ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА СЛУЖБЫ ЛОГИСТИЧКИ ТОРОГОВОЙ КОМПАНИИ

 

 

 

 

Фрагменты организационных структур логистических служб

 

А) Пример линейной оргструктуры

 

	Спроса Логистической инфраструктуры Складских мощностей Бюджета Развития продукта		Операционных затрат Потребительского сервиса Запасов Транспортных тарифов и т. д.		Со службами - маркетинга - продаж - производственной - финансов - закупок		Транспортировка Грузопереработка Складирование Упаковка Информационная поддержка

 

Б) Пример штабной оргструктуры

 

 

 

В) Пример линейно – штабной оргструктуры ЛС

 

 

Матричная организационная структура логистической системы

 

		Вертикальные потоки функциональных полномочий		Горизонтальный поток проектных полномочий

 

Децентрализованная программно – ориентированная организационная структура логистической службы (пример)

 

 

Типичные функции интегральных логистических менеджеров

 

· установление перспективных целей и задач логистического менеджмента;

· согласование логистической маркетинговой и производственной стратегии фирмы;

· разделение полномочий по управлению материальными и связанными с ними информационными и финансовыми потоками;

· согласование интересов поставщиков МР, торговых, транспортных и других логистических посредников, функционирующих в ЛС фирмы; устранение возникающих конфликтов;

· формулировка целей и ограничений по управлению запасами в логистической фирменной сети (при управлении закупками, производством, дистрибьюцией);

· определения уровня инвестиций в систему контроля и управления запасами (информационную систему, складское хозяйство);

· разработка стратегического логистического плана и согласование его с производственным расписанием;

· определение необходимых финансовых ресурсов и бюджета стратегического логистического плана;

· определение структуры ЛКС и требований к применяемым ИКТ;

· установление политики управления персоналом логистического менеджмента, программ обучения и повышения квалификации персонала;

· пересмотр стратегии управления запасами, складирования в соответствии с изменениями в маркетинговой и производственной продуктовых стратегий фирмы;

· определений направлений оптимизации и снижения тотальных логистических издержек.

 

	Настройка

Процедура контроля

 

Входы:

 

 

Обобщённая схема процесса логистического контроля

 

Пример части логистического отчета о производительности DEC

 

Показатели (измерители) производительности	Текущий квартал	Предыдущий квартал	Тот же квартал в прошлом году	Стандарт компании	Средний уровень в отрасли
Транспортировка - затраты на грузовые перевозки в процентах от дистрибутивных затрат; - потери в процентах от затрат на перевозки; - затраты на перевозки в процентах от объема продаж. Запасы - оборачиваемость; - устаревший запас по отношению к продажам. Процедуры заказов - количество процедур заказа в час; - процент обрабатываемых заказов в течение 24 часов поступления; - затраты на обработку одного заказа. Складирование - использование складского пространства; - количество операций грузопереработки в час. Потребительский сервис - наличие запасов (процент запасов, удовлетворяемых непосредственно); - процент запасов, доставляемых в течение 24 часов с момента получения информации.	31%   0,5%   9,6%   4,5:1 0,1:1     50:1     96%   $5.50     75%   200:1     98%     72%	30%   0,5%   9,2%   4,4:1 0,1:1     45:1     92%   $4.95     70%   250:1     92%     70%	32%   0,6%   10,2%   5,0:1 0,3:1     55:1     85%   $5.65     70%   225:1     90%     61%	29%   0,5%   9,0%   4,7:1 0,1:1     50:1     95%   $5.50     70%   200:1     90%     85%	31%   0,5%   8,8%   6,0:1 0,2:1     50:1     93%   -     70%   200:1     85%     90%

 

· логистические издержки по отношению к объему продаж;

· отдельные составляющие логистических затрат по отношению к тотальным издержкам;

· логистические издержки фирмы по отношению к стандарту или среднему уровню в данной отрасли;

· логистические издержки по отношению к соответствующим статьям бюджета фирмы;

· логистические ресурсы бюджета на текущий момент по отношению к прогнозируемым затратам.

