Организационные документы

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Уставы утверждаются высшими органами (общие – органами государственной власти и управления, общественных организаций – их съездами, предприятий – министерствами). Устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке.

Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, «Общее положение о министерствах»), одного органа («Положение о государственной автомобильной инспекции»), структурного подразделения (комиссии, группы). Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу («Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации»).

Положения утверждаются в установленном порядке.

Уставы и положения являются сложными документами, их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.

Инструкция – правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

В управленческой практике используются как типовые, так и индивидуальные инструкции. Типовые обычно издают органы власти или управления для системы однотипных организаций или учреждений.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например, «Должностная инструкция инспектору по контролю…», Инструкция «По делопроизводству».

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Начинается инструкция, как правило, разделом «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера.

Текст инструкции носит указующий характер, следовательно, в ней употребляются распорядительные слова: «должен», «следует», «не допускается», «запрещается». Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.

Договор - правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

Договор – соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Он заключается как между отдельными гражданами, между гражданами и организациями, так и между организациями.

Договоры бывают самых разнообразных видов: купли-продажи, дарения, поставки, подряда, аренды и т.д.

Договоры составляются в 2 - 3 экземплярах, подписываются уполно-моченными лицами и удостоверяются печатями организаций, их заключающих.

Текст договора допускается делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты и абзацы.

Каждая часть, включая абзацы, должна иметь номер. Нумерация производится арабскими цифрами. Номер каждой составной части должен включать в себя все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления.

Договор как правило включает:

- наименование министерства;

- наименование учреждения;

- наименование вида документа (договор);

- дата;

- номер;

- место составления или издания;

- заголовок к тексту;

- вводная часть (наименование сторон, заключающих договор, должности, фамилии лиц, подписывающих договор, указание их полномочий);

- предмет договора;

- изложение порядка рассмотрения споров;

- общий срок действия договора;

- общая сумма договора;

- юридические адреса сторон;

- подписи и печати сторон.

Современное законодательство не регламентирует содержание договора в целом, но устанавливает его обязательность, а также условия, которые должны включаться в текст договора, документирующего ту или иную деятельность.

Протоколы

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой – протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.

Протокол– документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов.

Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.

Проведению заседания коллегиального органа предшествует большая подготовительная работа (составляется группа документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы основных выступлений, проекты решений (или постановлений) по каждому вопросу).

Протокол, как правило, ведется во время заседания (иногда после расшифровки стенограммы), ведет – секретарь.

Протокол оформляется на общем бланке и включает следующие реквизиты: наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), дата, номер, место составления протокола, гриф утверждения (когда он подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Текст протокола имеет 2 части: вводная (указывает председателя, секретаря, присутствующих, повестку), основная (фиксирует ход заседания).

Основная часть протокола идет строго по повестке, содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ».

Решения доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов – постановлений и решений; в учреждениях, действующих на основе единоначалия, проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протокола.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тезисы выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступающих, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции (документируется подробная картина заседания).

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.

Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания.