Девять градаций офисной работы

А. Должности, не требующие наличия предыдущего опыта и являю­щиеся:

(а) достаточно простыми и требующими лишь короткого обучения;

(б) простыми, но все же требующими периода обучения, тщательного контроля или использования методов самоконтроля.

Б. Должности, исполнение обязанностей которых достаточно простое, но вырабатывает у работника на этой должности навыки, превышаю­щие его начальный уровень за счет расширенного обучения как в тео­ретическом, так и в практическом плане.

В. Должности, требующие продолжительного предыдущего опыта и применения специальных навыков. Рутинные обязанности будут про­должать оцениваться по нормативам, но контроль можно ослабить, чтобы стимулировать проявление инициативы.

Г. Должности, требующие значительного опыта; снижается необходи­мость в стандартизированных рутинных обязанностях, однако стандарти­зация сохраняется в заранее установленных методах. Инициатива поощ­ряется в ограниченных пределах, приводя к снижению расхода мате­риалов в рамках процедур контроля.

Д. Должности, требующие либо одного, либо обоих параметров, приве­денных ниже, в зависимости от продолжительности работы по специ­альности, технической работы или на работы по контролю:

(а) технические или специальные знания, потребность в которых воз­никает при действиях по собственному усмотрению или проявлении инициативы;

556 Приложение 3

(б) контроль за выполнением работы, спускающейся вниз, скажем, за работниками пяти более низких ступеней.

Е. Должности, требующие применения как знаний, так и опыта при исполнении одной или более из перечисленных ниже работ:

(а) технические или профессиональные действия на промежуточном уровне квалификации, установленном соответствующим профессио­нальным институтом;

(б) выполнение работы или контроль за работой, постепенно усложняю­щейся, будь она секретарской, технической или административной, тре­бующей принятия решений и проявления инициативы;

(в) контроль, требующий лидерства, руководства работой, обучением других работников и мотивации целой рабочей команды, в которой непосредственный контроль делегируется на более низкий должност­ной уровень.

М 1. Должности, исполнение которых предполагает соответствие одно­му или более из перечисленных ниже требований.

(а) специализированные или профессиональные знания выше среднего уровня оценки соответствующего отраслевого института, но не обяза­тельно высший уровень квалификации подобного института;

(б) исполнение работы или осуществление контроля за исполнением работы высокой сложности, включая принятие неординарных решений и регулярное использование принятых решений в рамках общеустанов­ленной политики;

(в) управление значительным числом работников, выполняющих работу уровня Д.

М 2. Должности, исполнение которых требует соответствия одному или более из следующих параметров:

(а) полная, высшая квалификация, присужденная одним из отраслевых институтов и приравниваемая к университетской степени;

(б) исполнение работы или осуществление контроля за исполнением работы существенной сложности и значимости, требующей принятия нерутинных решений, основанных на инициативе, приводящей к вне­сению коррективов в общеустановленную политику;

Примеры схем оценки сложности работы

 

(в) управление функциями специалиста, требующих более одного уровня контроля, чтобы осуществлять надзор за целым набором видов дея­тельности.

М 3. Должности, на которых требования соответствуют одному или более из перечисленных параметров:

(а) в дополнение к высшей квалификации и/или соответствующей уни­верситетской степени требуется опыт работы с аналогичным уровнем ответственности и полномочий;

(б) исполнение работы или осуществление контроля за исполнением работы, состоящей из функций, требующих высокого уровня общего опы­та и знаний и участия в процессе выработки политики на высшем уровне организации;

(в) управление целым набором специальных функций, где предусмат­ривается отчетность по руководству, контролю и мониторингу работни­ков на должностях управленческого уровня.

Институт приводит примеры применения градационной схемы к раз­личным типам офисных должностей.

Машинопись и секретарские обязанности А. -

Б. Подготовка простых документов путем перепечатки с черновика, в том числе рукописного, со скоростью 35 слов в минуту.

В. Обработка текста в текстовом редакторе, его сохранение в системе хранения текстовых документов, понимание стандартных систем и про­цедур записи текстов.

Г. Подготовка документов, требующая тщательного размещения слов и цифровых показателей с черновика, включая исправление грамматики и пунктуации с целью подготовки окончательного чистового варианта

документа.

Д. Секретарская работа, требующая умения писать под диктовку с после­дующей перепечаткой для руководителей, включая переписку, отчеты и проч. Другие виды деятельности включают назначение деловых встреч, ведения документации и общей работы по собственной инициативе.

Приложение 3

 

 

Е. Контроль за группой машинисток, включая обучение, распределение работы и обеспечение выполнения установленных нормативов.