 

 

Состав и функции персонала логистического менеджмента западных фирм

 

Уровень менеджмента	Должность	Типовые функции (должности)	%
Высший	Вице-президент	Дистрибьюция (или физическое распределение) Маркетинг (продажи) Производство (операционный менеджмент) Транспортировка Материальный менеджмент (управление закупками) Логистика Смешанные функции
	Директор	Физическое распределение (операции в дистрибьюции) Транспортировка Материальный менеджмент Маркетинг (продажи) Операционный менеджмент Логистика Смешанные функции
Средний	Менеджер	Дистрибьюция (физическое распределение) Менеджер по транспортировке Менеджер по потребительскому сервису; Материальный менеджмент Логистическое планирование Операционный менеджмент Планирование запасов Логистика Маркетинг Складирование Смешанные функции
	Супервайзер	Супервайзер по складированию Супервайзер по дистрибьюции Супервайзер по транспортировке Смешанные функции
Низший	Аналитик	Аналитик по операциям дистрибьюции Аналитик по логистическому планированию Транспортный аналитик Смешанные функции

 

Логистический анализ.

Персонал логистического менеджмента фирмы постоянно нуждается в анализе результатов принимаемых управленческих решений. При этом анализ производится, как правило, по отдельным логистическим функциям и в целом по логистике компании для определения уровня достижения стратегических, тактических и оперативных целей ЛС.

Под анализом в широком смысле обычно понимается разложение (декомпозиция) изучаемого объекта или процесса на части с целью экономического, финансового, технического и т.п. исследований этих частей.

На уровне фирмы можно выделить следующие основные задачи стратегического, тактического и оперативного логистического анализа:

1. выполнение стратегического (тактического, оперативного) логистического плана;

2. соответствие логистического стратегического плана маркетинговому и производственному;

3. качество продукции и логистического сервиса; анализ степени удовлетворения запросов потребителей;

4. эффективность выполнения отдельных логистических функций и работы отдельных подсистем, звеньев и элементов Л С;

5. эффективность использования в логистическом менеджменте инвестиций, основных фондов, оборотного капитала, материальных ресурсов, живого труда;

6. производительность (продуктивность);

7. уровень технологической и технической базы логистического менеджмента;

8. эффективность ЛИС и применяемых информационно-компьютерных технологий;

9. финансовый аудит;

10. составляющие логистических издержек;

11. влияние логистической стратегии фирмы на ее положение на рынке;

12. логистические риски и разработка мер по их снижению;

13. поставщики, потребители, посредники с точки зрения реализации логистической концепции фирмы;

14. уровень координации, интеграции и взаимодействия фирмы и логистических посредников и т.д.

 

Простое перечисление показывает, насколько обширным и многогранным является логистический анализ, который составляет неотъемлемую часть технико-экономического и финансового анализа функционирования фирмы на рынке. В основу логистического анализа положены такие принципы:

-научность,

-системный подход,

-динамичность,

-выделение приоритетных направлений,

-комплексность,

-полнота и достоверность информационной базы и др.

Применяемые при этом методы и приемы характерны для общего технико-экономического анализа производственно-хозяйственной деятельности. Большое значение для эффективности анализа имеет информационная база, которая включает совокупность нормативных, плановых, учетных и отчетных показателей, характеризующих состояние и динамику ЛС и ее внешней экономической среды (см. рис. 9.33).

Логистический анализ можно классифицировать по ряду признаков:

1. по целям и задачам различают анализ выполнения стратегического (тактического, оперативного) плана; определение комплексных логистических показателей; оценка результатов хозяйственной и финансовой деятельности; подготовка информации для принятия управленческих решений и т.п.;

2. по аспектам выделяют экономический, финансовый, технико-экономический, функционально-стоимостный, проблемно-ориентированный и другие виды анализа;

3. по содержанию программы различают комплексный (охватывающий все стороны функционирования Л С) и локальный (затрагивающий отдельные элементы, процессы, ЗЛС) анализ;

4. по уровню объектов анализ может охватывать ЛС в целом, отдельную подсистему, звено, элемент Л С; логистическую сеть, канал, цепь и т.п.;

5. по субъектам логистический анализ может быть внешним (например, внешний аудит) или внутренним, проводимым собственным персоналом фирмы;

6. по периодичности и повторяемости различают ежегодный (ежеквартальный, ежемесячный, ежедневный) и разовый анализ;

7. по характеру принимаемых решений анализ может быть предварительный, оперативный, текущий, итоговый, перспективный.

