Графа пятая – «Примечание»

Графа первая – «Индекс дела».

Проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел, который состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела. Этот порядок индексирования закрепляется в инструкции по ведению делопроизводства. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. Например: 06–02.

06 – индекс факультета (структурное подразделение Академии).

02 – Приказы ректора Академии по основной деятельности. (Копии).

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений одной организации (учреждения).

 

Графа вторая – «Заголовок дела (тома, частей)».

В эту графу включают заголовки дел (томов, частей), отражающих документируемые участки и вопросы деятельности организации (учреждения).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-правовую, организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел документов вышестоящих инстанций располагают выше заголовков дел организации. Затем располагают заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Графа третья – «Количество дел (томов, частей)».

Заполняется эта графа в конце года, указывается количество дел (томов, частей).

Графа четвертая – «Срок хранения дела (тома, части) и

№ статей по перечню».

Указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии на типовую или примерную номенклатуру дел. Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (Например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например положения о структурном подразделении, должностная инструкция). В указанных случаях проставляются эти отметки и отметка «ЭК», которая обозначает, что по окончанию делопроизводственного года должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное или временное хранение.

Графа пятая – «Примечание».

Заполняется в течение всего срока действия номенклатуры дел. Своевременно службой делопроизводства проставляется отметка о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о преходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел. В этой же графе при переносе информации с машинного носителя делается пометка с указанием дополнительных сведений о местонахождении документа на машинном носителе.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. Обязательно указывается количество дел постоянного срока хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. После итоговой записи делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи. Проставляется дата составления итоговой записи.

 

Установление сроков хранения дел

 

Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности документов. Сроки хранения – одно из важных основания для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения хранятся отдельно от документов, для которых установлен срок хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем.

Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными. При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней:

· Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;

· Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;

· Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематизированное перечисление документации организаций и предприятий их системы.

Сроки хранения документов – постоянные или временные (один, три, пять, десять 15 лет и т.д.) устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. большой.

Сроки хранения исчисляются с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела законченного делопроизводством в 2000 году, исчисляется с 1 января 2001 года.

 

 

Список использованной литературы

 

1. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифици

 

рованная- система организационно-распорядительной документации.

 

Требования к оформлению документов. - М., Издательство стандартов.

 

1997.

2. Изменение № 1 ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы докумен

 

тации. Унифицированная система организационно-распорядительной

 

документации. Требования к оформлению документов» с датой введе

 

ния с 1 апреля 2000 года.

3. ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание

 

юридической силы документам на машинном носителе и машинограм

 

ме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные по

 

ложения. - М., Издательство стандартов, 1984.

4. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и опре

 

деления. - М., Издательство стандартов, 1983.

5. Общероссийский классификатор управленческой документации. - М.,

 

Издательство стандартов, 1994.

6. Государственная система документационного обеспечения управления.

 

Основные положения: Общие требования к документам и службам до

 

кументационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

7. ГОСТ Р 1.5-92. государственная система стандартизации Российской

 

Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформле

 

нию. 1992.

8. М.В.Кирсанова, Ю.М.Аксенов. Курс делопроизводства: Документаци-

 

онное обеспечение управления. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибир

 

ское соглашение, 2001.