М1.-М2.-М3.-

Бухгалтерский учет

А.-

Б. Сортировка документов, подготовка записей в бухгалтерские книги и оказание помощи при их занесении в картотеку после ввода данных. Разработка деталей новых счетов для утверждения изменения адресов и т.д.; все под контролем старших по должности работников.

В. Проверка входящих документов, с точными количественными пока­зателями и терминами, расчет отсрочек и скидок, согласованных с ус­ловиями заказов и контрактов, и т.д.

Г. Ведение контрольных счетов для обеспечения правильности вводи­мых в бухгалтерские книги записей. Осуществление необходимой кор­ректировки в пределах собственных знаний и опыта и обращение к старшим по должности с возникающими вопросами.

Д. Подготовка счета затрат и счета подразделений, ответственность за ана­лиз возникающих проблем и выделение отклоняющихся от нормы показа­телей для последующего их рассмотрения и корректировки.

Е. Контроль за работой персонала отдела, занятого администрировани­ем счетов поставщиков и клиентов, в том числе решение возникающих проблем.

М 1. Подготовка отчетов по последствиям роста цен для размера при­были, что требует знания продуктов и процессов, а также управленче­ских бухгалтерских принципов и практики.

М 2. Подготовка отчетов для составления комплексного ежегодного бюджета, требующая детального знания как финансовой, так и управ­ленческой отчетности.

М З.-

Примеры схем оценки сложности работы

 

Работа на компьютере

А. -

Б. Операции на персональном компьютере: ввод данных и/или текста с использованием стандартной клавиатуры и простейших команд под руководством опытного оператора компьютера и в случаях, когда рабо­та по введению данных требует проверки.

В. Работа с компьютером: загрузка дисков в дисководы, бумаги в прин­тер, работа с текстовым редактором и осуществление простейших ко­манд в рамках предписанных методов.

Г. Написание специальных программ для конкретных систем, напри­мер, для персональных компьютеров, оптических считывающих уст­ройств и т.д.

Д. Изучение установленных компьютерных систем, выявление необхо­димости установки портативных компьютеров для улучшения работы и повышения производительности. Рассмотрение альтернативных вари­антов и подготовка списка необходимого оборудования.

Е. Контроль и работа с командой или сменой компьютерных операто­ров для компьютерного оборудования среднего размера. Обеспечение соблюдения установленных процедур, ведения записей, регистрации ошибок и распределения работы с учетом приоритетов.

М 1. Выявление системных требований для главных проектов. Кон­троль работы отдела программирования, координация сотрудничества между системными аналитиками и дизайнерами совместно со старшим руководящим составом компании и пользователями.

М 2. Планирование крупномасштабных или комплексных систем обра­ботки данных, в том числе самые важные сферы операций организа­ции, включающие переговоры о проектах с другими подразделениями.

М 3. Контроль и управление компьютерными системами всех уровней с комплексной сетью, включающей более 250 компьютерных дисплеев.

Прочее

А. Сбор и подготовка к отправке исходящей почтовой корреспонден­ции, сбор и доставка внутренней корреспонденции к сроку.

Б. Сортировка и составление картотек по алфавиту и по номеру, подго­товка файлов.

560 Приложение 3

В. Участие в регистрации, включая отправку заполненных сертифика­тов после проставления печати и соответствующей регистрации. Коор­динация операций по распределению, прием заказов по телефону и ответы на вопросы, касающиеся доставки.

Г. Ведение личных дел работников и табеля посещаемости, в том числе регулярное предоставление руководству статистических данных относи­тельно заболеваемости и переработки сотрудников.

Регистрация страховых свидетельств с целью обеспечения их свое­временного продления.

Д. Ведение статистического учета объема продаж и распространение такой информации в соответствующие подразделения компании.

Контроль за работой небольших команд сотрудников, занимающих­ся закупками, обработкой заказов и ведением учетных записей.

Е. В управлении собственностью, расчет потребностей в ремонте, под­готовка данных о стоимости собственности компании.

Контроль за работой персонала, занятого расчетом и выплатой пен­сионного обеспечения.

М 1. Организация и управление курсами обучения для персонала низ­шего уровня и руководителей среднего звена, оценка достижений и ведение записей финансового и персонального характера, имеющих отношение к курсам обучения.

М 2. Подготовка комплексных отчетов по главным аспектам бизнеса ком­пании, что требует интерпретации информации и расчета прогнозных по­казателей для обсуждения на встречах высшего руководства компаний.

М 3. Управление сложными видами деятельности, в процессе которого выполнение процедур мониторинга и контроля приводит к формирова­нию политики компании.

Примеры, приведенные выше, сильно сокращены и дают лишь общее представление о должностных обязанностях в рамках каждой градации.