Основные элементы информационной базы логистического анализа

1. Внешняя логистическая среда:

Законодательные и нормативные акты и документы

Макроэкономические индикаторы и показатели

Информация о логистических посредниках

Показатели, характеризующие финансовый, технический и технологический уровень конкурентов.

2. Внутренняя микрологистическая среда:

Данные оперативного учета, контроля и мониторинга

Техническая и технологическая документация

Финансовые и бухгалтерские учетные и отчетные документы

Данные статистического учета и отчетности

Плановая и нормативная внутрифирменная документация

3. Информационно-компьютерные базы данных

Методы и приемы логистического подхода (анализа).

Элементарные:

Сравнение

Исчисления разниц

Цепные подстановки

Индексный метод

Процентные соотношения

Выравнивание

Факторный анализ

Балансовые соотношения

Экономико-математические методы и модели

Элементарный и классический математический анализ

Математическая статистика

Исследование операций

Экономическая кибернетика

Общая теория систем

Эвристические методы

При проведении логистического анализа в фирмах применяется широкая гамма различных методов и приемов. Для повышения точности и достоверности анализа используется большое количество различных математических и экономико-математических методов и моделей, составляющих научную базу логистики.

Среди наиболее распространенных в логистическом менеджменте методов и технических приемов анализа можно указать:

-методы математической статистики (факторный, индексный, кластерный, дисперсионный анализ, множественные корреляционно-регрессионные модели, спектральный анализ и др.);

-функционально-стоимостный анализ;

-методы статистического имитационного моделирования на ЭВМ;

-различные эконометрические методы и модели;

-методы экспертных оценок.

На уровнях фирмы можно выделить следующие задачи логистического анализа:

• Выполнение стратегического (тактического, оперативного) логистического плана;

• Соответствие логистического плана маркетинговому и производственному;

• Качество продукции и логистического сервиса; анализ степени удовлетворения запросов потребителей;

• Эффективность выполнения отдельных логистических функций и работы отдельных подсистем, звеньев и элементов логистической системы;

• Эффективность использования в логистическом менеджменте инвестиций, основных фондов, оборотного капитала, материальных ресурсов, живого труда;

• Производительность (продуктивность);

• Уровень технологической и технической базы логистического менеджмента;

• Эффективность логистической информационной системы и применяемых информационно – компьютерных технологий;

• Финансовый аудит;

• Составляющие логистических издержек;

• Влияние логистической стратегии фирмы на ее положение на рынке;

• Логистические риски и разработка мер по их снижению;

• Поставщики, потребители, посредники с точки зрения реализации логистической концепции фирмы;

• Уровень координации, интеграции и взаимодействия фирмы и логистических посредников и т.д.

В основу логистического анализа положены такие принципы, как научность, системный подход, динамичность, выделение приоритетных направлений, комплексность, полнота и достоверность информационной базы и др. Применяемые при этом методы и приемы характерны для общего технико–экономического анализа производственно–хозяйственной деятельности. Большое значение для эффективности анализа имеет информационная база, которая включает совокупность нормативных, плановых, учетных и отчетных показателей, характеризующих состояние и динамику логистической системы и ее внешней экономической среды.

 

 

Логистический аудит.

Важную роль в администрировании ЛС играют процедуры аудита, под которыми понимаются периодические проверки состояния отдельных компонентов ЛС и эффективности выполнения логистических функций/операций. Система контроллинга может функционировать недостаточно эффективно, если допущены неточности в информационной базе. В этих случаях информация, полученная в ходе аудиторских проверок, служит как для корректировки базы данных контроля, так и для установления новых границ параметров настройки и контроля.

С позиций логистики нас прежде всего интересует экономический и финансовый анализ - аудит, позволяющий оценить принимаемые логистическими менеджерами фирм решения, сказывающиеся в конечном итоге на уровне общих затрат, прибыли, рентабельности и других результирующих показателях.

