сведений и фактов управленческой деятельности – то есть подтверждения их осуществления; 3) функция юридического доказательства; 4) функция организации информации (рационализация информационных потоков, систематизация информации, создание информационной базы и т.п.).

Итак, любой документ, как уже отмечалось, появляется в результате процесса документирования информации. Управленческий документ явлется предметом и результатом деятельности аппарата управления, сопровождает основные управленческие действия, а документирование управленческой деятельности является одной из ее функций.