В логистическом менеджменте применяются разные виды аудита:

-общий функциональный аудит;

-аудит спроса и уровней логистического сервиса;

-аудит характеристик производительности и ресурсоотдачи;

-аудит логистических издержек и общий финансовый аудит;

-аудит запасов;

-аудит товарно-транспортной документации и т.д.;

Основой проведения аудита являются прежде всего данные бухгалтерского и корпоративного учета, финансовой и статистической отчетности фирмы.

Для проведения аудиторских проверок в ЛС применяются специальные документы, доклады персонала логистического менеджмента, периоди ческие отчеты и т.п. К числу наиболее важных для проведения аудита регулярных логистических отчетов относятся:

- отчет о затратах и сервисе (cost-service statement)

- отчет о производительности/ресурсоотдаче (productivity report)

- диаграмма выполнения логистического плана (performance chart).

 

Основой проведения аудита являются, прежде всего, данные бухгалтерского и корпоративного учета, финансовой и статистической отчетности фирмы. Для проведения аудиторских проверок в логистической системе применяются специальные документы, доклады персонала логистического менеджмента, периодические отчеты и т.п.

К числу наиболее важных для проведения аудита регулярных логистических отчетов относятся:

• отчет о затратах и сервисе (cost – service statement); Отчет о логистических затратах и сервисе похож на финансовый отчет о прибылях и убытках фирмы. Этот отчет показывает соотношение годовых затрат в функциональных областях логистики: закупках и дистрибьюции, а также уровень логистического сервиса в текущем периоде времени по сравнению с предыдущим периодом и относительно конкурентов (средней отметки в данной отрасли промышленности). Уровни логистических издержек в представленной отчетности форме текущего года сравниваются с затратами предыдущего года и бюджетом. В результате проведения аудита определяются направления сокращения затрат прибыли.

• отчет о производительности /ресурсоотдаче (productivity report); Вторая ключевая форма, необходимая для ведения различных видов аудита, представляет собой отчет о производительности /ресурсоотдаче и характеризует эффективность логистического менеджмента. В данной форме дополнительно, как правило, отражаются следующие ключевые показатели:

- общие логистические издержки по отношению к объему продаж;

- отдельные составляющие логистических затрат по отношению к общим издержкам;

- логистические затраты (по группам) по отношению к стандарту или среднему уровню в данной отрасли;

- логистические затраты по отношению к соответствующим статьям бюджета фирмы;

- логистические ресурсы бюджета на текущий момент по отношению к прогнозирующим затратам.

• диаграмма выполнения логистического плана (performance chart). Графики (диаграммы)выполнения логистического плана используются в основном для контроля и аудита в логистике поддержки производства, контроля качества сервиса, управления запасами. Они характеризуют динамику относительных показателей выполнения плана (индексы, оборачиваемость, процентные соотношения) методами математической статистики.

 

Кратко охарактеризуем некоторые основные виды аудита, применяемые при логистическом администрировании.

Общий функциональный аудит производится, как правило, не регулярно, чаще всего один раз в год для оценки правильности выполнения персоналом логистического менеджмента своих функций. В этом случае обычно назначается экспертная комиссия из персонала высшего менеджмента фирмы и сторонних консультантов. Комиссия оценивает выполнение персоналом своих должностных инструкций, результаты работы отдельных подразделений службы логистики за отчетный период времени, уровень качества и эффективности работы функционального персонала.

Специальный функциональный аудит осуществляется, как правило, сторонними логистическими консультантами и высшим менеджментом фирмы для оценки:

- соответствия логистической стратегии фирмы корпоративной (маркетинговой) стратегии;

- уровня удовлетворения требований потребителей к качеству логистического сервиса;

- соответствия характеристик логистического сервиса запросам и ожиданиям покупателей;

- уровня общих логистических издержек и их составляющих и т.п.

 

Для контроля эффективности управления запасами применяется специальный аудит запасов. Типичные системы контроля запасов (мониторинг) отслеживают уровни запаса для оценки спроса, пополнения, возврата на завод-изготовитель, учета сверхнормативных и устаревших запасов. Однако могут быть случаи несовпадения между регистрируемыми (вручную или автоматически) уровнями запасов и их текущими фактическим значениями на складе. Это может быть обусловлено ошибками персонала, сбоями компьютерных программ и другими причинами. Поэтому периодически (обычно в конце года) осуществляется аудит запасов, подобный процедуре инвентаризации.

Аудит товарно-транспортной документации и расчетов за операции транспортировки (включая собственно перевозку, экспедирование, погрузку-разгрузку и др.) осуществляется по определенным процедурам, принятым для бухгалтерского аудита, и вызван возможными ошибками персонала при оформлении документов, неправильным занесением данных в компьютеры и другими причинами.

Наконец, финансовый аудит проводится традиционными методами с привлечением сторонних аудиторов. В процессе этого аудита (обычно общего для всей финансовой деятельности фирмы) выделяются специальные разделы, связанные с проверкой финансовых результатов (затрат, цен, прибылей, убытков, рентабельности, ликвидности, устойчивости и т.п.) работы логистического менеджмента.

 

Алгоритм логистического аудита

Логистический аудит по технологии Logistics Field Audit – наиболее эффективный управленческий инструмент, широко используемый ведущими мировыми компаниями, – обеспечивает существенное сокращение дистанции между получением объективной оценки логистической функции компаний, разработкой рекомендаций и внедрением инноваций, что достигается введением логистов-аудиторов в практику реальных операций

Так как логистические системы разных организаций отличаются, аудит по LFA-технологии разрабатывает индивидуальные программы логистического аудита. LFA-аудит может быть сконцентрирован на любом виде управления дистрибуцией и складами, рабочей силой, ресурсами, транспортом, контролем над цепями поставок, управления логистической функцией, учете и анализе логистических данных, или может изучать всю операционную деятельность в рамках цепи поставок.

 

Типовая последовательность проведения аудита в соответствии с LFA- технологией:

1. Предварительное ознакомление с деятельностью компании

Для проведения логистического аудита, эксперты-аудиторы несколько дней проводят в вашей компании, предварительно изучая операционную деятельность и интервьюируя ответственных сотрудников в рамках ранее подписанного Договора о конфиденциальности. Исследования и интервью, в сочетании с глубоким знанием логистических процессов экспертами-аудиторами, позволяет подготовить коммерческое предложение на проведение логистического аудита по LFA-технологии, а также проект договора на оказание экспертных услуг

2. Соотнесение логистических стратегий с общими стратегиями компании

2.1. Задачей экспертов-аудиторов является оценка соответствия логистических стратегий с общими стратегиями компании, и определение существующих параметров и метрик логистической функции.

2.2. Сопоставление логистических требований компании и предпочтений клиентов аудируемой компании

2.3. Локализация логистических функций в структуре компании, оценка взаимоотношений смежных подразделений в цепи поставок

2.4. Измерение показателей деятельности основных функциональных сфер логистической системы (дистрибутивные центры, управление транспортом, производительностью, общий контроль над логистической системой и интеграция логистики)

2.5. Разработка предложения о введении логистов-аудиторов в управление логистической системой компании

3. Заключение Договора о проведении логистического аудита, введение логистов-аудиторов в управление операциями

4. Проведение аудита по LFA-технологии

4.1. Управление операциями (управление дистрибуцией и складами, рабочей силой, ресурсами, транспортом, логистическими системами управления и контроля) в части, определенной Договором о проведении логистического аудита

4.2. Формирование, внедрение и системы измерений логистической функции (Key Performance Index – KPI)

4.3. Информационное обеспечение логистических процессов – построение системы оперативного мониторинга операций

4.4. Сбор и анализ логистических данных, управление внутренним и внешним документооборотом

4.5. Структурирование взаимоотношений между смежными отделами, установление информационных взаимосвязей

4.6. Анализ текущей деятельности и выявление потенциала для улучшения

4.7. Внедрение незначительных эволюционных усовершенствований

5. Аудиторское заключение

5.1. Итоги проведения логистического аудита: анализ логистической функции компании и отчет о работе логистов-аудиторов

5.2. Подробный анализ основных источников скрытых издержек (операционные издержки, оборотный капитал, ROA), которые можно сократить путем изменения процессов и технологий

5.3. Разработка проекта усовершенствования логистической функции, расчет эффективности инвестиций или аутсорсинга

6. Внедрение усовершенствований

7. Аудит внедренных усовершенствований